 （二）经验材料。 经验材料或叫典型材料是我们办公室文字材料中经常要用到的一种形式。往往上级部门开个什么会议，需要我们准备材料在会议上介绍或交流，除座谈性的会议是要求汇报工作情况外，多半就都属于是经验材料一类。因为既然是介绍本单位的工作或某个方面的工作情况，就说明在这些方面有供别人可学习借鉴之处，无论是否构成经验或仅是一般做法，那只是相对而言或有程度上的差别，性质上大体如此。再有一种情况是领导了解发现或从某些方面反映出来，说哪个单位或哪些方面工作做得不错，派机关同志下去专门总结某个单位某些方面的经验，做有关会议准备如经验交流会或通过其它形式予以推广。一般不外乎这两种情况。这方面材料我们在工作中使用得比较广，几乎每年各种会议上都能见到。 典型经验材料的写法也基本形成套路，一般多为“三段式”或“四段式”（或说是三要素、四要素）。即“认识”、“做法”、“效果”或再加“体会”，这是指一般性的经验交流材料，通常只要具备这几方面的内容并符合上级部门或会议的有关要求就应该可以用。如果是向较高层领导机关报送譬如是在全国性会议上介绍的典型经验，那就要组织力量认真总结和加以提炼，真正能够提供更具普遍意义的经验，但这几个方面内容大都也是缺少不了的，只是要求更高而已。至于每份材料结构倒不一定完全要按着这几步先后顺序去套，应根据具体工作情况和做法来合理组织材料，写法可多种多样，但这几层意思肯定在材料中都会有所反映。 与经验材料比较接近的还有如事迹材料、情况汇报材料等。事迹材料（包括单位或集体、个人事迹）在评选推荐先进时常用。写这类材料最需注意的是要突出特点和有具体事例，把最典型的事迹反映出来，同时兼顾到全面而不可片面，切忌千篇一律、千人一面、套话太多、过于平淡。情况汇报材料也是要注意能够体现出本单位自身的工作特点，据实反映情况，多用事实和数字说话，并提出有关建议，以助于上级部门了解真实情况和作出正确分析判断，切忌空泛议论。 （三）调研报告。 调研报告过去更多情况下是称调查报告，现在在形成材料时也多用调查报告。从我们办公室工作接触的情况看，更多是属于这种调研性质的调查报告。它多用于就某些方面工作的现状进行调查研究，更多地是为领导决策和指导工作提供服务。其中有些调研情况可成为总结典型经验的前提，据此或再经进一步了解就可以整理或撰写为经验材料，有些调研则成为领导决策的参考依据，比如我们各单位每年召开行业工作会前所组织的调研即是如此。这种调查报告在写法上的基本要求也可以说是共性要求，就是要“有情况、有分析、有措施、有建议”（亦即三或四要素）。起草这种调研材料对执笔人的理论政策水平、综合分析能力、文字表达能力等都要求比较高，办公室工作要提高服务水平，很重要的是要能够提供出有质量、有水平的调研报告。与此相类似的还有情况反映、工作建议等材料，也多是根据调查研究的情况来写的，有些内容本身就是调研报告的一部分，根据需要可分别进行整理。调查报告还有另一种需要就是针对某种问题进行的专项调查，一般也都要形成调查材料或调查报告，这种调查多是根据领导指派或由各有关专业职能部门来完成的，包括对一些案件情况的调查处理等，有其特定要求，在此不再多讲。 （四）日常公文。 办公室日常公文有多种，公文处理规范中也都有明确规定和要求，这里只就几种常用公文在起草和写作中亦即公文形成前过程中需要尤其注意的问题提示以下几点： 通知——对常用的一般性会议或某个事项的通知，起草时尤其注意要把应该告知的事项说清楚、说完整，不要留有疑问或矛盾之处。这类文件看似比较简单，经常出现的问题就是通知发下去后，往往还会出现打电话来询问或核实其中某些事该怎么办的情况，追溯起来还是起草通知时没有把该说清楚的事情考虑周全。与此相类似的还有上行文“请示”更是如此，最主要的是要把请示的事项和希望上级答复解决的事情讲清楚即可，无关的话尽可能少说或不说，否则上级部门不仅无法研究，以至“批复”都很难作出。 通报——最需注意的是要把所要通报的情况核实准确，内容上必须完全是事实，如同新闻报道不允许出现任何失实一样，通报的情况则一般更应严肃和郑重。如是通报全局性工作还要兼顾到面上的情况，通报工作中的问题要注重分析原因和教训，以期引起大家重视，因为无论通报什么情况都涉及到对所属单位工作的或肯定、或评价、或褒奖、或惩戒，都是为了更有利于推动和促进工作，要通过通报情况切实能够起到通报的作用。 报告——一般为向上级单位报告情况使用。因此，要求报告内容所反映的情况必须真实、准确，内容详实而具体，层次分明，抓住重点，篇幅上也不应太长，文字上更要注意精练，反复修改推敲，言简意赅。这是由这类上行文文种的特定要求所决定的，不能给上级领导部门看了报告感觉不知所云，或通篇泛泛而论让人只知其然而不知其所以然，甚至由于文意不顺畅根本看不进去，这都是非常值得注意的。 意见——除一些类似呈报或函复性的上行或平行文件以外，更多为下发文件并同时抄报给上级领导部门。这类文件的起草对写作者来说可能主动性多一些、发挥空间相对大一些，但要求也比较高，无论在内容取舍、结构安排、文字表述等方面，都需认真思考、反复斟酌、精雕细刻。特别对属于党的工作方面一些重大问题、重要事项提出贯彻落实的意见，起草时对其中的一些理论、政策或认识方面的观点阐述肯定要有而且不可或缺，但一定要紧密联系单位和工作的实际、联系我们自身学习理解领会贯彻的实际来阐述，既要结合实际，更要切合实际，所谓不能讲套话、空话或“官话”，多是在这个时候尤其应当注意。因为这类文件（还包括如决定、指示等）更多反映的是对所属单位一个时期某些重要工作、重大事项进行部署和提出要求，包括如何开展和实施、包括一些政策性的规定要求等都要在文件中作出安排和加以明确。所以，突出指导性、针对性、可行性和可操作性，对于起草这种“意见”性文件来说是最为关键和最需注意把握的，切忌内容上的空洞无物和文字表达上的不确切、不准确。 |
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