老秘谈如何做好秘书工作

一、“秘书”概说

) ~  V0 O; N- k# W; ~) U    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

    秘书一词的来源

" {; {, ]' t9 a' r* F0 `
1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。
* o% I' @( n; c' G+ ~$ j
+ A, g- j3 A% ]) K3 u3 g$ ^
2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
$ F9 P5 ]/ w' y
3 c. u5 e# Y  @% o4 i" k5 m
$ e1 V! H. G; A) `+ u$ U3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。

( T+ P& h$ Z3 |
  z$ L, Y! ]0 ?) u3 b. X" s+ M4、宫廷里的藏书，尤指禁书。
& Y8 f) V8 k# u) b# L) ?

8 F0 |8 s/ Y7 Q- Y) q5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。

    秘书的类别

$ v% X7 [6 O! K* O% F
1、从服务的对象上分：


2、从所属部门来分


' I, j, Z# j* }  @0 E2 C- y3、从具体的工作性质分
  s2 B# c* B3 x
    （1）文字秘书

    （2）机要秘书
5 y  S( p4 N, L3 A1 `
0 A" t& _8 v: g# k  n% _! B    （3）通讯秘书

- m/ J+ O' m$ l! K    （4）信访秘书

  ^+ D! k, j3 Y    （5）事务秘书
8 l# H1 p: z6 l2 w
+ N' e9 K/ ]7 G" A. W5 x    （6）生活秘书
; V; N7 t# T% y+ y
    关于秘书机构

% o5 \3 {% v% x    （一）各级秘书机构
8 s6 @- B6 a5 T. D# i1 ]6 j9 r' g
( v8 k8 X6 N9 J; g0 J& U: Y  v
1、中央机关的秘书机构

( o' O1 e9 w5 o( Z! _
2、省、市、县机关的秘书机构


3、基层单位的秘书机构
6 k4 t! c) ^( b3 L
    （二）各类秘书机构

5 N  e8 K! O1 w% x0 P( l+ I
  Y* y0 l3 e& i9 j+ n. N: }4 W
) `. H  p, }9 B1、人民解放军系统的秘书机构


# D# {0 f/ K* @2、企事业单位秘书机构


" |- x- }. _2 ?. f( @3、民主党派

5 l$ ~% G& r; a- M/ ^1 M
! c1 [- n3 y7 w; n5 H  S  V5 k: m4、人民团体
6 ?6 ]4 ?6 x: W$ [: x7 F7 }5 W
    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。
7 @- f+ S/ I: p# {
+ M$ @, T2 z" K; H( }) Z1 w    二、秘书处的工作性质

  c# G2 v9 U  G8 v& _    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：


1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。


2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。
3 v4 u0 v$ R; e4 d7 V) E: z

3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。


, \& z( G+ L; T* ]4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。

- r) c2 S! A) |% o# F    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。
, r* G1 T( a% N; y
/ ]1 a; J; C$ [1 g7 G+ Y4 I    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”

    三、秘书人员应具备的素质
) g7 m3 C0 A9 t* w/ m: v
' W; O3 N) F$ e# Y" }. K7 n! E    （一）、基本素质
, D3 @( j$ a% l: f

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
4 J# d" W3 b) `3 H/ @
    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。


- R6 S+ P- I- j) H" U/ l2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左
- J3 z2 y5 b; c4 r/ L' j
5 [% `; l9 G, a3 M' v3 E    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对
& J% w: U. Q2 V# l6 R
    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。


3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一
. L/ s- V; E( g) C  e
. h$ [% |! [: d% v+ U: D    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精

    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
: `# z/ i* I( A$ u: G1 q3 L& ^
    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

7 I9 E0 R1 m* _% x4 P3 J8 M