 二、公文格式 公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。公文是给人看的。因此，就要设法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不仅要观点正确，内容真实，条理清楚，文字精练，而且要格式规范，结构合理，页面整洁，标识齐全，给人以清新悦目的感觉，吸引人阅读，便于处理，否则，就无法很好地发挥公文的效用。 目前党委办公厅系统正在进行的公文规范化工作，对公文格式看得很重。在此方面我老秘网市比较落后，存在的问题较多。如：有的公文红头大小不一，字体设计粗糙；有的发文字号、机关代字的使用不科学、不准确；有的标题用字不规范，有用三黑的，有用二宋的，还有用楷体、隶字和行草体的；有的上行文不标注签发人，有的下行文、平行文却注标签发人；公文用纸大小不一，装订质量不高；在文排方面，有的未落实每页20行、每行25个字的要求。另外，在文种使用、主题词标引、发文时间和印发传达范围的标注等方面，都还存在不规范的问题。下面，按照《条例》规定，我简要给大家谈一谈在这些方面应当注意的问题。 《条例》第八条从17个方面规定了党的机关公文的格式：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、发送机关、印刷版记组成。”由于时间关系，这17项不一一细讲，挑几项讲一下。 （1）密级。即公文的秘密等级，分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于版头左上角、份号下方位置，用三号黑体，第一个字同正文左边取齐，当中空一个字的间距，如“机密”。按照国家保密局有关规定，密级后注明保密期限，如“机密★ 年”。但考虑到党的机关公文涉主的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，《条例》中未提及保密期限问题。在省委办培训班上，我就这个问题请示省委办的同志，他们的意见是，如果需要，可以找保密局帮忙标上；若未标保密期限，则按《条例》第37条规定执行。即“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。” （2）紧急程度。是对公文送达和办理时间的要求。紧急文件应分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。《条例》未对紧急程度的标准位置作具体规定，所以，除个别情况外，一般不标紧急程度。如有的文件确实很急，可在文件上盖“特急”、“加急”章。如确需在公文上标注的，省委办公厅认为应标注在份号下边，与密级并排列出，中国加一个圆点相隔。 （3）发文字号。由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可（用4号仿宋）。需要请大家注意的问题是：机关代字要准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用，发文年度要用全称，并且用“〔〕”（六角括号）括起来，不能能“（）”或“〈〉”、“[ ]”括号。发文字号在大红字与红线之间居中稍偏下，用四号仿宋表示，文号之间应空半格，如“濮发〔2000〕5号”正确表示是“濮发〔2000〕5 号”。在使用“请示”、“报告”等文种，需标注签发人的，发文字号则标注在红线之上左方位置，签发人则标注于红线之上右方位置。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。 （4）签发人。《条例》规定，上报公文应在发文字号右侧标注签发人姓名，这主要是强调领导负责制，体现公文的严肃性和领导人对公文的负责性。要注意三点：一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，要标明联署单位签发人的姓名，不能只标其中一个单位的签发人；三是签发人姓名后不必加“已阅”、“同意”等字样。 （5）标题。是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题（事由）和文种三部分组成。有时也有省略发文机关名称的情况（如标题过长时省略）。标注于红线之下居中排列，用二号宋体（加粗），一般不用标点（书引号除外）。标题下面如有时间，应用三号楷体。公文标题一定要准确、鲜明、简炼，排列整齐、美观。 （6）正文。是公文的主体和核心所在，用来表达公文的内容，位于标题或主送机关下方。一般用三号仿字体，每段的首行空两个字，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款（应尽量避免），为维护公文的完整性，应在末页第2行注明“（此页无正文）”。文件若是转发通知，转发通知部分用三号楷体，后边转发的内容部分仍用三号仿宋。正文中的序号应当按照一、（一）和 1. 等顺序排列，序号后面的标点应是：一后为顿号，（一）后不用符号，1后为小圆点（中办）或顿号（省办）。 （7）附件。是正文的补充材料或参考材料。若带省附件，应在正文之后，落款之前写明附件的名称，并与主件装在一起。有的在正文中涉及附件内容处，加括号注明“见附件”或“附后”也可以。另外，印发规章或批转有关部门的报告，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主体的一部分，其内容应视为正文。 （8）发文机关署名。也叫落款，和“抬头”是对应的，位于正文末页的右下方，凡有主送单位的公文必须有落款，不能以标题中的发文机关代替落款。落款最后一个字同正文倒数第5个字取齐，中间应当空半格，如“中共濮阳市委”应当表示为“中共 濮 阳 市 委”。 （9）成文日期。一般署会议通过或领导人签发日期。联合发文，则以联署机关最后一个签发日期为准。特殊情况署印发日期。要用年、月、日全称，位于落款右下方，日期最后一个字同正文部分倒数第2—3个字取齐，并于落款单位第2或第3个字取齐，时间（阿拉伯数字）与年月日之间应空半格，正确表示为“2000 年 9 月 5 日”。决议、决定、条例、规定、意见等不标明主送机关的公文，成文日期加括号（用3号楷体）标注于标题下方居中位置。 （10）主题词。是将自然语中的名词术语经过规范化和优选处理的词或词组，标注于报送机关或印制版记上方，用于文献的标引和检索。每件公文选用的标引词数量，一般应在10个以内，主题词三个字用三号黑体，后面跟冒号。主题词内容部分用三号宋体加粗，词与词之间要空出一格。 |
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