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[嘉宾文论] 论工作总结的写作与技巧 作者隋福军

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发表于 2015-3-7 20:52:34 | 显示全部楼层 |阅读模式
公文写作网络培训班
  注明:该文部分内容发表在《办公室业务》、《应用写作》、《秘书战线》、《当代秘书论坛》、《临沂文秘》等杂志上。全文14000字。
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  论工作总结的写作与技巧
  隋福军
  近些年来,我在全国多家政府机关和企事业单位以及有关部门举办的文秘培训班上讲授写作课程,现将工作总结的写作方法与技巧讲稿汇集整理如下,供大家学习参考。
4 c( q9 Q8 Q& E6 T, X  全文分11个方面:1.工作总结的基本概念;2.工作总结的六个基本特点;3.工作总结的两种类型区分;4.总结写作要着重突出经验;5.总结写作的四种分析方法;6.总结写作的四个创新条件;7.总结写作的四种新模式;8.总结写作的八个基本步骤;9.总结写作的五点技巧;10.总结写作应摆正的七个问题;11.总结写作修改时要八看。
* z' j/ }5 l& b1 y' q  c! ]& F  第一部分:工作总结的基本概念。总结是一种常用的文体。总结是指对某一阶段,某项工作或某项活动的回顾、分析和评价,从中找出经验和教训,引出规律性认识,以便指导今后工作的一种事务文书。. H( W* z! ]% [0 S
  总结又是对以往工作实践的一个总的鉴定和理论升华,广泛用于社会生活的各个领域。在实际工作中,使用这种文体的人最多。
& [0 V7 b' v0 A6 s, z; n# ~2 z- b: y  总结的对象主要是本地区、本部门、本身的实践活动。它可以在大的范围内由集体写,也可以在小的范围由个人写,但不论怎样它不能脱离总结者自身的实践活动。
) {. Q9 k: x' Q& X2 O; l  总结的主要观点,应从自身的实践活动中归纳出来,主要材料应从自身的实践活动中选取出来。总结来自实践活动,反过来对实践活动有着直接的指导作用。总结要根据写作的目的,着重对自身的实践活动内容加以认真地深入地研究。
' ]1 g, }4 W: X$ ~; G& D  随着我国各项改革的不断深入,市场经济的变化,机制体制的深化,干部职工的知识化、专业化水平的不断提高,对写好总结的质量要求越来越高,写好总结的难度也就更大。因此,认真研究总结文体的写作,非常必要,势在必行。8 S! Q; @) U0 c4 w1 A
  第二部分:工作总结的六个基本特点。所谓特点,是指总结这种文体与其它文体相比较而呈现出的不同点和区别点。分析和认识总结文体的基本特点,是把握好写总结特殊规律的关键所在。不了解这一特点,就抓不到重点,也就很难写出有特色的工作总结。这是我在“走麦城”中体会最深的。开始学习写总结,没有老师,也没有教材,仅凭模仿别人,照葫芦画瓢,靠“摸着石头过河”去探究,去摸索,去总结。在实践中不断探索逐步体会到,工作总结与它文体相比较有六个不同特点。
  a2 y3 ^0 Q8 F  o0 P; q1 r' K  (一)在内容上,主要不是写现在如何,而是写过去已做的。就是对已经做过了的工作进行分析研究,回顾、归纳、概括。也就是对一个时期的工作进行全面地、系统地回顾、检查、分析、研究、归纳和提炼,把大量的感性材料集中起来,使之条理化、系统化、科学化。6 F. q8 j! G4 ^. d- w
  (二)在对象上,主要不是写一般的群众,而是写领导机关。这里所说的总结对象,主要不是写一般的员工群众,而是写单位或者部门领导机关在组织指挥、指导思想、工作作风和工作方法上,有什么新经验,有什么值得汲取的教训,看以前服务得怎样,今后怎样继续搞好服务。9 d* G+ n( E5 D( C
