 一、立意明确, 思路清晰任何公文都是围绕行政机关施政的某一目的而制发的, 没有目的性就没有发文的必要。因此, 公文的主题要明确, 思路要清晰, 立意要科学, 事实表述要客观。切忌逻辑不清, 结构混乱, 东拼西抄, 洋洋洒洒, 言之无物, 甚至成段地重复上级文件的内容, 而没有结合实际工作, 缺乏针对性和可操作性。同时, 公文是为了便于行政机关之间了解情况、解决问题的, 需要有关部门或人员尽快了解意图, 及时做出决策或认真执行的, 因而要求结构严谨、层次分明、语言表述准确、反映问题开门见山、分析问题切中要害、提出措施切实可行。既要注重指导性, 更要有针对性和可操作性, 而不能将其当成文学作品来欣赏。因此，要求每一篇公文力求做到中心突出、观点鲜明、文字精炼、格式规范。同时公文宜短不宜长, 一般不超过两千字, 最多不超过三千字。 二、内容充实, 语言规范一些政策性较强的公文, 其本身就是政令, 用语规范、准确、结构合理、层次清楚, 逻辑性很强,由浅入深, 逐步深入。所谓内容充实, 就是需要说明的事情, 在公文中一定要说清楚、讲明白, 不需要说的一句话也不要多说，一个字也不要多写。公文所用材料要翔实准确, 数据要准确无误, 做到实事求是。讲清楚“ 应当怎样做”、“ 必须怎么做”就行，而“为什么这样做”一般情况不必展开叙述。要重点阐明本部门的实际情况及采取的具体措施, 少讲大道理, 更不必讲套话、空话。至于那些重复原有文件、照搬照抄上级文件的内容,更不必赘述。《国家行政机关公文处理办法》第25 条第二款明确指出, 公文语言应当“情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确， 篇幅力求简短”。具体说，可以理解为“准确、简明、朴实、庄重”。“ 准确” 就是要用词恰当，句子之间逻辑关系紧密，能恰如其分地说明情况和阐述做法。用语要恰当, 防止褒贬失当，既不要使用过头的形容词, 慎用“极”词, 如“ 最”、“ 第一”、“ 首创”等，也不能使用模棱两可的双关语言。人名、地名、机关名称、数字、计量单位、标点符号等要规范使用, 度量衡单位要使用国家法定计量单位, 如公斤、公顷、千瓦时, 不能使用斤、亩、度等。涉及政治、经济、文化等方面的用词,要注意与国家标准的表述相一致,避免因用词不准确而产生政出多门的现象; 也不要使用尚未被群众普遍接受的新名词、新提法。“简明”是指语言表达要简洁明快、可读性强、浅显易懂， 用最精炼的文字表达行文的意图, 直接晓之以理, 告之以规, 使人们明于行止;同时，避免用词失当, 防止拖泥带水、冗繁累赘。“朴实”则指语言平实、质朴。既不能使用带有浪漫色彩的语言, 也不宜使用夸张、比喻、拟人等修辞手法。不要使用生僻字, 也不能用文言文或半白半文的词语。“庄重”就是要求用语规范、严肃，使用书面语言和约定俗成的模式化用语，而不能使用口头语和方言土语，也不需要刻意地形象描写和浪漫抒情，更不宜追求语言的诙谐幽默。公文写作一定要用严谨而朴实的词语表述事实，以严肃而准确的语言表达本机关的意见。实践中, 公文语言逐步形成了不同于其他文体的风格以及只有公文才使用的词语, 如“望遵照执行”、“ 请结合本地本部门实际认真贯彻执行”、“××文收悉”、“妥否, 请批示”、“以上报告如有不妥，请指正”、“专此报告”等等。根据实际情况灵活地使用好公文专用语言, 会使公文显得庄重文雅、简洁明快。 |
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