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大型会议(活动)常用文稿的写作

2017-12-26 14:37| 发布者: 老猫| 查看: 658| 评论: 0|原作者: 许根来|来自: 《秘书》杂志

摘要: 文|许根来开幕词、闭幕词、秩序册是大型会议(活动)经常使用的应用文,其文稿质量直接关系领导的发言效果、个人形象及会议(活动)的开展。本文拟从文稿特点、写作要求的角度对这几种应用文作简要介绍。一开幕词开 ...
文稿修改演播室

文|许根来


开幕词、闭幕词、秩序册是大型会议(活动)经常使用的应用文,其文稿质量直接关系领导的发言效果、个人形象及会议(活动)的开展。本文拟从文稿特点、写作要求的角度对这几种应用文作简要介绍。


开幕词


开幕词是会议(活动)开始时主持人或主要领导讲话用的底稿。


1.主要特点


宣告性。宣告性是开幕词的主要特点。在重要会议(活动)的开幕式上,组织方一般要详细介绍会议(活动)的背景、级别与规格,阐释会议(活动)的目的、意义及重要性,并正式宣布会议(活动)开始,以期引起和获得参与者的高度关注和积极响应。比如国务院原副总理王岐山在上海博览会开幕式上的致辞,其第一自然段开门见山地宣布“女士们、先生们,此刻我们相聚在美丽的黄浦江畔,共同开启一场全球盛会的帷幕。明天,有着159年历史的博览会将首次在发展中国家、在中国举行”。


答谢性。国际性、区域性综合主题会议(活动)的另一个明显特点是答谢性。组织方的巨大投入,参展方的智慧创意,幕后工作人员的不计名利,志愿者的无私奉献,是会议(活动)成功举办的保障,所以表示欢迎、感谢是开幕词必须体现的内容。比如,“感谢国际展览局的成员国,是你们的选择让中国人民对博览会的向往从遥远的憧憬成为今天的现实。感谢240个国家和国际组织以及中外企业的参展方,是你们的无限激情、智慧、创意、精湛技艺,让一座座美轮美奂的展馆展现了生命的力量,传递着和平、友爱、希望。感谢全国人民,尤其是上海市人民,以及上海博览会的建设者、工作者、志愿者,是你们的参与和奉献、理解和支持,让我们得以分享上海博览会的精彩”。


2.写作要求


要有程式性写作思维。这是写好应用文的基础条件之一。开幕词的写作思路一般为宣布会议(活动)开幕→阐释会议(活动)的目的和意义→祝愿会议(活动)圆满成功。


要挖掘意义。写作人员要站位高、视野广,运用归纳、概括、类比的逻辑思维,结合组织方及本次会议(活动)的特点,对会议(活动)的目的、历史和现实意义进行挖掘和提炼,让参与者对会议(活动)有一个清晰、全面的认识,为聚拢人脉、扩大宣传和成功举办会议(活动)打下基础。


要使用多种修辞手法。为表达组织方对参与者的欢迎和感激之情,开幕词要多采用排比、对偶等修辞手法,多使用短句,以营造热情、隆重的现场氛围,拉近距离,增进感情。


闭幕词


闭幕词是会议(活动)结束时领导或有关人员讲话用的底稿。闭幕词通常与开幕词搭配使用。


1.主要特点


总结性。闭幕词主要是对会议(活动)的组织情况以及取得的成果进行梳理、总结和评价。撰写闭幕词需要广泛搜集会议(活动)素材和花絮,归纳整理所取得的成果,重点突出会议(活动)所带来的经济效益与社会效益,尤其要关注突破性指标,综合、客观地总结会议(活动)的成效,绝对不允许主观拔高或人为压低,误导参与者和社会大众。比如,“城市让生活更美好,第一次以城市为主题的上海博览会是各国人民创新、合作、交流的平台,它将打开未来城市的大门,引领新的生活方式,促进人与城市、自然相和谐,推动建设平安、文明、幸福的城市,促进人类的全面发展”。