  (三)在方法上,主要不是我说你怎样,而是说我(们)怎样。也就是说在写作方法上,主要不是我说你怎么样,而是自我解剖,自我认识,自我肯定,自我表扬,自我批评,自我提高。因此,一般是以第一人称(我或我们)的口气出现,当然也有个别采用第三人称的。7 @- x! d2 K8 o7 i
  (四)在目的上,不是简单地罗列数据、归纳情况,估算数字,盘算问题,而是肯定成绩,找准问题,悟出道理,明确方向。写昨天,看今天,指导明天。总结工作不是目的,目的在于摸清情况,总结经验,找准问题,吸取教训,做好当前和今后的工作。如果只是把总结当成收录材料的容器,写成流水账,就达不到这个目的。
; x0 P3 V/ R  b5 {, Q. Z+ d& g  (五)在范畴上,不是写成记叙文,而是以议论文形式出现。总结不只是对情况与事实作概略性的综合归纳,而主要是对事物作本质的分析,把感性认识上升到理性认识,从中找出事物发展的基本规律。揭示规律性的东西很重要,不仅要千方百计找出规律,清楚明白地反映规律,而且要用事实明白无误地说明规律。
3 I2 S/ d' z, I  (六)在作用上,主要不是表扬自己,而是要充分肯定自己。是通过此种形式向本单位职工群众报告情况和向上级汇报情况以及向外单位介绍情况和经验。) C6 c: s, j1 {% f6 c9 v! t3 U
  弄清了这些不同特点,写总结就顺手了。3 C; V7 j: U! R# f5 p" w
  第三部分:工作总结有两种类型区分。总结的文体有十多种。从内容上分,有政治工作总结,军事工作总结,外交工作总结,经济工作总结,学习工作总结,教育工作总结,学术工作总结,信息工作总结等等。从范围上分,有政府、地区、单位、部门工作总结和个人工作总结等。从时间上分,有月工作总结,季度工作总结,半年工作总结,年终工作总结等。总结文体分类虽然很多,但我认为在实际写作过程中,运用最多的不外乎两种。一种是全面性工作总结,一种叫专题性工作总结。写什么内容的总结和写什么类型的总结一定要搞清楚。这个问题搞不清楚,就容易乱套,那肯定是写不好的。
7 ~. U1 T( ]; b0 M* H% J, C: [# S  (一)什么是全面性工作总结。所谓全面性工作总结,顾名思义,是对一个单位、一个部门、一个组织的一个时期、一个阶段的工作实践进行全面性回顾总结。全面性工作总结,一般是时间跨度大,涉及范围广,包含的内容多,比较繁杂且非常重要。在写作的过程中,既要把各方面的工作情况反映出来,又要突出中心,抓住重点,写深写透。尤其是半年、年终工作总结,单位、部门、行业和组织都争着能在上面挂上号,希望自己单位总结出来的经验能够被上级转发或刊用。由于这些原因,总想把自己单位所做的工作成就都反映出来,结果使全面性工作总结写得面面俱到,失去了特色。罗列了一大堆事实材料,反而被人家(上级或编辑)一笔勾销了。笔者认为,解决这个问题的有效办法是搞好三个统一。& a) r! k. a5 w) Q1 C( b
  一是在总结的中心内容上进行统一。看是以反映工作情况为主,还是以反映经验体会为主。从近几年的情况看,采用后一种形式较多,以写经验为主,不搞面面照顾。7 x# T- W$ E8 m* E
  二是在总结的主题选择上进行统一。看要不要树立一个主题,树立一个什么样的主题。不树立一个主题,写出来的总结就很难突破一般化。最好是确定一个主题,围绕主题写就不会走题。
' D. v" @0 H' g6 J  三是在对工作形势的估计上进行统一。看单位、部门、组织在一年、半年或某一阶段,总的形势如何?哪些工作做得最好,成效最突出?哪些做法和经验值得推广,哪些工作最典型(两方面),哪一些问题和原因需要总结上报。都需要认真思考,统一思想。
8 v0 z3 S3 S3 x# n: ~/ e" h  在这些方面统一了思想认识,执笔者就有了主攻方向,结构编排就容易,产生灵感也就快,下笔也就顺畅。
. R* @8 p( n; r) ~5 U5 m, h  全面性工作总结多是以两种形式出现:一种是以会议讲话稿的形式出现,一种是以文字报告的形式出现。形式不同,文体的结构、开头、结尾也不一样。
