机关应用文写作讲座

2.谋篇布局

文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了机关应用文的写作意图后，就要围绕主旨对整个文章的结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系。

2.1 谋篇布局的基本要求

机关应用文谋篇布局的要求是完整、严谨、自然、匀称。完整是指首尾圆合，线索连贯，没有缺头少尾、七零八落、残缺不全的毛病；严谨是指材料组织紧密，主旨严密，结构细密，无懈可击，没有颠三倒四、顾此失彼的毛病；自然是指行止自如，顺理成章，不矫揉造作，没有人工雕琢、牵强附会的毛病；匀称是指层次段落的划分要适度，体态匀称，搭配适当，没有比例失调、前后割裂的毛病。

2.2 文章结构设计

（1）内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。作为组织部门，我们平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。

（2）外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。

一是层次、段落和标题。层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要。标题在段落、层次划分中期到了非常重要的作用。按照层次大小划分，标题可以划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等。机关应用文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题和以偏概全，又要求语言简洁精练。层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式等，最常见的是总分式。“总分式”开始先作总的概括（前言，似“导语”，总结报告中则是总体评价），接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系（前后、因果、重轻都可以根据用意来安排），形式上是并列（用序号、小标题或分段）。最后做一个小结（强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用结语）。 

二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。 内容转换时需要过渡，由总括到分述之间也需要过渡。过渡的形式有三种：过渡词（于是、就、因此、总之、可是、由此可见、综上所述等等）、过渡句（如“现将具体情况报告如下”）、过渡段（将过渡句提出来单设一个自然段，一般用在较长的机关应用文中表示内容的明显转换）。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。常用方法有三种：首尾照应，前后照应，题文照应。

三是开头和结尾。机关应用文的开头一般有六种方式： “起因”式。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇文章，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头；“目的”式。开宗明义第一句就说明本文的目的，一般使用“为了……”、“为……”； “根据”式。一开始先说明制作公文的依据，一般多是用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某文件要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等；“时间”式。一开始先点明某事、某情况的时间，有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“……之后”句式开头；“引文”式。一开始先引用文件或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。比如：“党的十六届六中全会指出：……”；“事情”式。即把事件、情况一开头就简明扼要地介绍清楚。机关应用文的结尾大体可分为自由式和比较固定式两类。自由式，即随着文章的自然发展，该讲的问题讲完即收。比如法规，该写几条就是几条，最后一条写完即可收尾。汇报提纲把该汇报的内容讲清楚就可打住。会议纪要也是把会议的要点，分条分段写出，不必再加什么“尾语”。这些文种的结尾没有什么习惯用法，更没有格式。但有些文种的结尾则有一定的格式或习惯用法，我们叫它“比较固定式”结尾。比如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”，“当否，请示”等。指示和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门按照执行”，“把落实情况尽快上报”等。通知结尾一般用“特此通知”等等。调查报告的结尾比较自由，但也有一些习惯用语，使用较多的结尾有，总结性地写出报告的主要观点。总之，机关应用文究竟用什么方法结尾，还是依内容而定。