宣贯性。要有意识地对国家的一系列治国理政方针和国家领导人讲话精神进行宣传,倡导和弘扬新时代精神,特别是要针对会议(活动)的主旨提出今后的奋斗目标,更好地发挥会议(活动)的宣贯、鼓动作用。比如,“我希望,各参赛队、各参赛选手以及广大干部职工,以这次成功举办运动会为契机,继续保持和发扬运动会中所表现出来的顽强拼搏、争先创优的进取精神,团结互助、荣誉至上的团队精神,切磋交流、永不满足的学习精神,以及默默无闻、任劳任怨的奉献精神,在××市改革与发展的关键时期,迅速在全市范围内掀起比学习、比技术、比奉献、比作风、比贡献的高潮,为产业转型升级、跨越发展做出更大的贡献”。


2.写作要求


熟悉文本结构。闭幕词的文本结构包括开头、主体、结尾三大部分。开头部分主要介绍会议(活动)的名称、届次、筹备经过和规模。主体部分主要回顾以往或概括形势,讲明意义;交待会议(活动)的主旨,提出具体要求;阐明会议(活动)的指导思想,提出今后的奋斗目标,统一认识和步调,以达到组织会议(活动)的预期目的;等等。结尾部分主要提出希望和要求,表达祝愿。


突出主旨。要围绕会议(活动)所取得的成果搜集素材和亮点,多中选优,优中选精,概括、归纳中心议题,大胆删减、替换与会议(活动)主旨无关或关联度较小的素材,做到主题鲜明。


运用鼓动性语言。闭幕词的宣贯性特点要求写作时多使用祈使句和鼓动性语言,以营造亲切自然、热情洋溢的氛围,起到鼓动、号召的作用。


秩序册


秩序册主要运用于参与者众多、功能较多、地点分布较广的重要会议或大型活动,是一种兼有多种功能的应用性文稿。


秩序册具备通告、通知、工作方案等应用文体的一些功能。它就像医院的导诊、景点的导游一样,要向有关人员告知会议(活动)须知、日程安排、聚会地点、座次安排、相关规定及咨询渠道等各方面信息,说明会议(活动)的规则、流程、要求等具体规定,还要提供关于吃、住、行的导引路线和会场分布图等,全方位地为会议(活动)的正常开展提供必要、周到的服务。


1.主要特点


说明性。对大型、专题会议(活动)的规则、流程、要求进行简要阐述。比如运动会秩序册,对比赛规则的阐述务必准确、简练、通俗,让选手、教练等参与者了解、熟悉比赛规则,为正常、公平地进行比赛提供必要的保障。


指南性。对照会议(活动)的总体安排确定写作重点,一般要从通勤车辆、活动时间、活动地点路线、餐饮、住宿等环节进行说明。比如运动会秩序册,要从时间、场次、地点等环节对各比赛项目作出指导性说明,确保第一次参加比赛的选手能看得明白、准时到场,确保比赛项目按照预定时间进行。


系统性。秩序册的主要功能是为会议(活动)提供全方位的服务,因此其内容必须系统完整。比如运动会秩序册,不仅要说明运动会的组织机构,也要说明运动会开幕式、闭幕式等重要事项的安排,还要说明比赛奖项设置、比赛时间和地点、参赛队员资格等,更要提供赛务组人员名单及其联系方式。


2.写作要求


思路要明确。秩序册的写作思路一般为会议(活动)组织机构→会议(活动)须知→日程安排→分会场导引图→座次分布图。撰写时要结合会议(活动)的影响力、级别和实施方案灵活确定写作思路和文本结构,切实发挥秩序册的引导、保障、服务功能。


条理要清晰。根据会议(活动)的项目、场次和内容,以“把握重点,统筹全局”为原则确定秩序册的结构及写作思路,一般采用单项分列方式写明会议(活动)须知、实施方案、交通及住宿、餐饮指南等内容,并完善中、英文目录检索功能,便于查阅。


语言要朴实。撰写秩序册要使用说明手法,采用平实、准确、简明的语言,不使用排比、铺陈的修辞手法,不使用华丽、抒情的辞藻,不使用晦涩、难懂的专业术语,做到表述透彻、清晰,确保有关人员能理解、清楚会议(活动)的各项规则,如此才能起到告知、引导的作用。


当然,会议(活动)中使用的应用文并不局限于以上三种。撰写人员要根据会议(活动)的级别、规格,会议(活动)的目的、意义和影响,会议(活动)的中心议题和主要内容,会议(活动)取得的成果,把握写作思路和写作重点,采用最恰当的文本结构,写出符合应用文写作要求和会议(活动)要求的佳作。


(本文刊于《秘书》2017年第11期)

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