  H5 H+ s. B! ]  ——以会议讲话的形式出现,多指总结性讲话,讲评性意见,或者报告工作。如:胡锦涛同志在党的十八大所作的政治报告《坚定不移沿着中国特色社会主义道路前进 为全面建成小康社会而奋斗》,就是全面性工作总结的典范。报告主题鲜明,结构严谨,内容充实,情况明了,经验突出,措施得力,任务明确,写作方法富有特色。再如:习近平总书记2014年12月13日在南京大屠杀死难者国家公祭仪式上的讲话,也是对日本据侵华罪恶历史和中华儿女奋起抗战历史的全面总结,他庄严地告诫全世界人民:“忘记历史就意味着背叛,否认罪责就意味着重犯。”这篇讲话只有2100字,却33次提到“和平”。上述总结都以领导讲话的形式出现,很有借鉴意义。
1 ]/ R7 j$ N/ W  j; X7 T( K) l3 `/ G  ——以文字报告的形式出现,在各级机关中经常采用。比如,单位、部门年度工作总结以文字的形式打印上报,就属于这种形式。像《最宝贵的财富最稀缺的资源——关于“青岛企业家群体现象的调查与思考”》(发表在《现代企业教育》2005年第11期上)就是一篇全面性工作总结式的调查报告。全文有一万多字,总结分析了“青岛企业家群体现象”五个方面的特征和四个方面的成因以及五个方面的经验。创新性、启迪性融为一体,写的非常精明干练。让人看了有一种割舍不下的感觉。5 J: {* M. P3 x$ S8 \
  (二)什么是专题性工作总结。所谓专题性工作总结,就是指专门总结某一项工作、某一个方面的经验教训。突出特点是一个“专”字。要求内容专、主题专、事例专、经验专、写作手法也专。一般是总结工作中某一个方面的先进经验,或者是对某一个问题进行总结。比如说,单位在做完一项工作之后,按要求向上级写出的专题工作报告就是这一类型的总结。这种总结在机关工作中常用,所以比较好把握,容易写好。当然,也不是长一个脑袋就能写好的。我感到,不管是老手还是新手,在写专题性工作总结时,必须对有关专题的内容、原则、要求、方法,有一个全面深刻地认识和理解,知道所要写的专题总结专在什么地方,专的是否比较合理,专的是否有根有据,专的是否新颖。自己要是“专”不进去,很可能把专题总结写成一般性的总结。在写作过程中,最好按照提出问题、分析问题、解决问题的顺序,抽丝剥茧,层层剥皮,步步深入,写出特色。比如,《宝钢:改革开放的成功实践》(发表在《求是》2009年第2期上)就是一篇很好的专题性经验总结。全文共有两部分:开门见山,直接切入正题,写得非常好。作者简单勾勒几句导语之后即对情况进行了三个方面高度概括,归纳出了六条宝贵经验,让人一看就知道出自行家之笔,很值得借鉴。
% u' ?( \/ @3 s3 [  J. u9 u% ?4 n  第四部分:总结写作要着重突出经验。写总结的根本目的,不单纯是为了肯定成绩,找出问题,更重要的是为了吸取以往的经验教训,做好当前和今后的工作。这种明确的目的性,要求我们在写总结中,不能满足于把成绩讲够,把问题找准,把措施提好,应该在总结经验上多动脑筋,多花气力,多下功夫。那怕是总结出了一条有普遍指导意义的经验,也是成功的。任何一种工作总结,如果只报情况,不写或者写不好经验,就很难有推广的价值。具体操作上应注意把握以下四点。
. i2 \/ L( k2 ~9 \  第一,写者要具备“六有”的条件。写好经验总结的决定因素,是作者内在素质。如果作者有坚定的政治立场,有深厚的理论功底,有渊博的知识,有丰富的实际工作经验,有较好的文字表达能力,又有充分占有的资料,就一定能够写出好的经验总结。当然经常写的和不经常写的不同,这里有个写作经验的积累问题。也就是说,熟能生巧。需要自己在写作过程中去认真把握和总结。3 A# p/ h0 C' X9 E6 e. m
  第二,写者要达到“三很”的程度。我感到写好经验总结,要把握好以下三点。就是要达到“三很”的程度。即:开好头、结好尾、突出中间,这是写好经验总结的基本要求。古人作乐府诗,要求“凤头、猪肚、豹尾”。意思是说,写乐府诗的开头要像凤凰一样漂亮,中间要像猪肚一样充实饱满,结尾要像豹尾一样有力。笔者认为,这个原则同样适用于我们写总结。竭尽全力把情况部分写得很漂亮;经过精准提炼把经验部分写得很充实;有针对性地把措施部分写得很有力。
