老秘谈如何做好秘书工作

一、“秘书”概说
/ B, |/ m, Q4 e. P! _  O& |; ~5 B0 F5 u
    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

! e3 o& f2 X% ~; L$ x. R' O1 ^4 K    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。
: B& g; S9 B2 P* y& ]7 }3 B6 S
8 X$ Q* s1 c" O2 m7 b  F; G    秘书一词的来源

$ s6 A) n: Q% v. ^7 r( q
1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。
; O/ z2 b& W2 h( B3 h
$ D. u# T4 `+ X
2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。


; a  E9 ?% C, T) _, m) T) f3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。


) X4 e7 w  ]! X7 m4、宫廷里的藏书，尤指禁书。
  ^) G4 a& H; |  [" o
8 E* k+ w  B' ?. Q
  S5 j0 B% b( a5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
! H7 s; o& M2 o! x' R' I; R
" D) F$ J6 j: }$ ]. c9 U    秘书的类别


1、从服务的对象上分：
& z$ Z: v& P: h, k3 y6 M

2、从所属部门来分

' f: Q0 Y* w6 B
3、从具体的工作性质分

    （1）文字秘书

7 b1 O4 a% c, i' I8 |; G/ s    （2）机要秘书
& \* W, c& _3 X# P# E
    （3）通讯秘书
; @" l! n5 x; J+ d  K1 V" [9 r
    （4）信访秘书

- j5 i1 k+ k$ M. C" m, J! h    （5）事务秘书

9 K+ d4 O+ g1 p    （6）生活秘书
/ @/ i, ?- H0 D; T& ]; R& c
    关于秘书机构
6 M  {1 y' Y$ d8 P
  H) F/ ?4 ^5 D+ W3 u$ V    （一）各级秘书机构


1 J- n+ H$ t0 `$ P1、中央机关的秘书机构


: J+ g6 _( V& z% p. [( f0 r2、省、市、县机关的秘书机构


5 _/ [4 F+ F5 V3 |4 W3、基层单位的秘书机构
! \- `: ~( X& a, ]' T7 g
    （二）各类秘书机构

+ @; E% z$ F3 i$ J; {# i/ u! D9 c/ ]
: [& v- n4 m3 b8 R$ k
1、人民解放军系统的秘书机构

0 y9 V/ h. S; h9 w- f  }
+ S6 R, ?  y( m! B/ D2、企事业单位秘书机构
" X7 i' k  c1 U$ j

5 {- K! D& A2 t- Q  U3、民主党派
" ^  A5 R+ a3 r0 O; B# }5 _, r
+ S& Q3 Q/ u  l$ A5 r% O  e
) ]" `0 [6 h3 @* G/ }2 J/ s" w; O4 x6 _4、人民团体

% L" p# S- W3 S    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。
2 X( d! G9 k3 j8 {' h
. P. d; Z5 F" E5 F( J5 X: g$ W7 h' c    二、秘书处的工作性质

# ~( F: P3 o( [, l* ?' z    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：
( }- [% G% S; o, S3 V

1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。


; e! J; U6 f# ~. N# G# X2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。


1 l* k) T0 ]7 }7 }% {% ?3 b3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。


# e2 ?9 Q4 ?$ _  h" f9 I3 q4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。
. R+ s7 h2 V  U5 X
    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。

    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
' C3 W4 f9 ^" ]& }% X+ M
    三、秘书人员应具备的素质

    （一）、基本素质
" r  p+ s" X& a( i& |  e9 U' ?9 n" \0 i

) E5 F' L! q' v) G* H2 c4 n1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
) L0 b0 F* U- r8 i+ b; ]4 y% m0 [
    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
4 L5 n  r, {4 a2 [+ b& F: {

5 W& g7 y4 y: p% k2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左
0 {1 V) ^* s; o) f: t* G0 M) s
- w# n# q! v! a+ m( ^; a- V  ~    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对
1 {  s' P/ ^: f: C2 l; m
    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
4 [1 b! k, i! ?3 H$ \0 o; u0 }
. B- [  k( ^5 i* z. ~' W
  k7 O( u. h$ X& X/ u8 k- s3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一
8 i1 j, r5 y9 k% Y+ R: Y# ^6 H
" Z" P1 y& L, Y    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
3 J  V5 d. n4 f; W  B+ d6 [8 C
    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！
% G1 ?4 K9 q( o