秘书培训讲义：公文写作如何选材

        古人有“落笔成章”、“倚马可待”之说，形容一些人写东西很快，究其原因，那也是在平时积累了很多知识，掌握了很多材料，经过平日的深思熟虑，才一挥而就的，如果平时没有掌握丰富的材料，也不可能“落笔成章”、“倚马可待”。北宋著名诗人梅尧臣写的诗又快又好。一次，他坐船去汴梁，同船的都是些文人墨客。途中寂寞，大家坐在一起写诗对对子，别人苦思冥想，搜肠刮肚，也写不出一首好诗来，而他却出口成章，落笔即诗，而且首首出色，惊倒四座。后来人们发现，他身边总是带着个小袋子，不时地在纸上写些什么，然后塞入袋子里。有人偷偷打开他的袋子一看，发现纸上记的全是诗句或搜集的写诗素材，大家这才明白他出口成章，落笔即诗的原因。这个故事告诉我们，写作虽在一时，积累全在平时，如果平时注意积累材料，知识储备丰富了，写作时就可以化难为易，得心应手。

        （二）材料的种类

        站在不同的角度和依据不同的标准，材料可以分出许多种。这里我们从写作过程和表现形式来划分材料的种类。

        从写作过程看，公文材料有两种：一是原始材料，即与公文内容相关的现实生活中的各种情况，如人员、事件、观念和数据。二是文中材料，即写入公文中的各种事实和观念。它们的作用是：原始材料是形成公文主旨以及拟制公文的基础，文中材料是说明主旨的支柱。　　

        从表现形式看，文中材料又分为事实、理论和事项三种类型。

        先说事实材料。事实材料包括直接发生的和间接转引的。在调查报告、情况报告、事迹介绍、情况反映、工作总结等文书中，大量的是以事实为主的实体材料，文中所反映的情况主要指总结概括的事实情况，即单位或部门遇到的问题、发生的事情（过程、动向）、工作的进程（作法、经验）等。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况是第一手材料。此外，有时也有间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。

        再说理论材料。理论材料是指党和国家的路线方针政策，国家的法律法规，上级领导机关所颁布的相关政策、规定，以及权威言论、科学原理和社会议论等。

        最后说事项。事项是某些公文如意见、指示、决定、计划、规划、方案、规章制度等中的主要部分，作为材料来说具有特殊性，其表现形式是分条列项的具体规定。

        大家都知道，文章的表达方式主要有五种，即叙述、描写、议论、抒情、说明。公文所用的表达方式比文学作品要少，主要使用叙述、议论、说明三种。这三种表达方式也并不是在所有的公文中都使用，公文的种类不同，主要表达方式的运用也不同，因此，材料在不同种类的公文中的表现形态也不一样。具体来说，在以议论为主要表达方式的公文如讲话稿、指示中，材料分为事实材料和理论材料。在以叙述为主要表达方式的公文如总结、调查报告及工作报告中，材料也分为事实材料和理论材料。而在一些政策性规定性很强的公文如意见、决定中，材料的表现形态有特殊之处，其正文的原由部分中，材料表现为情况叙述、文件依据和引用观念，而事项部分，材料的表现形式是分条列项的具体规定。