 五、内容求“实”。求实在之一在实话。也就是通过调查研究、综合分析得出来的既能够反映客观实际又能够指导具体工作的富有真情实感、真知灼见的话。具体来说，就是材料中所体现的情况、采用的数据必须真实准确，有来源、“靠得住”；所提出的观点、展开的论述必须从实际出发，言之有理，言之有物，言之有据，言之有度；涉及的事项要合符逻辑、切实可行。求实之二在实效。实效，就是有用、管用、有利、有所值，能够得到领导、上级和群众的广泛认可和普遍欢迎。实效的本质在发展，核心在效益，表现在创新，成果在“为民”。古今兴盛皆在于实，天下大事必存于效。只有树立求“效”的理念，所写材料才能体现出真正的价值；无效或才肆意堆砌的材料，不写也罢。求实之三在务实。就是在整理材料时要本着实事求是、一丝不苟、精益求精的态度，包括融入个人的思想感情、学识素养，以及时间精力的真挚投入等等。
六、结构求“序”。谋篇布局是整理好材料的前提。如果结构不顺，思路不畅，层次不清，材料就很难“立”起来。因此，整理写作时应按一定的思路或逻辑关系安排好材料的结构，先讲什么，后讲什么，有条不紊，提纲挈领，思路清晰。有的同志整理材料不注意谋篇布局，习惯于想到哪写到哪，写完后又不仔细推敲、认真修改，致使整个材料布局摆放和逻辑混乱，就像一丛乱糟糟的“杂草”，使人读后理不出头绪。解决这个问题，最好的办法就是事前拟列一份写作提纲，“搭个架子”，先写什么，后写什么，中间怎么承接过渡，最后怎么收尾等，用文字或图示符号标识出来，做个“备忘”，以便整理写作时参考。这不失为一种整理文字材料常用的也是实用、管用的好办法。
七、体式求“准”。在实际应用中，有些同志整理材料容易出现体式混乱现象。一是“方向”错误。比如，明明是上报反映情况的材料，有时会整理成下发“要人去做”的材料；明明是部门间沟通交流性的材料，又会写成汇报或“动员”式材料式等等，不一而足。二是“口气”不对。向上报送材料，一般可视为“上行文”，在用语上就要体现出一种下级机关对上级机关的尊重、谦恭和礼貌，应多用陈述性语气；对下发送的材料，一般可视为“下行文”，在用语上就要体现出坚定、果断、要求等祈使性语气；一般交流性材料则可视为“平行文”，在用语上就要体现出诚恳、平等、谦和等语气。三是体式混乱。比如总结性材料与调研材料就既有相同又有异同之处，不易区别；特别是专题性的经验总结材料与典型经验的调研性材料较为相近，更容易产生混淆。这两种材料都要求迅速反映改革发展与稳定工作中的新问题、新经验、新事物，在调查研究的基础上总结出规律性的东西，用以指导当前的工作；又都以叙述事实为主，通过典型的材料阐明某种观点。但总结性材料与调查报告性材料又是有区别的：总结材料的对象和内容一般是自身、本单位、本部门前阶段的实践活动，是一种事后行为；调研性材料的对象和内容则比较广泛，基本上没有什么限制，可以是本单位，也可以是外单位的，甚至是社会上的人和事，可以调查现实的材料，也可以调查历史的状况。从写作目的看，总结材料侧重于对自己所做的事做得如何作出客观评价，总结经验教训，指明存在问题，以推动下一步工作，是对计划落实情况的检查；调研性材料的目的则在于侧重对事物现状进行反映、探讨和了解，认识事物的客观规律，以点上的经验来推动面上的工作，对全局有较强的指导性。所以在写作方法上，总结性材料就要通过具体做法和事实事例，着重说明所获得的成绩收获和经验；而调研性材料，则应以具体的实例来说明典型经验的性质、意义和作用。这一点，在整理时就要加以注意和区分。
八、表述求简。首先是简短。就是要长于抓住要害，善于运用矛盾分析法，抓住事物的主要矛盾及其矛盾的主要方面，重点突破，击中要害，决不求面面俱到；要开门见山，不刻意追求形式，做到“不兜圈子，不绕弯子，不穿靴子，不带帽子”，有一说一，有二说二，直奔主题，干脆利索。其次是简洁。就是语言表述要简洁，避免说“多余话”、“题外话”和“重复话”，体现“多一字则长、少一字则短”的境界，做到严谨严密、言简意赅。第三是简明。材料源于实践，因此要贴近基层、贴近实际、贴近群众、贴近行业特点。整理材料特别要注重吸收一些群众性、大众性的语言，多选择一些简洁、明快、生动而又意蕴深厚的民间俗语、地方“谚言”、业务“术语”、部门“行话”，以及鲜明生动的比喻和例子，这样，就非常有利于把抽象的概念平易表述，深奥的道理通俗阐述，复杂的事物简要说明，严肃的问题轻松道破，材料也就显得生动、得体和富于吸引力。 |
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