邀请书的概念与结构

1、邀请书概念
2 H1 E0 w- D  z5 h# u% Q. Q* U! m　　邀请书又叫请柬或请帖，是为了增进友谊、发展业务，邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出，邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动，也会使用邀请书，作出正式的邀请。

　　2、邀请书的结构

　　邀请书的结构一般由五部分组成：标题、称谓、正文、结尾和落款。

4 S5 A5 K6 a6 t: j8 l# K　　(1)标题

　　第一行写标题“邀请书”三字，并要居中。

　　(2)称谓

* P' o7 z- }- o　　换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
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" t7 R- M4 }4 n; q6 o' k6 g* y　　(3)正文
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6 ?) A, o& s  r. d# F　　这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点，以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请，还需写明被邀对象和人数。

　　正文应特别注明的内容：

0 E* ^6 w3 g1 p: z　　附券：如有参观、文艺活动，或有礼品赠送，应附上入场券，或者领取礼品的赠券。

5 p+ a" i. b% G: s/ p# }　　宴请：如有宴请，应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样，并注明“席设”何处，以及入座时间。
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3 Z! W0 Q: G9 Q5 F( _) P7 Q- m8 v　　特别提示：如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船，应交代路线及有无专人接站等。
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　　(4)结尾

　　结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意，一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
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　　(5)落款
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% `" D5 w2 f$ E　　在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章，个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。

　　3、发信时间

　　通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，一边对方有所准备。“临阵磨枪”，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。
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　　4、实例示析：（学校庆典活动的邀请书）
) V! V0 r: i+ w, i3 l
" r& V0 z6 O9 r6 k) R: ^$ Y8 @8 O　　邀请书

　　××大学校长：

- ^( a9 a9 q( m5 n1 q　　    今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时，在我校大礼堂举行校庆庆典。

$ {9 E/ v6 V" _% r$ E7 @　　敬请光临
3 u" E- R; {0 w- j& ~  o
　　                                                 ××学校40周年校庆筹备组

8 v9 J' @% ], H　　                                                              ×年×月×日

　　5、对邀请的回复

　　对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后，无论接受与否，出于礼貌，都必须及时答复。通常，应当在接到邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁，无论是否应邀，语言都应十分热情。一般用第一人称，且必须签名。
* n+ b9 S' R6 |  y- x. F
+ Z) i( n2 I  ?4 U/ L7 h- @+ ]　　基本内容包括:
! M. h# t3 S' F9 t
　　（1）感谢对方的邀请。
% t/ j* G2 z' n$ O/ n. }
) K! w% y9 ^3 ]8 Z% o　　（2）愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。

# C9 H4 E$ q. }" T- J　　（3）表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。

　　如：
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2 s" h& ^9 \$ k' H6 [8 V$ _　　答复函

　　××先生夫妇:

) @  q% S- n* B9 l6 j+ n# M' {　　    非常感谢你们的邀请，我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
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　　此致

  S: h+ h# u1 ~$ _- c　　                               敬礼

% k: c% }2 ?" K* E$ d" F　　                                                       ×××
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: H3 u! U$ J% ?2 F　　                                                    ×年×月×日