关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

替首长搞好接待的艺术

[复制链接]
秘书工作室 发表于 2016-8-25 21:09:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
文稿修改演播室众筹计划,点击了解详情
 

替首长搞好接待,是秘书的一项经常性工作。搞好这项工作,对于建立上下、左右、内外之间的良好关系,确立首长在人们心目中的良好形象,至关重要。同时,对于及时准确处理好来访者的问题,从中取得更多的信息,也关系极大。


接待工作的特点


替首长做接待工作,大部分是以首长的名义,由秘书出面接待。替首长搞接待工作,有三个明显的特点:


>>>>任务繁杂。来访者有的是事先约定,有的是突然造访;有的是首长认识,有的是首长不认识;有的是首长的远亲,有的是首长的老上级、老战友、老部下;有的是第一次来访,有的是三次五次还会再来;有的是代表一级组织,有的是代表个人或家庭;有的是专程看望,有的是前来挑刺;有的是衣锦还乡,有的是上门求助;如此等等,繁琐而又麻烦。有的来访,首长亲自出面接待;有的来访,首长不便出面接待;有的来访,首长脱不开身无法出面接待。所有这些,都需要秘书去办理。


>>>>工作具体。人来了,要接送、要吃住、要办事。来人层次不同,要求各异。如何安置处理不仅费心思而且费体力,哪一个环节没想到、没说到、没跑到都可能出差错。来人会说“不热情”“不讲交情”“忘恩负义”等,对首长有想法。首长会说“粗心大意”“不懂礼貌”“不考虑影响”等,对秘书不满意。


>>>>问题棘手。一是碰到不讲理的人。本来事情的处理是公道的、正确的,秘书的接待也是恰当的,可他就是不听不从,与你吵闹。二是与首长沾亲带故的人。他们中有的与首长家庭关系密切,有的与首长家庭很疏远,秘书的分寸很难把握。软了不行,硬了也不行;轻了不行,重了也不行。三是过去受过不公正对待的人。由于种种原因,他们当年受过不公正对待,现在找来算老账。


接待工作的原则


秘书替首长搞好接待,必须坚持这样几条原则:


>>>>一视同仁。所谓一视同仁,讲的是态度上,对每个来访者都要以礼相待。不论上、下、内、外的来访者,都一样的热情。要改变门难进、人难见、脸难看、话难听、事难办的衙门作风。做到“一请坐、二倒茶、三问好、四办事、五送客”。有的秘书品行不正,表现出一些问题。例如:上面来的讨好,下边来的生硬;有权的来了重礼厚待,无权的来了不闻不问;认识的来了热情,不认识的来了冷淡;穿着好的来了彬彬有礼,穿着差的来了爱理不理;如此等等,没有做到一视同仁。


>>>>用语文明。每个人都有受人尊重的心理需要,来访者表现得就更为明显,不管抱着什么目的来,都希望得到尊重或理解。秘书在接待中讲究谈话的艺术,用语文明,就会使来访者心理上的需要得到某种满足,这就为接待工作奠定了良好的基础。


用语文明,首先要富有情感。话不在多,有情则灵。伴之以平易近人的神态、和蔼可亲的笑容、谦虚温和的语调,就能产生良好效应。其次要始终如一。在正常情况下,秘书都能做到用语文明。但在自己受骂、受辱的情况下还能这样,就需要很高的个人修养。能做到这一点,不敢说能把“硬汉说哭,忧妇说笑,蛮者说服”,至少也可以使气氛融洽,不出现尴尬。再次还需要正确的肢体语言相配合。肢体语言不仅能传递信息,而且会影响人际互动。例如笑脸相迎(面部语言)、热情握手(手部语言)、侧身让座(躯干语言)等。再如坐的距离不能太远也不能太近,太远了有敬而远之之感,太近了有缺乏敬重之感。又如边听边记、不时点头、眼睛不东张西望等,都会使来访者感到热情而庄重,产生好感和信任感。


>>>>认真负责。对来访者的谈话,要认真听、记,不能敷衍了事。要弄清问题的原委和性质,该上报的上报,该解释的解释,该办理的马上办理。要按正式程序处理接待中的问题,设身处地为来访者着想,绝不能踢皮球或欺骗对方。认真负责还表现为实事求是,坚持原则。介绍成绩不夸大,谈到不足不掩饰,汇报情况有充分的事实做依据。不信口开河,不随便表态,能办到的努力办,办不到的不许愿。对拿不准的问题、重大原则问题一定要经过请示才能答复办理。


>>>>勤俭节约。坚决反对大吃大喝,铺张浪费,讲排场,摆阔气,超标准,搞特殊。一个客人九个陪,来时接风,中间宴请,走时送行,几顿饭就把一年的血汗钱吃完了。热情不只表现在吃、住、行上,更重要的是态度的诚恳和尊重,这样才是既礼貌又节俭。


>>>>内外有别。来访者代表组织还是代表个人,是老同志还是后来人,是家人还是外人等,接待时要有区别。要严守纪律,注意保密。能讲还是不能讲,能多讲还是应少讲,要内外有别,这一点上不能“一视同仁”。


接待工作的技巧


替首长搞接待,对不同的人要有不同的方法。


>>>>对上级机关来人的接待。上级机关来人,主要是了解情况、视察工作、检查指导。秘书应立即向首长报告,由首长出面接待。来人向秘书问起情况时,不要对肯定或否定的问题夸夸其谈,应只作简要汇报,详细情况由首长和有关部门汇报。对上级来人的接待,秘书的任务重点是安排吃、住、行,沟通首长和有关部门的联系。对于吃、住、行和有关活动的安排,除按有关规定标准办理外,还应请示首长,看有什么具体交代,不要自作主张。


>>>>对下级机关来人的接待。下级来人一般目的有这几种:一是汇报请示工作;二是反映一些重大问题;三是找首长办些私事。秘书接待时要详细记录,记准记实。要问清情况,有价值的可以录音,或写成汇报稿、文字材料等,同时尽快给首长汇报,以便答复来访者。下级汇报的情况是首长决策的重要参考,不能马虎。来办私事不便直说的,秘书可转告首长后另行安排见面时间。


>>>>对外单位来人的接待。这项接待非常重要,不仅涉及双方的关系,也涉及互通情况、相互学习借鉴的问题。秘书要先问明情况,了解身份,以此来作安置。可视身份和要求分别介绍给有关首长或部门对口接待。谈话要有余地,遵守有关规定,不能自以为是,顺口就答“首长可以接见”,结果不符合首长意图。


>>>>对新闻单位来人的接待。新闻单位来人采访,秘书在接待中要尽量多提供方便,少提供“新闻”。多提供方便主要是住和行,少提供“新闻”主要是一些内部情况等,不宜公开的不说。在介绍有关情况时应防止作假,为了上报纸、上电视,任意拔高、夸大,甚至无中生有。这样做一时痛快,但可能要犯错误。


>>>>对首长亲戚朋友的接待。一当上首长,亲戚朋友似乎就多了,有些根本不认识,也找上门来。有的人来时,首长事先知道,有的则是突然登门。秘书要先接待,同时汇报给首长或其家属,看如何接待,再去安置。无论如何,都要精心办理,不能马虎。


(文章摘自《秘书工作》杂志2013年第11期。作者:王怀志    郭 政)

标签:艺术
 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

53粉丝

368帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )