 指定项目是用于规定必须填写的数据项目。它由公文管理标记（包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等项组成。 选择项目是用于规定供选择填写的数据项目，可根据文种的需要选择填写。它由签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等项组成。 现将公文格式的各个组成要素按公文的文头、行文、文尾三个部分的书面格式顺序分述如下。 （一）文头部分 公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。 1、公文格式代码。公文格式代码又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标记符号。由9位阿拉伯数字码组成。标识于文件首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的文件逐一编制代码，是使每一份文件都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。 由于文件检索代码的国家标准尚未正式公布，所以，包括中央在内的诸多文件目前尚未标注检索代码。 2、印制顺序号。印制顺序号又称公文份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。它的作用主要是针对秘密文件，有了印制顺序号，在登记、分送和清退时均可对号核点，以便于查明责任，加强公文管理。 印制顺序号一般用6位阿拉伯数字标识在文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方位置，前面冠以"NO："符号。数字不足规定数时，前面用"0"（零）补齐。 3、秘密等级。秘密等级简称密级，是指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。 1988年9月颁布的《中华人民共和国保守国家秘密法》第九条规定：国家秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。 "'绝密'，是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；'机密'是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；'秘密'是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。" 在文件上正确地标定密级，保障秘密的安全，对于维护国家的安全和利益，具有重要的政治意义，必须严肃、认真、准确、不能随意提高或降低密级。 文件密级的标注位置在文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。 4、紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理的时间和要求。又称缓急时限或处理时限。紧急文件应根据紧急的程度分明标明"特急"、"加急"、或"急件"；紧急电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。 文件标明紧急程度，是为了特别引起文书处理部门和承办人的注意，以保证文件的时间效，确保一些紧急问题能得到紧急处理。 确定与标明文件的紧急程度，是一项严肃的工作，一定要根据文件内容的时间要求而定，该急则急，该缓则缓。不要随意将公文的紧急程度升格，防止滥标急件。如果把平件也标成急件，形成急件太多，就会造成急件不急，以致影响了真正急件的处理。紧急文件标明何种等级，应由公文签发人确定。 标明紧急程度的位置在文件首页文头上左上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，上下对齐。紧急程度应在信封上加盖戳记注明。 限时送达的文件须在文件封筒上注明"务于某日某时送到"或"限某日某时送达"。此外，有的急件是在标题的文种前面标明的。例如，1993年3月19日《中共中央办公厅、国力院办公厅关于切实减轻农民负担的紧急通知》（中办发电[1933]7号），还有"紧急请示"、"紧急报告"、"特急电"等。 5、收文处理标记。收文处理标记包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。在收文处理标记中标明档号，即全宗号、目录号、案卷号是很重要的，它方便文件归档以后的查阅与保管，特别是适应了部分档案文件不予装订的具体情况，标明档号则有助于防止文件的散失。 收文处理标记的位置在文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理章标识。 6、文件版头。文件简称"文头"。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。 文件版头由发文机关或规范化简称加"文件"二字组成。如《中共中央文件》、《国务院文件》、《中央××省委文件》、《××省人民政府文件》等。 文件版头大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体一般选用长宋体，给人以庄重、美观、大方之感。版头下面有一间隔横线，作为文头区域和行文区域的分界线。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。间隔线与版头一样套红印制，表现出公文的严肃性与权威性。使用这种套红文头的文件，通常称之为"红头文件"。 《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关的公文版头格式通常有四种： ①《中共×××文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策、作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。 ②《中国共产党××委员会（××）》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。 ③《中共××办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）（××）》用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件、批转下级机关的报告、请示，以布有关事项，向上级机关报告、请示工作。 ④《中共××部文件》、《中共××部（××）》用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围的事项，向上级机关报告、请示工作。 联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。例如，党中央和国务院联合行文，用《中共中央文件》版头。国务院、中央军委联合行文，用《国务院、中央军委文件》版头。联合行文的同级别机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。例如，××省《关于党政群机关工作人员参加成人高等教育有关问题的通知》（×组发[1990]15号）就是用《中共××省委组织部、××省教育委员会、××省人事厅、××省财政厅文件》的版头发布的。 在民族区域自治地区，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字排队在上面或前面。 7、发文字号。发文字号是指由发文机关编排的文件代号。发文字号由发文机关代字、发文年度（两边加括号）和发文顺序号组成。 例如："中发[1993]5号"，代表中共中央1993年第5号发文；"国发[1993]10号"，代表国务院1993年第10号发文；"国办发[1993]12号"代表国务院办公厅1993年第12号发文；"×政办发[1993]15号"则代表××省人民政府办公厅1993年第15号发文。 发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件时可作为文件的代号使用。 编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。如上例中的"中"，代表中共中央；"国"，代表国务院；"国办"，代表国务院办公厅；"×政办"，则代表××省人民政府办公厅1993年第15号发文。 发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件时可作为文件的代号使用。 编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精炼、最集中的概括。如上例中的"中"，代表中共中央；"国"，代表国务院；"国办"，代表国务院办公厅；"×政办"，则代表××省人民政府办公厅。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取最有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复和雷同。例如，某省的"计划委员会"、"计划生育委员会"、"计量局"，如果都用"计"字作代字，引用发文字号时，就分不清是哪个单位的文件了。机关代字一经确定，就不能轻易改变，同一机关的机关代字若前后不同，将会结公文的制发和处理工作造成混乱；发文年号要写全，用方括号括入，不要将[1993]写成[93]，也不要将发文年度置于机关代字之前；机关代字如用"×发"，发文顺序号之前不必加"第"字，机关代字如用"×字"，序号前须加"第"字，写成"××字[199×]第×号"。 几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。如1987年1月1日，国家语言文字工作委员会、国家出版局等七个单位联合发布的《关于出版物上数字用法的试行规定》，发文字号就用的是国家语言文字工作委员会的"国语字[1987]第1号"，其他六个单位的发文字号都没有必要写上去。党政机关的联合发文，只标注党的机关的发文字号。所以说，联合发文只需一文一号，一文多号反而会引起混乱，也不便于引用。 发文字号的书写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；"命令（令）"则在公文标题下面当中，写"第×号"。 8、签发人姓名。在文件中标注签发人姓名，是表示文件生效并对该文件内容郑重负责的一个标志，一般供上行文选用。 《办法》第十条规定："上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。"《条例》第八条也规定："上报公文应当在发文字号右侧标注'签发人'，'签发人'后面标注签发人姓名"。 |
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