常用公文的写作及其相关事项

它是把工作中出现或遇到的某些重大问题或情况向上级反映的报告，比较多的是专题报告。

这种报告在写作时，要着重写明出现这一问题的原因，分析这一问题的性质，说明对此问题的看法并提出解决问题的要求，以供上级了解情况，提出处理意见。在结尾部分，常用“特此报告”、“以上报告当否，请批示”等作结语。

（3）回复报告

主要用于答复上级的询问或对上级交办的任务其处理结果的回复。它通常是根据上级要求所作的报告。

这类报告首先写明理由，其次写报告的内容。要按照上级的询问要求一项项答复清楚，或是按实际情况把办事的依据、主要措施、结果等写得详细具体。结语一般用“特此报告”或“特此报告，请审查”等。

（4）总结报告

严格来说总结报告并不是公文，但它又有公文的成份，也是我们经常要写的东西，所以在这里简要讲一讲。

一篇好的总结报告，对上要符合党的路线、方针、政策，对下要符合实际情况，切实对工作有指导意义。还要有好的介绍方法、有吸引人的力量，能说服人、打动人。基本要求是：

第一，必须树立正确的指导思想。我们写总结报告不是为了“例行公事”、“应付差事”，而是为了寻找事物的规律性，吸取经验教训，指导当前和今后的工作；不是为了算流水账，罗列现象，只叙述情况和过程，而是为了分析、综合，抓住主流，探索本质，摸索规律；不是为了搞绝对化、一点论，而是为了总结经验，找出教训。即要讲优点，又要讲缺点，既要报喜，又要报忧。这样才能有高度的概括，精深的锤炼，使总结充满活力和指导意义。

第二，必须注意收集和积累材料。写总结报告时，是要用大量事实作依据的。既要从实际事物中引出经验和教训，又要悟出道理和规律来。因此，占有的材料越丰富，引出的道理就越有说服力。任何总结报告如果没有充足的材料作依据，是不能写好的。材料的获需靠平时的积累，那么我们平时要注意积累那些材料呢？一是文件资料类，包括上级下发的文件和通过各种途径进行的部署、科室的总结报告、各种会议记录、座谈会纪要、工作简报等；二是所见、所闻类，包括工作进行中的主观条件、发生的问题、碰到的困难、采取的措施、收到的效果以及典型事例等。三是需搜集整理的。如各方面反映的意见、存在的问题、工作中的经验和体会等。有了这些资料再加以分析整理，去伪存真，去粗取精，等到你动笔写得时候，就会很得心应手了。

第三，必须从本单位实际出发，反映出个性来。个性来自于实际。实际情况是什么样子就如实地反映成什么样子，既不用主观的框框去规定和剪裁客观事实，也不能把外地区、外单位、外部门的情况张冠李戴的变成自己的情况，更不能把违反科学的、缺乏客观依据的东西写进总结。现在大家都喜欢从网上下载东西，这应该说是一个扩展思路、激活思维的好方法，能够给自己很大的信息量，用好了对提高写作质量很有帮助。但如果过分依赖网络，就会造成思维的懒惰，消弱你分析问题、综合认识问题的能力，还会使文章缺乏个性。所以一定要正确运用网络而不依赖网络。

第四，必须认真研究上级精神，领会领导意图。党中央、国务院的精神，有的是通过文件直接下达的，有的是通过各种会议和其他途径部署下来的。本单位领导的意图往往是这些方面的综合体现。因此，平时要注意多听、多记、多整理、多领会领导讲话，使写出的总结报告符合领导意图，符合中央精神。

总结报告一般分三个部分。

第一部分是情况概述。简要说明工作完成的时间、背景、取得的主要成绩和效果等，给人先有一个全貌的了解。

第二部分写主要做法、经验和体会。这是总结报告的重点部分。结构上多见于按照工作性质的分类，分成若干个小标题，把做法和经验揉在一起写。这种方法写起来比较方便。

第三部分写存在的问题和努力方向。这部分要求简短、明确，切实可行。

（四）意见