公文写作与处理讲授提纲

这六个特征是：问题特征、名称特征、时间特征、作者特征、通讯者特征和地区特征（地理特征）。所谓“六个特征”，就是以一个特征为主，结合其他特征进行立卷。最主要的是以问题特征为主，结合作者、名称特征进行立卷，这是运用最广泛的一种方式。

灵活运用“六个特征”的立卷方法，无疑是与我国当时的社会生产力和科技发展状况相适应的。因为当时受物质和技术条件的限制，使手工检索成为惟一可行的途径，也使得归档文件必然走上分类组合，逐级检索的道路。

但是，随着党的工作重心由阶级斗争转变为经济建设，挡案工作也开始由封闭型向开放型，由被动服务向主动服务转变。因此，原来立卷归档方法的繁琐、复杂、主观随意性大，难于把握案卷质量以及文书档案人员工作负担沉重的问题必须改变，立卷归档工作的改革势在必行。

（二）改革的原则和意义

1、改革的原则：

八个字，即“简化整理，深化检索”。随着机关单位办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地运用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，为立卷改革提供了新的方向和可能。因此，2001年1月1日，国家挡案局正式发布实施了《归档文件整理规则》，大大简化了文书立卷归档的方法。

2、改革的意义：

（1）缓解了机关档案工作的压力。

（2）节省了机关的财力物力。如“立小卷”，往往形成“一柜子档案半柜子皮”，以及裁边机、打孔机。如果操作不当，直接会破坏挡案的原貌。

（3）理顺了机关档案工作的职能。改革后的《规则》推行文件级管理，取消了案卷，而以“件”为保管单位，减少和克服了“小卷”，节省了资金，节约了空间，而且方便了检索、复制，完善了利用服务。

3、简化的具体内容：

以“简化整理，深化检索”为宗旨，改“立卷”整理为“文件”级整理。主要有以下不同：

（1）取消案卷，采取装盒形式，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。

（2）界定“件”的概念时，规定：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；报表、名册、图册（如红线图）等一册（本）为一件；重要的收文每件为一件。

（3）装订以“件”为单位进行，不再以整卷装订。对装订材料不做统一规定，但要符合档案保护要求，也不限于“三孔一线”。

（4）分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分层次。

（5）排列方法强调按事由（问题）、时间、重要程度作参考因素，可根据实际情况选用。

（6）归档章的位置不限于首页空白右上角，首页空白处皆可。同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。

归档章式样：

注：全宗号由档案馆定，如：22。 未定的可不填写；馆编号不填写，由档案馆编写；机构、问题选其一。

（“式样”中括号内加注的提示文字，只是用以说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用的空间。）