与秘书朋友谈公文写作三问

第二个问题：切实把握公文写作的要点

搞好公文写作，必须：深入了解公文的基本特点，熟练掌握公文写作的基本方，切实把握好公文写作的基本过程。

要点之一：公文的基本特点

　　了解公文的基本特点，是公文写作的基础。公文姓“公”不姓“私”，不像散文、诗歌、小说等“私文”那样，可以随心所欲，信马由缰，想写啥就写啥、想咋写就咋写、不想写就不写，写的好坏也没人管，最多发表不了。文秘人员的写作，也应当公私分明，不能公私不分，更不能因私废公。从事公文写作，就应当深入了解公文的特点，并在写作时予以充分体现。

一是公文有法定的权威性。作为机关喉舌的公文，文成而法立，具有代表制发机关的法定权威性。作为行政机关发布的公文，代表了政府的职权和意图，具有行政领导和行政指挥的权威性，具有法定的强制性和约束力。了解了这个特点，在写作的时候，就要站在机关和领导的角度，站在政治和全局的高度，而不是文秘人员个人的角度去写。

二是公文有特定的程式性。一是文种的法定性。《国家行政机关公文处理办法》规定的法定公文的种类主要有十三类、14种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。广义的公文，还包括法定之外的总结、计划、制度、调研报告、领导讲话等机关事务文书。二是公文的格式性。公文的标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注及用纸、装订都有统一要求。公文的文风、语言，也自成一格。三是行文的规则性。四是收文、发文的程序性。这些特定的程式，有助于维护公文的权威性和严肃性，有利于文书工作的规范化，有利于提高机关工作效率。对于这些特定的程式，必须严格遵照执行，不能违背。（关于这点，随后一科户科长还要详细讲解，这里就不再多说。）

三是公文有鲜明的针对性。所有公文，或是指导工作、布置任务，或是反映情况、请示问题，或是联系事宜、商洽工作，都有具体明确的实用目的，都是针对工作中发生的新情况、新矛盾、新问题，提出解决办法和措施。写公文的时候，要有的放矢，注意内容的针对性和操作性。

四是公文还有明显的时效性。每个公文，都有一定的时效，随着形势的发展、情况的变化而变更、失效或废止。公文的时效性还表现在制作和行文上，都有一定的时限要求。写作公文，要抓紧写，不要等到啥都准备好了才动手，行动也要提高效率，争取按时完成，争取提前呈送领导审阅。

要点之二：公文写作的构成要素

了解公文的特点之后，接下来就要熟练掌握和运用公文写作的构成要素：

公文写作的构成方式要素，象其他文体一样，一般来讲包括主题、材料、结构、语言四个要素：

――主题是公文的灵魂。好的主题要具备正确、深刻、新颖、集中四个特点，要坚持党的方针政策、符合法律法规、遵循实事求是的原则。

――结构是公文的骨架。公文的结构包括公文的格式及公文内容的结构安排。不同的文种、不同的内容，有不同的开头、主体、结尾结构方式，应当尽可能多地掌握。

――材料是公文的血肉。正确地选择和使用材料是决定公文成败的关键之一。公文的材料主要包括事实材料、理论材料、背景材料和数据材料，要求典型、简洁、准确。

――语言是公文的细胞。公文的语言，要求准确、简练、庄重、严谨、规范。