 下面，谈一谈公文主题词的标引问题。时间关系，主题词标引的意义、总则，标引词选定规则、主题标引的组配规则等等，我们不能细谈。这里只能讲两个问题： 首先，讲一下公文主题词标注上的误区。一是认为标注主题词只是“文件标题的简缩”。标注中不是根据公文的主题，而是根据公文的标题。二是认为标注主题词就是标注主题词就是将内容说清楚，于是不厌其烦的列出一大串词。三是认为标注主题词要“符合语法”，认为主题词就是无主句，谓语、宾语要齐全。四是不熟悉词表，多作自由标引，想当然、随随便便一标了事。这都是不行的。大家一定要主意。 其次，讲一下公文主题标引的步骤和方法。 步骤有5个，即审读公文、分析主题、提炼主题概念、转换主题概念和标引主题词。 审读公文。要注意两点：一是注意审读公文的外部特征，即公文标题。二是审读公文的内部特征，即公文内容，搞清楚公文内在的逻辑关系，了解公文中各部分的重点问题，摘理出公文中的关键句子和结论性意见等等。 分析主题。从形式上看，主要是分析主题的类型；从内容上看，主要是分析主题的结构。公文主题有单主题和多主题之分。所谓单主题，是指一篇公文只有一个主题；所谓多主题，是指一篇公文有两个或两个以上并列的独立主题。公文结构有主体因素和非主体因素之分。主体因素是公文主题的主要成份，表述公文主题的核心；非主体因素是公文的次要成份，表述公文主题的时间、地点、状态等修饰成份。例如：《市委、市政府关于新形势下加强和改进思想政治工作的意见》，这就是一个单主题公文；其主题是“新形势下加强和改进思想政治工作”。在此主题中，主体因素是“加强和改进思想政治工作”，“新形势下”表示状态，起修饰作用，是非主体因素。 提炼主题概念。提炼主题概念的过程即是分析、归纳和概念的过程，是对公文的内容加以表述或标识的过程。其目的在于确切反映和表达公文的主题思想，为公文主题词标注做好必要的准备。公文主题概念不同于公文主题，公文主题是公文的中心思想，它用一个完整的句式表示出来。而公文主题概念则是表达公文主题的关键词汇，它用名词或名词性词组表示出来。 转换主题概念。提炼出的主题概念属于一种自然语言，主题概念要作为主题词进行标引，心须进行主题概念的转换，使自然语言变为检索语言。一是直接转换，即是从词表中抽出同主题概念相同的正式主题词直接进行转换。二是间接换，即采取分解的办法，把复杂的主题概念分解为若干单主题概念，然后再进行转换。 标注主题词。查表抽词进行主题概念转换后，我们即按照公文主题检索的要求和主题标引的深度，采用一定的标引方式，标注出主题词。我们将主题词“党校教育”和“意见”标注在文件尾部，并按照公文主题标引规则的要求正规地书写。 公文主题标引方式有四种： （１）概括标引。又称整体标引，以每个文件为标引单位，对文件整体内容作概括性的标引。只标引文件最主要的主题内容。概括性的标引能完整反映文件的主题思想。 （２）重点标引。根据不同部门、不同业务的需要，文件标引应有不同的重点。经济工作、政法工作、文化教育、科研、军事各部门，都有各自的业务上的需要。各有重点，应根据各自的重点而有所取舍。也可以针对本部门本系统的工作特点，建立适合本部门专业的检索系统。还有，从文件的重要程度上，也应有所选择。要着重抓住那些重要的主题，即主体因素。 （３）分析标引。以文件计时分析为基础，对涉及的所有主题因素分别加以标引。如：《关于经济体制改革的决定》，按概括标引，主题词是经济体制改革；按分析标引，还可以确定以下主题：增强企业活力、发展社会主义商品经济、发展多种经济、改革价格体制等。同概括标引相比，分析标引更深入、更全面，能够反映公文主题的各部分、各方面的主题因素，从检索效果上，查全率和查准率也高得多。 （４）全面标引。这是相对于重点标引和概括标引而言的。重要文献的主题标引，需要文献的主题标引，需要有深度和全面，不漏标有检索价值的主题，必须采取分析标引和全面标引。如对《市委、市政府关于2001年农业和农村工作的意见》这篇文件进行标引时，我们可采取概括标引方式。通过主题分析提炼出的主题概念是“农业”和“农村工作”。它们和词表中的正式主题词是一对一的对应关系，可直接进行转换。〈意见〉的标引词为：“农业”、“农村工作”、“2001年’和‘意见’。此处，我们还可对〈意见〉进行重点标引、分析标引和全面标引。则对〈意见〉中所有的主题因素，即“农民收入”、“农村改革’、‘农业综合生产能力’、“科教兴农”、“农村基层组织建设’等主题进行标引。 |
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