浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
4 G# W$ o4 Y* Z# l8 C( }  ?+ i
7 w) h* r3 B4 r　　一、秘书的职能
  v, x6 g9 w. N　　1.辅助决策
2 L, a. j+ }+ k4 S- d# J5 v' ?* \
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
9 N6 `0 u* D3 a) _8 G
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性
  g4 z" E4 M- d) V
　　辅助时间的经常性

% P/ t, Q- Z, M# X* x3 \　　辅助环节的全过程性
; r1 O7 U' o! j' u7 ^) @5 j$ G
" _8 O; x# @' M　　（3）、辅助决策的原则

. I$ P/ |2 F" q; ~2 m: [& X　　超前原则

　　定位原则
* x( b+ P1 R# A8 F
* H, f: k% C8 J( G　　信息原则
4 w0 ?6 y! h, G0 f6 F
3 t% p( y: @# _3 i) i1 g0 y* f　　谏诤原则

! z  V1 ~% N; S" E. d8 [# E　　（4）、辅助决策的过程

6 [4 {. x# n: f( t　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案
' s( y) e, X4 Z# c" J
　　协助领导评优选优
1 P0 V- U4 j9 A; C# H
. z9 X$ W4 N3 }$ z9 Q! J　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
& O' D# X) V+ ^5 @2 V, Z% l9 l
6 T1 M+ b/ ^8 L) l8 }4 n　　（2）、协调关系的特征
1 m1 k- m. b" s! w' w+ m
　　从属性
) `- r& C5 U* ?: U) P+ V
, I3 u: A9 P6 K3 Y　　广泛性

　　间接性
8 h  r( s4 I: ^
2 K, T* L" s! R. t5 k+ g　　（3）、协调关系的原则
: Q) j3 m. S  e) [" y
' J9 s1 L: n0 n- G% d" T　　政策指导
  ~6 w9 l2 y! @
  ^/ e+ `, o" ~- }2 ]9 D$ d　　客观公正

　　平等协商

* `9 r# ?$ }! n' b　　注重整体
+ Y2 [/ i, K1 @1 A& }$ ^: }4 H
5 I1 `& v' J7 M, J8 f　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程

9 [9 S! x7 ~2 Q4 d3 l$ v! e6 o$ @; x　　摸清情况
" U4 B3 K5 ^3 O, v
2 r/ }$ s9 J# Q$ C2 C　　找出症结

　　恰当协调

* x' r1 ?) q$ A. Y4 F  r' t　　督促落实
2 u' T  @- s  z; v  A5 s
. T2 m3 v6 C2 o# V4 D6 ^8 J% k: D　　检查反馈

5 I8 m1 V& H. ~　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

, K$ g0 N0 n3 c　　（2）、处理信息的原则
1 U, y" I' s8 p/ n1 ~$ n
　　及时性原则
6 R: k8 r/ P, g- P- K. ?# D2 o
　　保真性原则
1 B) s+ M' m2 W' o0 I
! [% D' ~7 Z2 c　　适用性原则

　　预测性原则

# n6 ~+ i! Y3 H. U　　（3）、处理信息的内容

5 ?3 B" _" r4 K/ e　　历史信息

　　上级信息
) Y% g6 I* r4 f, ]8 k# c7 h
! x& h) b1 A% x4 R  l. y5 B　　内部信息

- i# ?" |1 o3 d1 P: n' h9 x　　公众信息

+ H$ {- A' u3 R. a0 w　　社会信息
% O) Y0 c) ]! m7 d) A0 K8 R- e2 p
　　（4）、处理信息的过程

5 a! G  Y$ Z0 L9 @$ K7 j& B" W. o　　信息的收集

- _: T8 Q* A4 J" b/ T* R　　信息的加工

　　信息的传递
/ Z- b3 n, ^* g2 C) C/ T
8 j$ j8 m: U( z　　信息的反馈

( L7 j) C, N/ x" b% }　　信息的储存
2 j+ ?2 P/ }; N1 \6 _2 I2 f* {" W- @: Q5 \/ ?
# p. w9 L) T' \　　4、办理事务

1 x! ^, V7 v6 U' z0 }7 Y0 ]　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
$ \4 A; g+ m, I" W4 X6 N
　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

5 i3 N% l; R. ~( b# C　　服务性

　　繁琐性

　　突击性

3 f( M6 D" y( b& S0 l8 R3 n7 z　　（3）、办理事务的原则

& w- x( y$ `7 r* f　　被动中求主动
, q" S7 M! I0 h5 G& V
: I4 Y) E  m% @3 ]　　原则中求灵活
( x! Y, ?8 I; K% G1 q
　　繁杂中求规范
0 b% p6 m: D9 O6 ]$ c3 q5 D
3 V7 c8 s  J( u+ s' @9 D8 @3 k& ]　　（4）、办理事务的程序

　　自然程序

　　理论程序

　　指令程序

　　法定程序
' J9 i8 H- G4 b+ I! i
% B: C, q/ @6 w! l1 G( F　　技术程序

: y$ T  Q/ B# N/ z4 [" \) D　　习惯程序
4 W7 m; g/ F. C# a6 Z
/ ^4 a* [8 p' T' P& M+ i# E& R　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：

　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
5 C+ {1 `! B' Q/ w! Y
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
% W: N2 v: L" ]4 }1 _0 ?+ w$ R
" i! X  `: _! h- l　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
. E4 t6 L* x$ B/ ~' w
　　行政事务

) P& G, p* Q9 k9 ^' T+ k. K　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

$ ~9 O) s2 N! A　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
& T! ]: a3 H% R- D& e  e
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）
" F: X; J( l! S( n
* c% Q2 Z% I% {+ @  s. A0 m　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

6 S1 b# y$ w" m0 ]7 W; u　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

: w& ]. {: P2 y' m2 F　　其他领导临时交办的任务