公文写作的主题提炼及语言运用

一般来说，领导人在上级机关召开的会议上的讲话，多数是汇报式的讲话。因此在讲话中要多讲一些带有本单位特色的东西，多谈些新情况、新问题，特别是多谈些工作中的新鲜经验，多谈提些供上级决策的意见和建议．考虑到上级机关工作繁忙，管理的事情多，因此讲话一定要突出重点，短小精悍，有血有肉，在用语、修辞上，要注意分寸，注意礼貌，留有余地。 

在平行的兄弟单位之间的交流会上讲话，在内容、语气等方面都要注意，不能有强加于人的内容，不能用下命令、发指示那一类的口气，而要用平等商谈的语气，阐述观点，交流情况，协商问题。 

如果领导人是在自己管辖的范围内，就自己分管的工作发表讲话，在内容上可以充分展开，注意理论性、系统性，这里，还有一个组织群众和宣传群众的问题，要通过领导人的讲话，把情况、问题交给群众，既从群众中汲取营养，让群众出主意想办法，同时，又要将党的方针、政策通过自己的讲话传达给群众，对群众进行党的路线方针政策的教育。 

领导人秘书在注意讲话的对象时，还要了解听众的文化水平。这一点对于讲话的效果也是很关键的。因为即使你讲的道理很精深，语言文字也很讲究，但是如果群众由于文化水平的缘故听不太懂，难免有“阳春白雪”“下里巴人”的感叹，那很自然就达不到讲话的预期目的。因此，领导人秘书在为领导人草拟讲话时，要清楚听众的文化构成。如果听众文化水平较低，则在写讲稿时，一定要注意深入浅出，尽量用浅显通俗的语言说明深刻的道理，用语上尽量少用比较生涩难懂的词汇，多用通俗甚至口语化的语言。总之，讲话的目的是为了让听讲人接受你的思想、观点，把领导的意图变成群众的行动，而不是通过讲话，哗众取宠。因而只有清楚地了解对象，才能使领导人讲话起到推动工作的效果。 

3．明白讲话场合。 

领导人讲话的场合很多，但一般来说，作为领导人秘书在草拟讲话稿时，需要注意这是会议讲话。会议讲话依其场合，可分为开幕式上的讲话，闭幕会上的讲话和会议中间的专题讲话。这三种会议场合内容不同，讲话的要求也不同。 

如果是为领导人撰写会议开幕词，那就需掌握开幕词的特点和写法。首先开幕词的总体要求是提纲挈领，短小精悍，言简意赅，富有启发性。开幕词的一般构成是：第一，要用短而有力的语言宣布会议开幕，并准确地表明会议的主要议程。第二，阐述会议的重要意义，这一点要阐述得有理论色彩，如果历史上曾经召开过类似的会议，则可将这次会议与以往的会议作出比较，阐明这次会议与往次会议不同的历史背景、不同的意义，通过阐述，使与会者对出席这次会议引起高度重视。最后，向会议发出号召，提出要求，为把会议开得圆满成功而努力。 

闭幕词在写作的总体要求上和开幕词是一致的，要求简短，内涵却十分丰富，富有概括性。闭幕词的一般构成是：首先，要用确切的语言，对会议作出评价，开得是否成功，议题有没有完成，是否达到预期目的。在评价时，要实事求是。其次，要对会议期间大家提出的重要问题进行概括和总结。一般来说，会议上大家提出的问题，有些是开幕词和会议中间的专题讲话所不能一并包含的，特别是有些认识不完全一致的问题，与会者总希望在闭幕会上能得到比较圆满的总结。因此，领导人秘书在草拟闭幕词时，一定要充分掌握会议情况，将一些需要总结概括的问题，通过闭幕词表达出来。这样的闭幕词对于统一思想、统一认识，很有价值。最后，通过闭幕词，向所管辖地区、部分发出贯彻会议精神的号召，并庄重宣布会议闭幕。 

领导人在会议中间的讲话，一般来说，是会议的主体讲话，也是某项工作的专题讲话。这类讲话，其特点是内容丰富，篇幅较长，由于会议内容不同，讲话写作也不尽相同，一般来说，都要分为若干小的部分，每一小部分都标出体现中心的小标题，类似工作报告，请见附例江泽民在全国劳动模范和先进工作者表彰大会上的讲话。 

注意领导人讲话的不同场合，研究不同场合讲话应注意的问题，这是领导人秘书为领导人拟写讲话应注意的问题。当然，不同场合，除了开幕式、闭幕式等等大型会议场合外，还有宴会上的讲话、招待会上的讲话、欢迎会上的讲话等等，这些有的是需要拟稿的，有些是领导人即兴演讲的，不管如何，讲话稿一定要和讲话场合的环境、气氛相适应，这样才能使讲话的内容收到好的效果。 

欢迎词是在接待迎送宾客开始时对其光临表示欢迎的致词。其格式为：称谓；向出席者表示欢迎、感谢和问候；概括已往取得的成就以及变化和发展：放眼全局，展望未来；结尾再一次表示感谢。 

欢送词是在接待迎送宾客结束时，对其离去表示友欢送的致词。格式基本同欢迎词，中间部分要简练一些。 

答谢词是宾客对主人热情接待，在仪式上表示感谢的讲话。其格式：称谓；表示感谢和祝愿；结尾再一次表示感谢。 

祝酒词是在宴会开宴前，所发表的表示挚诚敬祝的讲话。其格式：标题；称谓；正文；致词人(或代表谁)在什么情况下，向出席者表示欢迎、感谢和问候，谈成绩、作用、意义；展望未来，联系面临的任务、使命；结尾常用“请允许我，为谁、为什么而干杯”。 

祝贺辞是对人、对事表示祝贺的言辞。祝辞一般是事情未果，表示祝愿、愿望。而贺词则一般是事情既果，表示庆贺它们的写法通常是先写标题、称呼，再写祝贺的话。接下来写祝贺话由，事情成功的意义或其他，井无定格，最后结尾，可勉励进步。