 （三）短期（15年以下，代码：D） 凡在较短时间内对本机关、本单位有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。如：一般性会议文件材料、简报；一般性统计报表；与有关单位签定的只具短期时效的合同、协定、协议书等。 五、文件归档的组织工作 文件归档整理的组织工作，应根据本机关、本单位的具体情况而定。一般有3种形式： （一）集中式。 适用于小机关、小单位，即由文书处理部门（办公室、秘书处或科）统一集中整理归档。 （二）分散式。 适用于大中型机关或单位。即：由各职能部门和业务部门分别立卷归档，文书部门进行指导。其优点是各部门熟悉工作、业务情况，有利于档案的内在联系，便于分类组卷、编目。 （三）集中与分散结合式（混合式）。 适用于中型机关或单位。具体做法是：行政、综合性文件集中在办公室或秘书部门；对业务性的文件资料由各职能部门、业务部门在挡案人员指导下，分别自行整理后，向挡案室归档。 无论采用哪种方式，每个部门一般应确定一名文件整理归档的专职或兼职的内勤人员，搞好平时的立卷和年终归档工作。 六、归档文件的分类 归档文件的分类，是指全宗（单位）内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 对归档文件进行合理分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及排架管理都有着重要的意义。 （一）分类方法 归档文件分类方法很多，但最重要的是以年度、机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。因为这3种分类方法使用率最高。但要注意，机构和问题不能同时使用。 1、年度分类法。 年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。这是运用得最广泛的分类方法，因为这样类目设置标准清楚、明确。 这里有几个问题需要注意： （1）取消了原来按针对年度归档的做法，统一规定为成文年度。如：2000年形成的《2000—2005年工作规划》，应归入2000年度；2003年形成的《2002年工作总结》，归入2003年度。 （2）跨年度事项形成的文件，归入办结年度。如：跨年度的会议文件、跨年度的案件文件、跨年度的请示与批复等。 （3）几份文件作为一件时，应以排列在前的文件日期为准。如：正本与定稿、正文与附件、转发与被转发、来文与复文、复文与来文，均以前者形成的时间归类。 2、机构分类法。 采用机构分类法，能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌，集中反映某一方面工作内容的文件，便于档案的查找利用。 如：办公室、财务处、人事处、宣教处等，按机构设置一个类，机构名称就是类名。在进入档案室的上架排列上，一般是领导机构在最前面，依次是综合机构，各业务部门，后勤部门等。 |
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