浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

) Y& t) O( W2 [' ^3 T- k$ ^" Q　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

+ c  b8 X4 i" L! W0 @7 ~' y　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性
" K* z% j# W% m# u1 k0 g, i6 [
　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性

" |& N2 j- u8 p9 E9 v　　（3）、辅助决策的原则

  P5 A/ H6 l. F* y　　超前原则

　　定位原则
) Q; n2 m* Y  Y& Y( z2 B* `
( Z& E- F7 t  j　　信息原则

　　谏诤原则
6 c7 u4 {" G# \2 d( v7 O) x
　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优
' q% ~' H( G( |+ R5 n! {3 e# p9 b" t" H
5 @& l; l/ O: W) O0 \/ n　　协助领导实施反馈
4 b, U6 g3 \; e% n
　　2、协调关系
/ e, [* V" @/ e: }/ `* N
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
( \1 Q) P- F/ A+ w5 z! S/ N; W
　　（2）、协调关系的特征

# ^: r8 u% ^9 S( M/ u) |　　从属性
7 ?9 f9 j6 `; N% h( B* [: t" z2 ~
　　广泛性

2 @: d& A8 E5 T! a2 }: O" R　　间接性

6 d  d. s0 J- W$ N& D# t$ ]　　（3）、协调关系的原则
$ v9 ^" X! f! e# s4 N
　　政策指导
0 i7 \' z8 G0 Q' {% y- H2 w" v* k
　　客观公正
2 g: E1 [9 O6 k* n
　　平等协商
. j( t, _! A4 n3 B/ \3 a3 }
: ]& _" y! Z/ M( H' e# D/ J% Q' p　　注重整体

; }6 y* [- }# p# X5 F% Y) S. k' I　　灵活适度

5 u" s. M% B; V- u  e1 T7 ?　　（4）、协调关系的过程
, c+ r( i) O5 T, O) s4 h+ L1 M9 ~
　　摸清情况
! T' O4 B$ C- I3 ~. P# M
　　找出症结
& {/ ?. r5 \- d+ K% q/ T$ x
　　恰当协调
; _  S0 X0 B5 @& d0 G7 F3 Y
　　督促落实
: s% A2 ]2 L, d% c8 Y' d4 F& q
: Q/ O) V9 g3 b, |　　检查反馈

, p, p& w- Y5 f/ c5 {　　3、处理信息
, f2 B: @8 v  s( h
2 S5 |  e7 G, R3 S% D; T　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
( {. q7 P" G4 o6 W9 R/ g
　　（2）、处理信息的原则
- D& W0 j9 i1 @! Y
　　及时性原则
/ V' n! ?, Q: Q( B! p: N
+ J: l  \1 n6 [, h4 m1 X/ e4 \　　保真性原则
) A5 Q* l  B, a* j1 M. M
　　适用性原则

　　预测性原则
2 c- k; U, R  K- f; @; p
　　（3）、处理信息的内容
4 f) b" H0 E' j, P, {# l
　　历史信息
( x, E8 E1 A: I1 |5 o
$ I: k) y7 @; b% x$ f/ N: L1 n　　上级信息
: e: E5 ^4 D  W  z
　　内部信息
: F2 @$ w( }2 x9 v' N' g* M
　　公众信息
: [" E+ y/ _, C9 R) j* y5 h
* n, ~% h' t. ~9 X# w　　社会信息
! S) A' w- e% N; n3 r! ~
. w6 J* ~& d4 k1 D　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集
$ w4 y: _$ q% O
　　信息的加工

　　信息的传递
2 w+ T2 X+ _* o8 s) m
: }" R. a1 t( d- L　　信息的反馈

　　信息的储存
$ V8 h! M& P& R! C  V
7 h' [9 {8 b3 i6 x6 W" u/ Y　　4、办理事务
& H' F* V$ l4 V6 h/ ~& x  x
  y1 a; L7 f( X. A' b' K- l　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
  p7 b' K4 s. E7 t8 s9 E
7 A5 q- y( t1 F: E/ L1 a/ [) J8 S5 T　　（2）、办理事务的特征

　　综合性
1 K/ C  K! N# u. L; B
0 d4 F, C9 Q% x3 u! Z3 n0 K: p. E" ]　　服务性
, z  O3 C! {) m2 [4 p
. J& M" @0 T( u2 H9 a$ v　　繁琐性

　　突击性

　　（3）、办理事务的原则
) }' w+ Z3 F# g; i
9 s) e1 o. j8 m* W; k* ^7 m　　被动中求主动
7 A' f3 [8 ~& S! Y
- X, x6 \8 [! w. O6 h: Q　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
  f& P- y5 G; c; _( t
6 x- v* R6 U. b0 i6 G% {  J　　（4）、办理事务的程序

. ?) e6 D8 j5 E3 N) w　　自然程序

　　理论程序
$ M% S/ B. ~& J# [
　　指令程序

7 W; R+ @  B8 F3 i　　法定程序
& T0 Z: o5 Q4 F
　　技术程序
/ X' s# ?9 \* q8 Y% E
　　习惯程序

: Z" z5 l) {9 d% J( {) p) @+ s　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：

, v4 F% o1 g2 \8 @: `2 D2 H: v　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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: m9 i6 [; }! j5 T0 [9 l( A9 d　　行政事务

　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
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6 ^8 e) X7 M" c5 l　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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  E/ R! n9 `0 L' n/ f) n5 B8 v5 q$ a　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
8 K5 I. _& \( v( I7 W% D  `
1 J" a. k" ~3 L( }( f2 @( l　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

# b0 Z& U. o7 P+ B　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
" t8 {- b1 K; k/ Z
6 I8 n7 h' R0 H( v  L8 J: q& i　　其他领导临时交办的任务