一种灵活运用、简便易行的通报写作方法

摘要: 公文具有相对固定而规范的结构模式和写法，通报作为各机关单位经常使用的公文文种之一，也不例外。但在实际写作中，质量不高的通报随处可见：有的是该通报的情况没有通报，不该通报的情况却通报了，导致节外生枝、工 ...

公文具有相对固定而规范的结构模式和写法，通报作为各机关单位经常使用的公文文种之一，也不例外。但在实际写作中，质量不高的通报随处可见：有的是该通报的情况没有通报，不该通报的情况却通报了，导致节外生枝、工作被动；有的是该查找原因时却没有原因分析；有的是该制订措施时却没有对策办法等等。其结果导致主要信息不清楚，重点内容不突出，通报目的未达到，起不到应有的教育或告知作用。究其原因，既有宏观结构方面的问题，也有微观组成要素写法方面的问题。为准确合理地把握通报的结构与写法，笔者从通报的外在形式和内容构成，即从宏观与微观两个层面入手，对通报的宏观结构与微观构成要素进行剖析，分析通报的一般结构和组成要素，试图总结出一种能够灵活运用、简便易行的通报写作方法。
　　一、通报的宏观结构分析
　　从通报的宏观结构上看，不管是情况通报，还是表彰通报、批评通报，三者在外观结构及内容侧重点上都有所不同。比如情况通报的一般结构通常包括导语、情况和要求；批评通报的一般结构通常包括情况、原因和措施；表彰通报的一般结构通常包括导语、主要做法、成绩、希望或要求等。即使是同一种类型的通报，由于内容不同，其外在结构可能也大不相同。因此，仅仅从表面上看，通报的外部结构大相径庭，似乎毫无规律。但是从每份通报安排结构的思维逻辑上看，是有规律可循的。其逻辑结构通常可分为：为什么通报、通报什么、注意什么等部分。即首先回答受文者的疑问“为什么”，接着回答“是什么”，最后还要提醒“注意什么”。从逻辑上看，这样的结构是完整而又较为严密的。
　　（一）为什么通报——发生了什么
　　通报与其他公文都有一个共同的特点，就是都有导语。通报的导语常常有两种表现形式：一种是简述缘由；另一种是交代概况。缘由，也就是说明为什么要下发通报，通常以说明根据、简述目的等方式来表明缘由，目的是说明发文事出有因，不是无的放矢，让受文者提高认识，引起重视，便于文件的执行。概况，就是概括某一工作或事件的总体情况，即告诉受文者“发生了什么”。概况最直接的目的是开门见山，点明主题。概况还有一个间接目的，即间接说明为什么要下发通报，因为发生了某个重大情况，或者做了某项工作，所以自然要将情况通报给大家，从而引出下文。因此，这部分实质上是回答受文者心中的疑问：为什么通报？比如：
　　例1：某市《2012年上半年党风廉政建设检查考核情况通报》（摘取原文部分内容）
　　为扎实推进建设系统党风廉政建设，全面贯彻落实党风廉政建设责任制，按照建委党委的安排，2012年7月１日至６日，我们采取座谈、听汇报、看资料等方式，对建委下属各单位党政领导班子及其成员贯彻落实党风廉政建设责任制情况进行了检查考核。现将有关情况通报如下：
　　分析：导语采用“为……按照……”的句式，简要说明下发通报的目的和根据，以此表明缘由，随后概括做了什么，点明主题。这是通报导语常用的写法。
　　提醒注意：“为什么通报”应简单明了。缘由点到即可，不需要太多的说明。从上例中可以看出，缘由就是一句话，一笔带过，发文目的非常清楚。
　　可以再通过一个例子来验证一下导语的逻辑结构。
　　例2：某局《2011年度目标管理等四项工作考核情况通报》（摘取原文部分内容）
　　为认真贯彻全省建设工作会议精神，全面掌握2011年度全局各项工作落实和完成情况，根据《关于开展2011年度目标管理等四项工作考核的通知》要求，2011年12月30日至2012年1月11日，局考核领导小组对18家局属单位2011年度目标管理、纪检监察、公务员及事业单位人员、综合治理等工作进行了检查考核。现将考核情况通报如下：
　　分析：该例文仍然采用“为……根据……”的句式，简要说明下发通报的目的缘由，并引出做了什么，也就是工作概况。
　　导语只是对事情的一个概要的说明，仅仅是个点题，情况很不具体，要想让受文者了解具体信息，自然要过渡到下一个部分，即具体情况如何。
　　（二）通报什么——情况如何
　　这部分是回答受文者的第二个问题，即告诉受文者“是什么”或者“情况如何”、“怎么样”，说明事情的现状，是通报写作的重点。比如：
　　例3：某局《2011年度目标管理等四项工作考核情况通报》（摘取原文部分内容）
　　一、考核情况
　　本次考核，局党委十分重视，局领导带队，局党办牵头，局纪委、监察室、计财科、人事科、保卫科共同参加。考核小组紧紧围绕目标管理责任状等考核依据，采取多种方式深入了解各项工作任务完成情况：一是听取各单位主要负责人关于全年目标管理等四项工作完成情况的汇报；二是对照各单位的工作汇报，现场查阅有关档案和资料记录；三是考核小组成员对被考核单位工作任务完成情况进行评价和反馈。检查结束后，考核组全体同志本着实事求是、客观公正的原则，就检查情况对被考核单位进行综合评议打分，确保全面、真实地反映各责任单位的目标管理执行情况，力求通过考核，解决存在问题，夯实薄弱环节，督促各单位切实从思想上、工作上、制度上落实目标管理责任制，全面促进各项工作顺利开展。

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