上面所讲的这四个部分是有机联系的。没有第一部分就没有第二部分,因为只有做了工作,才能有成绩,如果不把工作过程写上,成绩便无从谈起。第三部分是是第二部分的正向延伸,因为有成绩才有经验,没有成绩就谈不上经验,经验是从成绩中来的。第四部分则是成绩部分的反向延伸。做任何工作,有成绩也会有失误,失误是工作的另一面,所以也是成绩的反面。
如何把工作总结写好,除了要学习写作知识,提高驾驭语言的能力外,要注重收集材料,调查研究,熟悉本单位工作情况,及有关的信息,具体的要求是:
1、要充分地占有材料。材料是总结的基础,没有材料总结便无从写起;材料不充分写出的总结会很干瘪,没有人看。所以在写作前要搜集材料,包括数、业绩、人物、事实等,既要有全面的材料,又要有典型的材料。在收集方法上,可以多种多样,如统计报表,查看记录、深入调查、座谈访问、观察、听取群众反映等,尽可能地把大量的第一手资料掌握到手,从材料中形成概念、观点,然后才开始动笔。举例:索力得公司三个历程、七种意识(发展意识、机遇意识、忧患意识、市场意识、质量意识、责任意识、节约意识)引发“索力得现象”。杨庄矿稳定工作“五一四”工作法。(收集材料的四块理论:嘴里含着一块,手里拿着一块,眼里看着一块,心里想着一块。)
2、要运用辩证思维的方法。也就是要用联系的、发展的、变化的、一分为二的观点来观察研究事物。(美国人到非洲卖鞋;把梳子卖给和尚。)(某公司创业之初,为了选拔真正有效能的人才,要求每位应聘者必须经过一道测试:以比赛的方式推销100把奇妙聪明梳,并且把它们卖给一个特别指定的人群:和尚。几乎所有的人都表示怀疑:把梳子卖给和尚?这怎么可能呢?搞错没有?许多人都打了退堂鼓,但还是有甲、乙、丙三个人勇敢地接受了挑战......一个星期的期限到了,三人回公司汇报各自销售实践成果,甲先生仅仅只卖出一把,乙先生卖出10把,丙先生居然卖出了1000把。同样的条件,为什么结果会有这么大的差异呢?公司请他们谈谈各自的销售经过。甲先生说,他跑了三座寺院,受到了无数次和尚的臭骂和追打,但仍然不屈不挠,终于感动了一个小和尚,买了一把梳子。乙先生去了一座名山古寺,由于山高风大,把前来进香的善男信女的头发都吹乱了。乙先生找到住持,说:“蓬头垢面对佛是不敬的,应在每座香案前放把木梳,供善男信女梳头。”住持认为有理。那庙共有10座香案,于是买下10把梳子。丙先生来到一座颇富盛名、香火极旺的深山宝刹,对方丈说:“凡来进香者,多有一颗虔诚之心,宝刹应有回赠,保佑平安吉祥,鼓励多行善事。我有一批梳子,您的书法超群,可刻上‘积善梳’三字,然后作为赠品。”方丈听罢大喜,立刻买下1000把梳子。)写工作报告的总结,就是要把收集到的各种材料吸收进大脑,然后用辩证思维的方法进行系统地分析研究,去粗取精,去伪存真,由表及里,由此及彼,梳理出有条理的内容,用准确的语言表述出来。因此,写总结的过程也是思维活动的过程。如果不经过思维活动,不经过大脑加工,那可收集的材料就不能发挥作用,等于一堆存放的“建筑材料”。
3、要先写好提纲。写工作报告的总结和写其他材料一样,需要先列出提纲,有纲有目,按照纲目落笔。提纲是工作总结的柜架结构,建房屋先要把柜架结构搞好,写提纲也要先把提纲写好。提纲要从工作总结的整体出发,考虑几个部分,每个部分里写几个观点,每个观点里再写几层意思,或再分几个小观点。一般应写到三级观点,如果能详细更好,越细越好。要注意列提纲时,不能硬拼乱凑观点。可以这样说,提纲是工作总结的骨架,材料是基础;材料附着于骨架,骨架需要材料衬托、填充,二者缺一不可。
4、要吃透领导的意图。你在工作报告中的总结是这个单位在某一个时期内的工作自我评价。如何评价?怎样评价?除了征求下属单位、职工群众的意见外,更重要的是必须得到领导的认可。因为领导高瞻远瞩,掌握全面,许多工作是他们决策、指挥甚至是亲自做的,所以他们有深刻的体会。这就要求写作人员在写总结时,应当首先吃透领导的意图,请领导提提看法,看领导有何想法。写作人员也可以把自己的想法和意见讲出来,请领导提出修改意见。从一定程度上讲,吃透领导的意图,既是尊重领导,也防止走弯路。
5、要熟悉写报告总结的写作特点。有人说:“我不怕飞机大炮,就怕写总结报告”。认为工作总结报告难写。其实任何写作都是“苦差使”,都是一项艰苦复杂的脑力劳动,都有一定的难度。但只要我们熟悉了写作特点,常写常练,反复修改,不怕返工,是完全能够写好的。
三、怎样起草好典型材料
典型材料是把先进集体或先进人物的事迹,或把犯错误党员干部、发生问题单位的情况加以综合整理而写成的书面材料。整理典型材料的目的在于研究问题,推动工作。因此,典型材料应确实具有典型意义。
典型材料包括正面典型材料和反面典型材料。
典型材料内容包括标题、正文两部分。包括单位或个人名称,典型事例的发展过程,典型事例的价值或意义,典型材料中的经验,以及有关编写者的批评、表扬、建议等。这里着重介绍一下先进典型材料的写法。先进典型材料又可分为先进事迹材料和典型经验材料。
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