公文写作基础知识大全

第十二章 公文立卷工作

---- 一、公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的．具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。它是文书部门整理与保存文件的一种重要方法，也是机关公文处理工作的重要内容。

---- 二、案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体。它是文书档案的基本保管单位，与公文立卷有着密切的联系。

----三、公文立卷工作的组织。公文立卷工作的组织主要有建立和健全文书部门的立卷制度，正确选择立卷的地点和确定公文立卷范围等方面。其中，建立和健全文书部门立卷制度是组织好立卷工作首先要解决好的一个问题。明确公文立卷的范围，是保证在公文立卷工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后查找利用的需要。

----四、公文立卷的原则可表述为,“保持文件之间的历史联系，区分保存价值,便于保管和利用”。根据这一原则对公文立卷工作捉出了“保持文件间的历史联系”、“区分保存价值”、“便于保管和利用”三个方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括为：遵循公文立卷的原则与要求，科学地选用公文中的某些特征作为立卷标准，把文件组合成案卷。这一方法的核心是科学地选用文件特征作为立卷标准的问题。根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。问题、时间、文种、作者、地区和通讯者可作为公文立卷的基本特征。

---- 五、公文立卷的准备工作包括事先编制好立卷类目、坚持做好平时立卷工作两方面的内容。立卷类目也称归卷类目、案卷类目。它大体上可分为综合的立卷类目、分编的立卷类目两种。在编制或者修订立卷类目时，必须坚持由公文处理部门为主的原则。立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成。在编制好立卷类目的同时还必须做好平时立卷工作。所谓平时立卷工作是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归人卷内。

第十三章 案卷整理与归档

----一、案卷的整理与归档，或称正式立卷与移交归档。包括编目成卷和移交归档等项内容。

----二、案卷的组合，简称组卷，是指机关文书部门在年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。它是文书案卷整理的一项重要内容，也是整个公文立卷工作中的一个很重要的环节。

----调整定卷，是指在平时立卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。年终进行调整定卷是机关文书部门或业务部门一项非常重要的工作。

----卷内文件排列和编号，卷内文件排列是指将每个案卷内的文件技用一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后，应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。

----拟写案卷标题，案卷标题，也称案卷题名，是对春内全部文件内容的总概括。它是案卷封面上最重要的项目，也是以后编制档案工作的主要依据，拟写案卷标题是文书工作人员、档案管理人员的一项基本功。

----编目成卷工作，是指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个公文立卷工作的基本完成。

---- 案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录,备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件,也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订,是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和散失，便于保管和利用。

----案卷装订的要求是；整齐、牢固，不影响阅读。案卷排列与编号,是指案卷经过编目装订以后,将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反块机关的工作话动。

----案卷组合和编目成卷工作完成以后，公文处理部门应根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，井按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷一起向机关档案室移交。至此，标志着整个公文立卷工作的完结，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。案卷目录是案卷的名册，是查找利用档案的一种最基本的工具。案卷目录又可作为移交目录，是公文处理部门逐年向机关档案室交接案卷的依据和凭证。案卷目录的项目有：“案卷号、案卷题名,页数、保管期限、备注"等。文件检索工具，是指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。文件检索工具的编制是公文处理部门在文件材料立卷后进行的一项重要工作，主要有文号索引、文件分类目录等。公文立卷部门立好案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。文书案卷的归档，既能保证本机关的档案完整，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富.