与秘书朋友谈公文写作三问

要点之三：公文写作的表达方式

公文的主题、材料、结构、语言四个构成要素，要通过适当的表达方式把其恰当地表达出来，形成一篇完整的、高质量的公文。各种文章的表达方式分为叙述、说明、议论、描写、抒情五种，公文也不例外。

说明是公文最基本、最主要的表达方式，可以说任何公文都需要说明。所有公文，一般都需要对目的、意义、起因、做法、要求、基本情况等作出说明，尤其是决策性、规定性文件，几乎块块、段段、条条都离不开说明。因此，要加强对说明的研究，认真掌握其特点和规律，这对提高公文的质量是非常有益的。

议论在公文中用得很广泛，要做到论点正确、鲜明，论据充分、可靠，论证周密、有力。

叙述在公文中也比较常用，要根据文种及主题的需要，突出重点，概括、简明。需要注意的是，叙述要与议论很好地结合起来，因为叙述一般都是为议论服务。

描写、抒情在公文中很少使用，但在通报、嘉奖令、领导讲话等叙述性较强的公文中可以使用，也应当掌握，目的是加深受众印象，增强文稿的生动性和感染力。

在公文语言表达方面，还要讲究修辞。修辞属于艺术的范畴。在某些文种和语境中，适当运用排比、比喻、借代、双关、象征、引用、设问等艺术修辞手法，可以显著增强公文的表现力，使公文新鲜活泼，生动感人。

要点之四：公文写作的思维方式

公文的表达方式和构成方式，最终要靠思维把其运筹起来、并调配得当。思维是智力的核心，也是公文写作的关键。公文写作的思维，大多数文种是用抽象思维，少数文种如需要描写、抒情的文体要用形象思维。抽象思维，主要是逻辑思维，可以分为三种：一是辩证逻辑，就是哲学；二是普通逻辑，也叫形式逻辑；三是数理逻辑。辩证思维作为哲学，就是世界观和方法论的问题，这个大家都学过，不再多说；数理逻辑，就是数字和定理之间的逻辑关系，与公文有关系但关系不大，也不再说。因此，我只着重谈谈公文写作必须掌握的形式逻辑。

形式逻辑是研究概念、判断、推理的学问。公文写作的过程，实质上就是与概念、判断、推理打交道的过程。市政府李东武秘书长曾经说过，如果不懂得形式逻辑，就不可能写好公文。就是写了，自己看了很满意，出了问题也发现不了；别人猛一看闹吵吵，有些观点也很新很深，但仔细一看，种属概念混淆，判断不明确，推理强词夺理，层次不清，不合逻辑，经不起推敲。因此，要写要公文，必须精通形式逻辑。

要点之五：公文写作的基本过程

掌握了公文的基本特点和公文写作的基本方式，就可以进入公文写作过程了。公文写作的基本过程，一般可以分为收集资料、编拟提纲、撰写、修改、校对五个环节。

一是收集资料：这是前提。要全、新、准、实。

二是编拟提纲：这是关键，是成功的一半，纲举目张。要从大处着眼，往细处入手，向精处锤炼。要拟好各级标题，布局好素材。

三是撰写：依照提纲，设置场景，闭门造车，一气呵成，一挥而就。设置场景，就是要设身处地，换位思考，进入角色，弄清“五个要素”，即何人、何事、何时、何地、对谁讲。

四是修改：文章是改出来的。修改要先大后小，先粗后细。先改结构、段落、标题、观点，后改语句、词汇、文字和标点符号。

五是校对：细节决定成败。把好材料出手关。