 四、文字材料写作程序的几个关键环节 这里只就平时撰写有关文件材料特别是重要报告、领导讲话材料过程中经常会遇到或容易出现的一些问题，从起草、讨论、修改、校审、印发等几个重要环节上，简要提示以下几点： (一)起草阶段。这一阶段最需注意的是不要把起草期间应该完成的事情拖到最后。这个阶段虽然主要任务是建好主体结构、完成材料初稿，但对一些基础性的观点阐述、引证、例证包括一些具体提法特别是统计数字等，能够核实清楚的尽可能地核实准确，对有表述不够确切的文字或一些暂用数字也必须记清楚，待查实后及时修正补充上去，不要等到材料定稿时再去核实。比如经常有这样的情况，起草材料时有些数字还没有按材料内容所需要的截止期限统计出来而是用了代用数字，有些重要精神的引文是起草时仅凭记忆先写上去的而并未核证原文，这时作为材料执笔人如果不能及时查实改正，就很容易一错就错，到最后定稿也不易被发现。这是必须加以注意的。 (二)讨论或会签阶段。这一阶段最需注意的是要认真听取各方面特别是专业部门对报告材料的看法和意见。一般重要报告材料完成初稿后都有个征求意见时期，有的要专门开会讨论听取大家意见。这个时候作为材料起草人员一定要注意听取大家讨论所提出的意见，特别是有关业务部门对材料中属于其自己职责范围工作部分的修改意见，这对完善报告内容和确保提法准确是非常重要的。对有关的会签文件，也要注意听取会签部门提出的修改意见或建议，能够吸纳进去的要尽量按会签意见修改和完善。 (三)修改阶段。这个阶段可以说是融合大家讨论意见后对材料的再创作。除了吸收各部门所提出的具体意见外，还要根据大家讨论情况特别是讨论中领导提出的意见，对材料结构、内容、提法等再作一次整体上的思考，必要时进行适当调整和补充。在内容基本没有问题的基础上，要对通篇的观点和文字进一步作正式修改，通过逐段逐句逐字的仔细反复推敲，严格按语法规范进行“增、删、换、移”，使材料能够大体定型，基本完成修改稿。 (四)校审阶段。这一阶段要做到确保文章材料不再有任何差错。这主要是指正式交付印刷前的校对稿，不管以前看过多少遍，这道关必须严格把好。主要是把住六个方面，即校矛盾抵触，校政策界限，校语法逻辑，校丢字错字，校体例格式，校关键部位。包括文章大小标题的排版格式和位置、用什么字体和字号，包括开头、结尾及关键处的关键字等都要认真核查校对，不能连校对人自己的名字都是错的也校对不出来。尤其现在都是电脑打字，极易出现同音或形近的错字或别字，最好的办法是要“念校”至少一遍以上，确保万无一失。 (五)印发阶段。这个阶段是要求精心负责地把好最后一道关口。写材料人员不要以为稿子交付印刷就完事大吉了。文件印出来后要尽前尽早自己先看一遍，检查印装有无错误、有无缺页、多页、空白页，报送上级部门和领导的文件材料更要重点看。特别是现在行业已全面推行办公自动化，对网上运行的公文必须校看一下文件发送前后的页面效果。包括我们一些会议材料，不要等到上会要装文件袋了才去拆包检查，如果发现有问题再想重印时间都来不及。不仅我们的一切准备和努力前功尽弃，而且贻误会议和工作是大事，这个责任无论如何也是担当不起的。 最后，讲几句文风和作风问题。作为我们办公室工作人员，特别是搞材料人员，一要重实际。要特别注重和讲求实事求是，作为自己一种终生的奋斗方向去追求，这样写出来的文章才能朴实和实在，才不致哗众取宠。二要勇创新。写材料谈不上有更多的创造性，但却最具创新性。要时刻保持这样一种精神，不断进取，不断求新，否则写出来的材料就不可能有什么新意。三要肯吃苦。办公室工作本来很辛苦，写材料就更不要怕吃苦，也不要总想表现自己。要默默无闻、甘于奉献，而且最好还要无怨无悔、乐此不疲。四要多用功。本文由老秘网推荐，写好文字材料关键靠多下功夫。不是讲“板凳要坐十年冷，文章不写一句空”吗，还有什么“千滴汗水一行字，万般心血一首诗”、“吟安一个字，捻断数根须”、“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”等等，这些都应该成为我们的座右铭。只要我们肯于下功夫努力，一遍不行，就再写一遍；再写一遍还不行，我们还写，就“不信东风唤不回”。 |
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