机关应用文写作讲座

3.锤炼语言

不同的文体，有不同的社会功能，也形成了不同的语言特色。机关应用文的语言具有鲜明的特色。

3.1 机关应用文语言要求

准确、简洁、鲜明、易懂是机关应用文语言的基本要求。

（1）准确。机关应用文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。

（2）简洁。机关应用文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。

（3）鲜明。机关应用文，不能像文学作品那样，含蓄隐晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。

（4）易懂。写机关应用文不能哗众取宠，不能用那些华丽而不易懂的辞藻，不能用那些自己生造的语言，不能有“学生腔”、“文学腔”，不讲空泛的“普通话”，多讲实实在在的“地方话”，多用群众语言。

3.2 机关应用文的语言特点

机关应用文有着较强的书面语言的语体色彩。

（1）平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的，不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中，不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是：实在，不用烘托、渲染等手法，而是实实在在地写下去；质朴，如实地表现事物的本来面目，不允许艺术夸张；通俗，机关应用文的用词造句，都应当力求大众化，避免用生僻晦涩的字句。

（2）得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说到什么程度，用什么语气，选择什么词汇，都要考虑最后的效果。要做到得体，还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令应庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。比如，请示性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示，则要严谨、周密、明确，不能写成乞求式的文章。命令的用语，则必须斩钉截铁，毫不含混。

（3）确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义，那就必然造成思想混乱，给工作带来损失。

（4）概括。机关应用文的用语要求简捷明快，因此应当特别注重使用论断性语言、综合性语言、群众性语言。在总结、决定、决议、指示等机关应用文中，要善于运用论断性语言。这样做，第一可以增强文件的说理性和说服力；第二可以增强文件的无可辩驳、不容置疑的权威性；第三可以用较少的文字说明比较多的、比较深刻的道理。