第七节 有关文秘工作的基础知识
一、什么是公文？其特点有哪些？
公文是有关组织和单位、如党政机关、社会团体、企事业单位等，在公务活动中的形成的具有一定格式和现行效用的信息记录材料。财政公文是财政部门在财政管理过程中运用的公务文书，具有规范体式和法定效力。
公文的特点主要有：鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性、较强的时效性。
二、什么是公文语言？其特点有哪些？语言的应用有什么要求？
1．公文语言：指制作和处理公文的文字语言。
2．公文语言的特点有：
①庄重。庄重是指语言要端庄、格调严肃。庄重的公文语言能表明发文机关的言行和态度。
②准确。准确是指在表情达意时，语言要真实，语言要确切，内容要完备，褒贬得当，符合实际。
③朴实。朴实指语言平实自然，是非清楚，通俗易懂、恰如其分，不浮华夸饰，不形象描绘。
④精炼。精炼是指语言简明扼要，不冗长空泛，详略得当。
⑤严谨。严谨是指语言含意确切，文句严谨，周密、分寸得当，切忌语意不清，模棱两可。
⑥规范。规范是指公文中的语言构成及组合，既要符合现代汉语语法和一般逻辑规则，又要符合公务活动中所提出的规范性要求。
3．语言应用：公文中大部分的语言是作者通过造词造句而形成的，但有些语言是公文体式中已经明确了的，只是在相应的地方使用就是。如财政部门的预算报告中的称谓语句： “各位代表”，“主任、各位副主任、各位委员”；还有“……请大会审议，并请××政协委员和列席人员提出意见”。再如报告中的结尾语句：“特此报告”，“以上当否，请指正”；请示中的结尾语句“特此请示，请批复”等等。在拟写公文时，要严禁用粗语俗语和谚语，同时也要注意标点符号的应用。领导在批示公文时，也要注意批示语句的规范、明确，以便划分责任和落实。
三、如何正确选用文种？
制发公文应从四个方面入手，选用正确的文种。一是必须在《办法》规定的范围内选用文种；二是依据行文关系选用文件；三是依据制发机关的职权范围选用文种；四是依据行文目的的选用文种。
四、什么情况下财政部门可以对地方政府正式行文？
除以“函的形式”商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得给下一级政府正式行文，如果确需向下级政府正式行文，应报政府部门批准，并在文中注明“经政府同意”字样。
五、什么是联合行文？联合行文应注意哪些问题？
联合行文是指由两个以上机关就同一问题或事项共同发文。同一级政府、同级政府各部门、上级政府各部门与下一级政府可以联合行；政府部门与相应的党组、军队可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文时应注意以下几个问题：
1．同一级别，同一层次；
2．应明确主办部门；
3．联合行文时，主办机关要排列在前，编主办机关文号；
4．联合发文的签发，应由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。
5．联合上报的行文，由主办和机关加盖印章；联合下行的文件，联合机关都必须加盖印章。
六、审批预决算时如何选用文种？
审批预决算是财政部门的一项经常业务。一般用两个文种审批。对同级机关或部门用“函”批，对下级机关用“批复”批。
七、公文中的数字写法是如何规定的？
公文中的数字写法有明确的规定，公文中的数字，除成文日期、文章结构层次序数和成语、词组、惯用语中作词素的数字必须用汉字外（如三令五申、独一无二、三个问题等），应当使用阿拉伯数字。
八、公文中的年、月、日写法是如何规定的？
一是文件标题和内容中的年、月、日都要用阿拉伯数字。
二是公文中的日期要写全写具体，不能汉、数混写。
三是落款的成文日期必须是汉字数码。
四是公文中忌用“前年”、“去年”、“明年”等词。
九、公文主题词的有关规定。
公文主题词是将公文内容作高度概括并经规范化和选优处理的词和词组，是作为计算机进行公文信息处理的标识。
财政部对财政公文的主题词作了明确的规定：
（1）一份公文的主题词不能超过6个，标注在文件抄送栏之上，顶格里；
（2）主题词一般在《财政系统公文主题表》中选用，不能擅自造词；
（3）主送政府机关的公文，要在政府机关《公文主题词表》中选用，第一个词标是类别词“财政”。
（4）在词表查不到，但又必须标行的新生词语，可以先标行，并在其后加“△”。
十、提高公文写作水平的基本方法：
一是要多掌握公文写作的基本格式和要求，以便应对不同形式的公文需要。
二是多读一些公文材料，学习和了解上级或领导对某一公务活动的主要精神和要求，从而体现上情和领导意图。
三是要多做调查研宄工作，吃透下情，确保公文的实效性。
四是要多练多写多改，在文字语言和逻辑思维上下功夫，做到费话少说，确保公文语言得体有效。
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