谈谈行政机关的公文写作

要正确运用“请示”和“报告”。“请示”与“报告”的主要区别：一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。二是内容不同。请示可以围绕请求事项反映情况，陈述意见，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹带请示事项，即使是内容复杂的综合性报告也不例外。三是规范性用语不同。如结尾用语，报告多用“特此报告”，或“以上报告如有不妥，请指示”等等，请示多用“以上请示，恳请批复”等。四是成文时间不同。报告大多属于事后行文，而请示则属于事前行文。

    第二，要正确运用“通知”和“通报”。“通知”和“通报”的主要区别：一是从适用范围看，通报仅限于表彰先进、批评错误和传达重要精神或情况，明显小于通知。二是从传达的事项来看，通报少于通知，但却突出了“重要精神或情况”。三是从目的和作用看，通知强调“做什么”和“怎样做”，一般要求办理，有的具有较强的强制力和约束力，而通报主要使受文单位了解某一重要精神或情况，多起引导、启发、告诫和沟通信息的作用。 
    第三，要正确运用“公告”和“通告”。“公告”和“通告”的主要区别：一是从内容和功用看，公告比通告宣布的事情重大，一般事宜不用，而且内容比较单一；通告是对某一事项做出规定或限制，内容比较具体，业务性较强。二是从告知的对象和范围来看，公告比通告广泛，涉及国内外，不限于“社会有关方面”；通告则限于局部地区的有关单位和人民群众。三是从发文机关来看，公告的发布机关级别较高，多由国家领导机关制发或授权新闻单位发布，一般机关、团体、企事业单位不宜使用。四是从语言表达来看，公告大多比通告短，更庄严、郑重。五是从发布形式来看，通告除登报和广播电视外，还常采用张贴形式，而公告一般不用。 
    第四，要正确运用“决定”和“意见”。“决定”和“意见”的主要区别：一是内容使用范围决定比意见广泛。二是决定的内容具有强制性、约束性，意见的内容多是指导性。三是从行文方向看，决定是下行文，意见可下行也可上行，还可平行。
几种常用公文的写作方法。 
    （一）通知。 
    1.适用范围 ：通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 
    2.通知的类型：若按性质划分，可分为5大类：
（1）印转类通知 ：用于批转下级机关的公文；转发上级机关公文或不相隶机关的公文；印发本机关的公文。
（2）指示性通知：用于发布指示、布置工作的通知。　
（3)告知性通知：用于向有关单位告知某件事情。
(4)会议通知。开头：写明什么机关召开什么会议，然后以“现将有关事项通知如下”导入主体部分。主体：写明会议主要内容，参加会议人员，会期、会议地点、报到时间，其他有关事宜，一般还要注明联系人和联系电话。结尾：写“特此通知”，也可不写。 
    解决在层层转发“通知”中出现的公文标题繁杂冗赘的几种方法。
一是，“压缩介词文种法”。即省掉第一个介词“关于”，保留一个文种“通知”。如：××县人民政府关于转发《××市人民政府关于切实抓好今年春耕生产的通知》的通知。可改为：《××县人民政府转发市人民政府关于切实抓好今年春耕生产的通知》。
二是，“摡要法”。即不管有多少层转发，不拘囿于原标题结构和层次，通过高度概括而表达原意的一种方法。如：“××关于转发《××省财政厅转发〈财政部关于修改国家工作人员出差补助标准暂行规定的通知〉的通知》的通知” 
    可改为：《××关于转发有关修改国家工作人员出差补助标准暂行规定等文件的通知》。 
    三是，“适当修辞法”。即发挥结构助词“的”的作用而达到减少“关于”和“的通知”的目的。如：“××县经委关于转发《市经委关于转发〈省经委关于转发《国家经委办公厅关于批转〈《经济日报》发行工件座谈会纪要〉》的通知〉的通知》的通知”，可改为： 《××县经委关于转发国家经委办公厅批转的省经委和市经委转发的经济日报发行工件座谈会纪要的通知》。