机关应用文写作讲座

三、机关应用文写作实务

刚才简要了解了机关应用文的概念，下面重点探讨如何写好机关应用文。

1.准备工作

“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草机关应用文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭。写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，狭义上说是动笔之前的准备。

1.1 长远的准备

从长远准备看，主要是锻炼三种基本功：分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。

（1）掌握上情

要准确地掌握党的路线、方针、政策，善于从中央、市委和区委的一系列重要会议、重要文件中把握各时期、各阶段组织工作的重点,做到上情了然于胸，从而确保文字材料的政治性。

“上情”来自学习。我们要认真学习有关文件和报刊，深刻领会中央、市委和区委的指示精神。只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在机关应用文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证指示精神的贯彻和落实。

（2）熟悉下情

要熟悉基层党组织的基本情况，熟悉基层党员、干部、群众的基本需求，不断总结基层经验，发掘工作特色，查找存在问题，研究有效对策，从而提高文字材料的针对性。

“下情”来自实践。要深入实际，深入到党员、干部、群众中，开展调查研究，获得第一手资料，找准“上情”与“下情”的结合点。要从鲜活的事实中抽象出工作的规律，防止闭门造车、照抄照搬，克服言之无物、空话连篇，使我们所写的机关应用文更具生命力。

（3）感悟风格

在机关应用文写作，特别是撰写领导讲话时，要明确领导的语言风格，从而使文字材料更加符合要求。

“风格”需要洞察。“语言风格”就是要根据工作需要、根据不同场合、根据不同受众，确定机关应用文的行文语言和格调。语言风格需要在平时观察和体会。特别是撰写领导讲话，还要考虑到领导同志自身的风格，如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格。

1.2 下笔前的准备

从具体的写作过程看，下笔之前主要做好材料的准备，思想观点的准备，构思的准备。

（1）材料的准备。这是机关应用文写作的基础。在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集，材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料，是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还要补充，但有准备总比没有准备好。

（2）思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的，也就是文件的主旨。因为不同的目的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。有些文件，比如调查报告，一开始调查，目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。

（3）文种的确定。文种是机关应用文，特别是公文的表现形式，有着特定的影响力，每个文种都有着特定强制性、约束性、执行性、广泛性、综合性等等。要达到某种行政目的或行文目的，必然要求运用机关应用文特有形式所具有的表现力和影响力，使用特定的文种。因此，应当根据行文目的来选用文种。例如，某个重大原则问题要让下级遵守并执行，就要用“决定”，而某个一般具体事项要求下级去做好，可用“通知”下达。文种的确定要在动笔前考虑好。