 三、公文的特点 公文写作是一种具有明确目的、实用性很强的写作活动，是国家机构、企业及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件。它的的主要特点是： ㈠由法定作者制发。公文的法定作者，指依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织（以下统称为机关），公文必须以这些机关的名义或其法定代表人的名义制发。发文机关必须依照法定权限和职能制发公文，不能越权行文、违法违章行文。 ㈡法定的现实执行效用。执行效用指信息对有关方面行为的强制性影响。公文直接形成于内容所针对的现实公务活动中，对受文者及其他有关方面的行为将产生为法律法规所规定的不同程度的强制性影响，如在规定的时间、空间范围和机构、人员范围内，强制执行内容，强制阅读、办理，强制复文等。 ㈢具有规范的体式。为了维护公文的权威性、准确性与有效性，方便公文的写作与处理，国家有关机构以法规、标准等形式，对公文的文体、结构、格式进行了统一规范，公文制发者必须认真遵循这些规范。 ㈣履行法定程序。为保证公文的有效性，国家有关机构规定了各类公文的生成程序，必须履行这些程序，公文才能产生法定效用。 在政府行政机关和企业公文活动中，公文必须要求依照国家行政机关公文格式和要求执行。我们主要讲企业公文的运用和特点： 企业公文特别讲究标准性、针对性、适宜性。企业公文格式就是参照国家行政机关公文格式和要求进行公文活动的。企业公文写作的主要特点是： ㈠标准性。企业公文要求标准化，依照《国家行政机关公文格式》实施，标准发布：中华人民共和国国家标准GB/T9704-1999国家质量技术监督局1999年12月27日发布，2000年1月1日实施到现在。 GB/T9704-1999替代GB/T-1988。 ㈡针对性。公文活动都是有目的的，所以企业公文特别要注重针对性，主题明确，事由突出。 ㈢适宜性。结合时代特点和企业自身需要，符合公文对象而进行公文活动及写作。讲究言简意赅、事由精炼、主题明确、观点突出，请示事项一定要明确。 公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需信息的重要工具。这一功能主要表现在用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，加强集中领导，维护政令，统一步伐；是下级机关请示、报告工作，反映情况，自下而上沟通纵向联系的基本手段。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的问题予以及时处理；是发布行政法规与规章的重要工具，做到有规可循，从而规范化；公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中取得协调与配合。公文具有较强的政策性和理论性等等。 公文是社会活动的真实记录，具有查找、利用和借鉴的价值。 |
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