先做秘书后做领导全文节选

“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（13）

　　决议具有一定的实用性指导作用，单位或个人通过决议，可以对自己下一步的工作进行更好的安排和部署。议案是我国政府机关或某些特定人士才能使用的一种公文，在日常生活中，切不可随便乱用。指示是一种上级领导对下级机关布置工作的下行公文，具有一定的指导性意义。值得注意的是，指示在平级单位之间切不可混淆使用。

　　 11.如何写函、意见、制度

　　（1）函

　　函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　第一部分，首部。主要包括标题、主送机关两项内容。

　　标题公函的?题一般有两种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成，如《关于报送全国政府部门机关事务工作座谈会材料的函》。公务实践中，前一种标题式样用得比较多。

　　主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

　　第二部分，正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　开头主要说明发函缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”等过渡语转入下文。缘由部分讲?两层意思：一是发文目的；二是发文根据。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

　　主体是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

　　结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。即或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主?部门批准等。

　　结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函可以不用结束语，如便函，可以像普通信件一样，使用“此致，敬礼”。

　　第三部分，尾部。一般包括署名和成文时间两项内容。

　　署名写上机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。

　　函最常见的形式包括建立业务关系函、答复客户建立贸易关系函、老客户联络问候信函、索取样品函、询价函、回复商业询购函、报价函、要求约见信函、答复求职者信函?多种。

　　建立业务关系函，是为了企业的生产与销售，通过多种途径了解客户后，经论证值得与之建立贸易关系而与之联系所用的信函文书。

　　答复客户建立贸易关系函是企业收到希望建立贸易关系函后，迅速按对方要求完整地答复所用的商业信函。

　　老客户联络问候信函是企业为了巩固与老客户的关系，在厂庆、节日等特殊的日子，寄给他们联络信函，并在节日中对他们表示祝贺。

　　索取样品函指要求对方提供样本及样品的信件。

　　询价函是由买方向卖方就某项商品交易条件提出的询问。询价目的是请对方报价，询价对交易双方?没有法律上的约束力。

　　回复商业询购函是指企业（公司）收到的询问（询价、询购）信后，予以回复的商业信函。

　　报价函是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。

　　要求约见信函是推销员为了推销其产品及服务，给客户的要求约见的信函。它比冒昧求见更有礼貌和效率。

　　答复求职者信函是人事部的负责人向求职者答复是否安排面试或者录用的答复信函。

　　（2）意见

　　意见并不是人们常常说的“提意见”的“意见”，而是领导机关常用的公务文书之一，是用于对重要问题提出见解和处理办法的一种事务性公文形式。

　　意见通常由首部、正文两部分组成，有的还有附件，但一般没有尾部。其格式、内容和写法如下：

　　第一部分，首部。一般包括标题和成文时间两项内容。不过，有的在成文时间前注明发文机关名称；有的以文件形式直接行文下发的意见还有主送机关的项目。

　　标题一般由发文机关、事由和文种构成。例如《中共××市委组织部关于×××的意见》。

　　在标题中标明发文机关名称的，一般于标题之下用括号注明成文的年、月、日期。但标题中省略发文机关一项的，有的于成文日期前注明发文机关，有的不在此处注明发文机关，却将其署于正文之后。

　　第二部分，正文。意见的正文部分大都包括发文的缘由和具体意见两项内容，个别的还有贯彻执行的要求。所谓发文的缘由，具体是指提出意见的背景、依据、原因、目的等，表述文字可长可短。有的具体意见在正文结束时有结尾部分。结尾部分的内容，大多是提出要求。

　　（3）制度

　　制度，作为一种公务文书，不是指在一定条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系，如政治制度、经济制度等，而是指一个系统或单位制定的要求下属全体成员共同遵守的办事规程或行动准则，如工作制度、财务制度、作息制度、教学制度等?

　　制度的内容由标题和正文两部分组成。

　　第一部分，标题。标题由发文机关、事由和文种三部分组成，但很多时候标题中省去发文机关，只写事由和文种。发文机关、发布日期写在标题下用括号标注。

　　第二部分，正文。一般分三部分写：写明制发制度的缘由，用“特制定本制度”一语承上启下；写明各种具体条文，即制度的具体规定是什么；写实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容，并且视其内容决定是否分章写。

　　例文：

　　用电管理制度

　　（××厂××××年×月×日发布）

　　为了合理利用国家电力资源?充分发挥用电设备潜力，达到安全、经济、合理、节约用电目的，特制定本制度。

　　第一条　加强用电管理，严格用电制度。实行内部合同制，每月根据生产、工作任务把用电指标下达到车间、部门，做到日清、旬结、月考核，实行节奖超罚，充分调动各用电部门的积极性。

　　……

　　第六条　各部门要经常开展节约用电常识，使有限的电力资源在我厂发挥应有的作用。

　　第七条　全厂车间、部门都应自觉执行，本制度自公布之日起生效。

　　第八条　本制度的修改权、解释权归厂职工代表大会。