) L4 }8 U# q' f( X) M2 e* X$ @% c  第三,写者要广泛占有管用的资料。邓小平说过,学马列一定要学管用的。写总结也是一样,必须充分占有管用的资料。起码要掌握四个方面的内容。(1)单位、部门、组织在半年、一年或某一阶段,做了哪些主要工作,每项工作的起止时间、发展过程。哪些工作做得较好,哪些工作做得一般, 哪些工作做得较差。(2)单位、部门、组织在半年、一年或某一阶段工作中,面临的时代背景情况,利弊条件是什么,遇到一些什么矛盾,分清主要矛盾和次要矛盾,解决这些矛盾和问题,采取了哪些办法和措施,有什么成效,有什么经验教训。(3)单位、部门、组织有哪些能说明工作成效、经验教训的典型事例、精确数据、群众语言、上级评价等。(4)单位、部门、组织当前的工作存在什么问题和原因,哪些是带倾向性的问题,哪些是一般性的问题,哪些是老问题,哪些是新问题。对解决这些问题有什么设想,提出了一些什么要求和标准等等。只要切实掌握了这方面的资料,写经验总结就有了主动权。
7 y0 l! v2 B! E; ^* q& T- d  第四,在写的过程中搞好“四个结合”。能否利用占有的材料说明经验,关键在于“结合”的怎么样。凡是质量高的经验总结,都是观点和材料结合得比较好,这是写经验总结的基本规律。究竟怎样“结合”才算结合好了?笔者认为结合的方法各有所好,各有所长,各有高招。一种是先摆观点,然后用材料说明观点。二种是先讲事例,而后从对事例的分析中引出道理。三种是边叙述材料,边提出观点。四种是在写的过程中,多种“结合”方法交替运用。不管采用哪一种“结合”方法,都要防止和避免把两结合片面写成了观点加事例就算结合好了。所谓两结合,不是两并列和两相加,而是要求选用的事例和提出的观点,都有直接的内在联系,形成有机结合。衡量两者是否结合好了,不仅要看是否把观点和材料写到了一起,更要看是否在分析论证的过程中,把两者内在联系正确的揭示出来,得出规律性的结论和认识,反映出事物的本质。
: t( m9 ]; F4 u! d4 R" n% a  第五部分:总结写作的四种分析方法。执笔写总结一定要进行综合分析。所谓综合分析,就是把搜集到手的资料,来一个集中透视,过过筛子。把能够体现总结的主题思想和经验,能够反映事物本质和规律的东西留下来,经过去伪存真的加工提炼写进总结。讲到“分析”,可能有的同志会说:“工作上的成绩、做法和问题都是明摆着的,还用得着分析?”其实不然,“明摆着”不见得每个人都看得清楚,认识明白。这就需要借助综合分析的这把解剖刀,帮助我们消除视觉上的盲区,力求把情况和问题看得全面一点,深刻一点,辩证一点。综合分析是正确认识世界、改造客观世界的一把金钥匙,必须善于运用。+ D" _2 ~$ c  x! }6 k1 X# J0 W
  一是从上面向下面看,看对不对。就是用党的基本路线、方针、政策及上级的有关规定要求,衡量在工作中采取的措施、制定的决策、取得的成效、总结的经验是否“走神”。有的抓基层注重“送水”,有的抓基层注重“打井”。有的扶贫注重捐款送物,有的扶贫注重上项目传授技术,送工作岗位,等等。用上级的精神加以衡量,就知道那可否,那可取。' o2 h1 G6 I. H/ y: C$ N. Q
  二是从外面向里面看,看新不新。就是用近期党中央、国务院和省市主要媒体上发表的重要评论,用省内外、市内外的先进经验和做法,对照本单位、本部门、本级组织的做法,看是不是有所创新发展,还是照抄照搬,或是半抄半创。
$ M3 e6 h5 C$ g6 S- ~" L2 M  三是从全局向局部看,看有没有指导性。就是站在全党、全省的大局、全市的大局,乃至全国的大局,看本单位所要总结的经验教训,提出和采取的措施,哪些有普遍指导意义,哪些没有普遍指导意义,哪些事例和观点有用,哪些事例和观点没有用。6 G4 H- ]+ p1 @- V* b4 U+ p
