应用文中的图表设计与运用技巧

图表是图形和表格的合称。图形一般指由外部轮廓线条构成的矢量图，如直线、圆、矩形、曲线及其他形状的集合，表达信息时具有直观和形象的特性；表格指由行和列组合而成的单元集合，往往用于集中、准确地表达相关信息，具有集合性。二者具有化抽象为具体、化冗繁为简洁、化深奥为形象、化分散为集中的作用，已成为现代应用文的重要表达元素和重要组成部分。此外，由于其呈现形式多样，还可借助形状和色彩的变化形成视觉冲击力，使文章具有变化美，从而增强文章的可读性。因此，有经验的写作者都十分重视文章中的图表设计和运用，将文字和图表高度契合起来，图文并茂，提高表达效果。但图表的设计和运用不是一项简单的工作，操作不当会弄巧成拙，需要我们掌握一些必要的专项知识和技巧，在写作实践中不断提高。

一、图表的设计技巧

（一）图表的设计基础

 众所周知，一篇有价值的应用文所表达的内容应该能反映写作主体对客观事物的认识，符合客观规律，能指导人们的生产和生活实际。要写出这样的文章，我们往往要进行必要的调查研究，正确分析和认识事物，找出客观规律，搜集支撑材料。图表作为应用文的主要表达元素和重要组成部分，同样具有整体的属性，设计之前也应做足功课，解决好图表设计的必要性和可能性的问题。

1.明确图表设计目的与主题。首先要从全局着眼，根据文章整体表达需要确定具体图表的表达目的与主题。只有目的与主题确定了，我们才能确定图表的设计方向、内容及其表达的形式。例如我们掌握了某单位某年份生产任务的相关数据，就可以运用图表展示其内部各部门的生产任务，也可以对比分析各部门的任务或关键指标在总任务中的比重等等。如果是前者，需要表达的数据应全面、细致、集中，一般以表格为主；后者则需要直观、形象，只需要总数据或关键数据，一般以饼状或柱状图为主。可见，写作目的与表达主题不同，图表的表达形式与要求就会不同。因此，我们设计图表的第一步就是要确定图表的设计目的与主题。

2.分析事物之间的逻辑联系。设计图表的目的就是要生动形象地揭示事物之间的联系，反映事物发展变化的客观规律。也就是说事物之间的逻辑规律是表达的本源，图表只是其表达的外壳。如果写作者没有完全找出事物之间的逻辑联系或者分析结论错误，就无法设计出内容科学的图表，即使有再精美的外在形式也毫无用处。所以，我们在动手设计图表之前一定要养成调查研究的习惯，重视事物及其影响因素的分析，找出事物的变化规律。

3.学会用数据描述事物状态及其变化。从写作实践来看，尽管图表不完全排斥文字，但由于受篇幅、形式的限制和出于简洁性的需要，图表内容一般以数字为主，文字为辅。因而在设计图表前要注意做好数据的测量、收集和处理工作，学会用数据描述事物的状态及其发展变化。

（二）图表的设计技巧

1.图的设计技巧

（1）选准图的类型。人们在写作实践中设计出了许多不同类型的图形，其作用和适用情境各不相同。我们可根据写作内容和表达的需要选择适当的类型，只有内容与形式高度统一的图表才是最好的图表）。

（2）注意图的完整性与科学性

就完整性来说，一幅图一般是由标题、图例、垂直轴、水平轴、数据系列等几个部分组成。标题一般置于图表正上方，用于显示图标的名称，如有多个图形，应编好序号；用于表示图中各类数据的名称及其指定的图案或颜色的图例，可根据图形的需要置于合适的位置。垂直轴一般用于确定图表中有关数据的最小和最大值及其刻度，水平轴主要用于显示文本标签，如时间与事物名称的变化等。数据系列则指显示在图表中的可视化数据的系列数据。尽管这几个要素并不是在所有图形中都显性存在，但亦不可轻易省去，特别是在柱（条）形图、折线（线形）图中更是不可或缺。

