 二、办公室常用文字材料的几种主要形式 办公室文字材料包含的内容较多、面也比较大，从信息、宣传、调研、督办到文秘、公文处理等各项工作中各类文件、文稿的起草，都要涉及到文字工作，其中公文占了很大的一部分，包括有些最初的文字材料最终根据需要也都要形成或转为公文印发。这里仅从办公室秘书性工作的职责要求、从撰写文字材料的角度，结合我们实际工作中经常遇到的一些情况和问题，讲以下几种常见形式： （一）领导讲话。 使用“领导讲话”这个说法不一定很准确，叫“讲话稿”可能包括的面更大些，但这里想要突出讲的，主要是我们各级领导在各种工作会议上的讲话。这个“领导讲话”，特别是单位主要领导在年度或半年工作会议以及其他有关工作会议上的讲话，实际并不仅仅是个简单的发言或演讲，它还有另一个名称就是“工作报告”或叫“报告”，以至更严格地说称为“报告”（与公文文种的“报告”不同，此报告非彼报告）可能更规范些，提法上也更贴切、更准确。多年来我们的各级部门、各个单位都是这么延续着做下来的，已逐步成为一种领导方式和工作方式，或者叫实施领导和部署工作的一种主要形式，并形成一种固定的机关应用文体了。这种会议上的“领导讲话”所要反映的中心内容，是一个单位或系统对全局工作或某个方面工作的总体部署，是对所管理的工作在一定时期的全面领导和指导，是履行和行使其行政职能的重要体现，也是所属各单位都必须遵循和执行的“大政方针”。这种“讲话”正式印发下去，用我们习惯说法往往都是要“认真学习领会，本文由老秘网推荐，坚决贯彻执行”的，说它多重要就有多重要。这么讲，这种“领导讲话”材料就不纯粹或说不完全是“写”出来的，而是需要通过单位领导班子集体的研究、讨论共同“制定、决定”出来的。有的公文写作书把对“讲话”与“发言”的分开而论不太认同，实际是对这种“讲话”或说“报告”的本质特征、工作要求及其形成过程缺乏更具体、深入的了解，其实二者的区别也正在这里。而从另一方面来看，不管这个“讲话”需要怎么讨论、怎么研究，总归是要落实到文字上才能够进行这种集体性的讨论、研究并形成最终的“讲话”文字稿，所以又确实是需要通过“写”才能够完成的。这样就给我们怎么“写材料”带来非常“艰巨而光荣”的任务，它是形成领导讲话最基本也是最关键的环节。至于这个“讲话”是否由领导本人来写以及在内容上必然带有的讲话者即领导个人的倾向性，那是领导工作作风和领导的职务行为所在，与“讲话”所属的性质并无矛盾。 既然领导讲话材料属于这样一种性质，那在起草或说撰写这种材料时应当怎么写、需要注意些什么，自己感觉有以下一些方面应特别注意掌握：（1）要有上级的精神（或说理论政策指导）。无论哪些方面的精神，包括文件、会议、讲话等。什么时候的精神，包括长期、近期、当前的以及哪一级的精神等等，这些精神总要有而且必须有，这是贯穿在整个材料中并统领材料内容的纲。从另一角度即工作角度讲，领导讲话或工作报告本身就是要贯彻执行和结合实际贯彻落实上级精神。（2）要有对全局工作情况的了解和掌握。无论已完成的工作、目前的形势状况还是今后的计划打算、发展趋势或走向，无论“横向”的还是“纵向”的，都要有大体的把握和尽可能多的掌握，这是形成材料最基本也是最主要部分的内容。（3）要准确领会领导意图和工作思路。这是形成材料主要观点、主题思想、总体思路的关键。要尽可能地挖掘、扩展、捕捉、完善领导意图。（4）要充分体现“讲话”对工作要有指导性的要求。应该讲到的情况在材料里都要有所体现，部署、安排工作尽可能全面，不应出现大的缺项或漏项。（5）要尽量使用定性语言。以“能做不能做、可不可操作”为基调选择使用恰当语言，做到既要看得懂，又要听得明白，减少使用研究性、渲染性、生僻性的用语。（6）要站在领导工作角度讲领导该讲的话。语气、语调都应注意，是以“领导”身份讲话而不能是起草人或执笔者站在自己角度说的话，要把自己放到讲话的情状当中去选择使用语言。（7）要明确讲话的受众范围和对象。尽量在起草前就要知道是谁讲话、在什么场合讲、讲给谁听，尽量使之“有的放矢”。（8）要确定完成材料的阶段和时限。这在研究材料时应尽量明确下来，以便于根据情况组织人员力量和安排好写作、讨论时间，也防止误事。在内容上，领导讲话材料一般应包括总结工作中的成绩、经验以及存在的问题和原因、分析当前形势和发展趋势、提出下一阶段的工作部署和要求等几个部分。以上仅从组织撰写讲话材料方面谈了应当注意的几点，一些写作方法上须注意的问题待后面讲。 与领导讲话相近似的文字材料还有如工作总结、工作要点、工作安排意见、工作情况报告、向上级部门的工作汇报等，也都基本是大同小异、有同有异，实际工作中也经常是依据这个主“报告”的精神来缩写或改写为其它材料，或者使用和贯彻其中的内容，这当然都是可以的，并无不妥，但写的时候必须注意一定要形成所写材料所需要的新的思路，不能照搬照抄上去，最起码是要注意区别对上汇报与对下提出要求的不同语气，并要斟酌使用与其讲话或汇报的领导者身份相适合的语言。至于领导在出席某个单项的会议或在某项活动上所需要的一般性讲话稿，包括如一些祝贺性的、谈话性的、演说性的讲稿，即所谓“发言”材料，不少写作知识书上常有介绍，这里不多说。 |
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