  四是从纵向往横向看,看过硬不过硬。就是进行纵横交叉分析比对,看我们总结的是否过得硬,能否打得住。取消一般的,保留最能说明问题的和最为过硬的部分,以保证能够给人以借鉴。. \1 s. z+ T1 C- [/ i
  如果确实按照这个程序进行综合分析,写出来的总结就过硬,质量就高。, d0 }0 H7 ~3 f# D$ b" T$ v1 ^; e
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5 B7 z/ x5 v2 n( ]' f  七看,数据是否准确一致。文章中列举的数字一定要准确,前后一致,左右无误。有时文章中有几组数据,结果一加一减之后就不对了。有时是百分比,数字相除就对不上了,闹出笑话。因此,对上报的数据一定要实事求是,仔细核实清楚。
' f) r* V2 ?; p) A* o8 V( G; Y  八看,文气是否符合要求。公文写作一定要弄懂是上行文、下行文,还是平行文。对上行文,语气一定要谦虚、恭敬;对平行文,一定要平等、亲和;对下行文,语气一定要庄重、明白。避免出现不合规矩和令人反感的语气。8 c; p% M0 E; j9 @4 s
  成功在于勤奋,每一项成就的获得,都要付出艰苦的劳动。: U5 c) Z4 q, w
  只要按照上述方法,经常磨练,就会获得成功。
4 o, j: `  y' Z" j0 ]  (作者为中国公文写作研究会研究员 中国秘书联盟常务理事)8 {: q8 _7 G# C3 ^# j
  地址:山东省烟台市莱山区鹿鸣小区B17-16隋福军收
8 N5 d+ _; I0 n. I1 ]  邮编:264003 手机:13468457081( Z1 D3 N: M7 y# g7 \# O
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发表于 2015-4-2 11:29:00 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
感谢隋老师分享,您可以将实践经验和研究成果逐步在演播室传授给大家。
发表于 2015-4-2 14:55:02 | 显示全部楼层
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感谢分享,这些东西需要在实践中摸索学习
发表于 2015-4-2 15:04:55 | 显示全部楼层
专业写文章
论工作总结的写作与技巧 好文章,学习了
发表于 2015-4-2 15:19:30 | 显示全部楼层
二是从外面向里面看,看新不新。就是用近期党中央、国务院和省市主要媒体上发表的重要评论,用省内外、市内外的先进经验和做法,对照本单位、本部门、本级组织的做法,看是不是有所创新发展,还是照抄照搬,或是半抄半创。
发表于 2015-4-2 15:33:14 | 显示全部楼层
材料是基础,写者要广泛占有管用的资料。邓小平说过,学马列一定要学管用的。写总结也是一样,必须充分占有管用的资料。
发表于 2015-4-2 15:34:48 | 显示全部楼层
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发表于 2015-4-2 16:31:40 | 显示全部楼层
感谢隋老师分享,您可以将实践经验和研究成果逐步传授给大家。
发表于 2015-4-2 16:55:12 | 显示全部楼层
工作总结,要写出特色,只有不断总结,才能发现问题,为下步工作奠定基础
发表于 2015-4-2 20:44:47 | 显示全部楼层
七看,数据是否准确一致。文章中列举的数字一定要准确,前后一致,左右无误。有时文章中有几组数据,结果一加一减之后就不对了。有时是百分比,数字相除就对不上了,闹出笑话。因此,对上报的数据一定要实事求是,仔细核实清楚。
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