公文写作浅谈：用规范语言　写简明文章

文章乃经国之大业，不朽之盛事。仓颉造字成功后，竟然惊动得“天雨粟，鬼夜哭”。邓小平同志说：笔杆子、枪杆子，革命要靠两杆子。宪生省长要求，建立定责、履责、问责制度，并提出能力建设分级目标要求：一般干部，所在岗位应知应会；处级干部，职责范围行家里手；厅级干部，分管领域专家权威。

领导讲话稿起草、调研报告写作问题，在公文写作书刊上大抵都是空白。自古文无定法，不同的领导有不同的讲话风格，但这并不排斥我们去进行一些带规律性的归纳总结。我今天给大家交流的一些认识和体会，可能是肤浅的，如果中间有一些经验型的东西可给大家启迪，就算达到目的了。

一、机关公文的写作特点

《国家行政机关公文处理办法》规定的行政机关的公文种类主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。

《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。

几种常用文种的区别：

（一）请示与报告

“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。

一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。

二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。

三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。

四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。

五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。

六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。

七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。

八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。

（二）请示与函

“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。

在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：

一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。

二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。

三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。

四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。

五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。

（三）报告与总结

“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文上报，这是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种。

　　（四）意见与建议

“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位2010年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于2010年XX工作的意见”。

（五）通告与通知

“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于XX的通告”。

“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。

对上述问题的解决方案有二条：一是把《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》认真学习，熟练掌握；二是把不同文种的范文全部存档，随时查用参考。

　　案例一：汇报工作。自己汇报工作，或为领导起草工作汇报，是我们经常要做的事。汇报工作的能力也是一种执政能力。人民网上有这样一篇文章《毛泽东谈怎样汇报工作：不要让人“强迫受训”》。1956年2月14日到4月24日，毛泽东连续听取国务院34个部门的工作汇报，加上国家计委关于第二个五年计划的汇报，连续听了34天的汇报。这次听汇报，毛泽东不仅在政治上形成了《论十大关系》这个重大成果，其间还对领导干部如何汇报工作提出了要求。包括要有情况、有观点，情况和观点要统一，要发议论；要准确、鲜明、生动，要让人懂，不忘记，不要让人“强迫受训”等。还有一个有趣的例子。1958年1月南宁会议期间，李锐和林一山两人被要求一起向毛泽东等领导人汇报关于三峡工程建设的意见。因为汇报工作的方法不同而效果也完全不同。林一山担任长江水利委员会主任，是三峡工程的“上马派”，担任水电部副部长的李锐是“反对派”。林一山先汇报，讲了两个多小时。时间太长，难免漫无边际。李锐汇报不到半小时，重点突出，要言不烦，让听者印象深刻。对这个重大问题，毛泽东没有轻易作出决断。他说：说了不算，再给三天时间，你们各人写一篇文章，第三天晚上再来开会。按此要求，两人各写了一篇文章，林一山写了两万字，李锐写了八千字（李锐在写作过程中得到胡乔木的指点）。到第三天晚上开会时，所有的领导人都已读过这两篇文章。毛泽东首先讲话，充分肯定了李锐的文章：意思清楚，内容具体，论点可以服人。其结果可想而知。