《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号,以下简称“新《条例》”)和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012,以下简称“新《格式》”),均从2012年7月1日开始实施,至今已有一段时间了,实践中却仍存在不少从格式到内容的不规范之处,造成公文写作的混乱状况。本文试对公文写作中的常见错误进行分析。
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: u- R, X: l) a8 q一、版头部分 1 f+ B4 ?8 w" i, Y4 M
4 K8 [- {+ c0 ?! n3 e0 E, f版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部分常会出现发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公文所编制的顺序代码,由发文机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。
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(一)发文机关代字易混淆 ) C& ?+ d% K% }4 G @3 \- |
% \2 S- A3 a- [) d# e. F* s* a# o发文机关代字是发文机关名称的简缩语,应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。比如,宁波市人民政府制发的公文,发文机关代字为“甬政”;宁波市教育局制发的公文,发文机关代字为“甬教”。但若简缩不当,就容易造成混淆,起不到应有的作用。比如,“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”,因为还有“鄞州中学”,用“鄞中”就不能分辨了。再如,“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”,因为还有“华中师范大学”“华南师范大学”。
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(二)括号使用不当 + v' f0 y( W. `& U
: K$ s# L* ?8 ~新《格式》明确规定,“年份应标全称,用六角括号‘〔〕’括入”,如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教(2013)第12号”中的年份使用圆括号标示,则是错误的,应改为“〔2013〕”。 5 M) U- k, ^) F
- T6 i% I$ k! y) ?! E(三)序号编写不当 , v7 K1 I5 z- |% }# S& S
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新《格式》明确规定,发文顺序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”,就应去掉“第”字,改为“×教〔2013〕12号”。
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0 z9 R& S& o5 ]; K& o5 S二、主体部分 " q/ G3 a0 Z5 ]
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' _+ [9 Q a- `9 j1 X1 b! X三、版记部分 5 {# X4 J- {1 H5 t0 x3 U7 ?
; P6 h+ h# {8 f版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
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! F. f: x/ I; d8 G6 B% b- D, s(一)抄送给个人
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抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。如果把抄送机关写成“××局长”等,就是错误的。正确的做法应该是抄送给××局长所在的单位。
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(二)印发机关和印发日期不恰当 . F: ]: m: t" S3 e* ?6 g
: a' Y( F& _# w# m l( @+ Z; }印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。部门制发的公文,其印发机关一般是部门的办公室。比如,宁波市教育局发出的文件,印发机关不应写作“宁波市教育局”,而应该是“宁波市教育局办公室”。印发日期要用阿拉伯数字标注,不能用汉字标注。另外需要特别注意的是,从2012年7月1日起,公文不再标注主题词。
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+ s+ F1 p" v3 D+ {1 e2 N$ F( Q$ t(本文作者:曾芳芳刊于《秘书》杂志2014年第4期) |