图形设计的科学性则体现在细节之中。如柱形图和条形图实际上是一个类型的图形。人们往往将立柱图称为柱形图，横柱图称为条形图。一般来说立柱更符合人们的阅读习惯，但当说明文字、比较项目较多时我们需要设计为条形图，以克服立柱图水平轴延展受限的不足。此外，在设计这类图形时还要注意两个问题，一是柱体之间的距离要小于柱体本身；二是科学设定最大值和最小值和刻度值，提高数据表达的科学性。

2.表的设计技巧

现实生活中我们碰到的表格形式很多，如各种登记表、统计表、安排表、对照表、一览表等等。本文主要讨论的是应用文中的表格，暂不讨论登记表等专用表格的设计。总的来看，应用文中的表格尽管作用、呈现形式不同，但一般都由表头（总标题）、行标题、列标题和数字资料四个主要部分组成。其设计较图形简单，主要把握好以下几点即可：

（1）定好标题。标题分为总标题、列标题和行标题三种。总标题主要概括表的主要内容，置于表前，居中排列。如果同一篇文章中有多个表格，应编上序号，如表1、表2等。由于表格的主要作用是集中、准确地表达相关信息，因此行标题和列标题应是所要表达信息的关键词。如要统计某集团公司各分公司2015年各季度的产值则可将各分公司的名称和四个季度作为行和列的标题。至于行和列的选择则没有固定的要求，文章中的表格如果不是作为附件的话，一般不采用横向排列，考虑到列的延展空间受限，一般将项目较少的内容作为列标题，项目较多的内容作为行标题。

（2）序化标题。表格是行和列的组合，每一个表格单元的内容是由行和列的共同指向决定的，也就是说行和列标题的顺序实际上决定着表格内容的变化规律。因此，行和列标题的序化显得十分重要。一张好的表格，其行和列的变化往往要遵循一定的规律，或按时空变化，或按重要程度变化，或按事物发生发展顺序变化等等自左至右、自上至下排列，具体如何安排应根据写作内容和表达需要来确定。

（3）固化数字。表格中的数字固化有三层含义。一是相应数字应根据行和列标题的指向填入固定的单元格。二是要在相应的行和列中明确数字的计量单位，没有计量单位的数字是没有任何意义的。同时要注意同一表格，最起码同一行或同一列中相关数字的计量单位应是一致的，不能引起不同理解。三是同一项目或部门有多项分解数据的应设计专门的合计单元，便于统计分析。

二、图表的运用技巧

尽管图表在应用写作中具有十分重要的作用，但并不是越多越好，而要根据表达确有需要的原则来进行安排，把图表设计得简单明了，浅显易懂，便于阅读理解。同时要讲究编排技巧，遵循规范，做到图文（表）一体，增强表达效果。

（一）常见的图表与正文的结合方式

图表作为应用写作的重要表达元素，一般不能独立成文，总是要与正文文字结合在一起，通过共同作用，相互映衬、相互说明、相互补充，达到说明事物，阐明事理，指导实践的目的。了解常见的图表与正文的结合方式对我们灵活运用图表大有裨益。

1.图表释文。即先用文字交代主要结论、主要观点，再用相关图表进行解释说明。如某公司在年终总结中说明：2014年公司产值达到×亿××××万元，实现了连续3年增长30%的目标。下文可用图或表展示2011、2012、2013、2014年产值变化情况，以支撑前文结论。

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2.关联性原则。图表虽有一定的独立性，但不能独立成文，因而文章中的图表总要如上文所述与正文以一定的方式结合起来，在正文中生下 “根”，打下“眼”，并尽量与正文编排在一起。如确因版面原因需要后置或作为附件，则需要在正文处作出相应说明，写上如“见附件1”“见图1”等字眼。如果同一篇文章中有多个图表，则图、表要分别编上序号，用阿拉伯数字标注清楚。

     3.规范性原则。为规范应用文中相关图表的设计与编排，国家先后颁布的《党政机关公文格式 （GB/T  9704—2012）》《科技报告编写规则（GB/T 7713.3-2014）》等国家标准分别对公文和科技报告中的图表运用作出了规范性要求。其他应用文中的图表设计与运用可参照这些文件中的要求执行。作者：胡亚学 来源: 应用写作杂志社

在老秘网无法用图表来表述有关文章，这是一大不足，但通过作者的详细介绍，我觉得也有文字胜图表的效果。