 7。表述要准确严密 怎么样做到“表述要准确严密”呢？主要须把握5点： 一是观点明确。主题要鲜明突出，提出的各种主张、意见、要求、措施等，都要清楚明白。 二是条理清晰。公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分，依次进行表述。不要搞成一团乱麻。 三是内容充实。不仅要有明确的观点，还要有丰富的材料和充分的论据。以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。 四是结构严谨。这里说的结构，指的不是 公文的外在形式方面的结构，指的是公文内容上各个部分的安排问题。公文的结构，包括如何开头和结尾，怎样安排层次和段落，以及如何进行过渡和照应等。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自然果决为特色。公文由一层意思转到另一层意思，由总述到期分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用适当的过渡形式。根据情况，可以用过渡词过渡，如：“综上所述”、“由此可见”等；可以用过渡句子过渡，如“现将有关情况报告如下”等；有时也可以用过渡落过渡。通过过渡承上启下，使文意须畅自然。公文的照应，指的主要是公文内部相互衬托、呼应，如开头与结尾相照应，题目与正文相照应等，以此加强公文各部分的联系性，增强表达效果。总之，公文的结构安排是一个重要问题。比方做衣服，没有衣料不行，但有了衣料，本文由材夜思文秘网推荐，剪裁不好也不行，甚至会把衣料给毁掉了。起草公文也一样，即使有了必要的材料，如果结构安排不好，仍然写不出好的文稿来。这一点要引起重视。公文开头、结尾和中间各层次、各部分要安排有序，严密紧凑，使全文形成一个有机的整体。公文结构安排的原则是：（1）联系性和层次性。即一篇公文的各个部分或段落之间，应当按照它们内容上是否属于同一层次进行安排，不要把没有联系和属于不同层次的内容并列在一起论述。否则就会造成条理还不清、层次混乱。如公文拟制与起草工作就不能并列论述。（2）专一性和完整性。即公文的每个部分或段落内部，应保持有关内容的专一和完整。就是既不要把不同内容的拉到同一部分或段落里来，也不要把同一内容的分散到不同的部分工落中去。如有的报告，前边部分已讲了成绩，后边讲经验时又讲成绩，不必要的重复，造成结构的不严谨。 五是表述准确。要用最准确的语言、最精炼的文字来表达本机关的意图，观点、论述都要客观准确。防止疏忽漏误，避免发生歧义，尤其涉及政策性较强的公文，更要注意这个问题，防止读者误解，在政策执行中产生混乱，造成政治、经济上不必要的损失。因此在表达手段上，主要用叙述、说明、议论，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱两可的双关语，不得使用描写、夸张、比喻、讽刺、虚拟、幽默等修饰方法。 8。要注意行文关系和行文方式，合理使用文种 行文关系有三种：一是上下级之间领导与被领导的关系；二是上下级之间业务指导与被指导的关系；三是平行机关或不相隶属机关之间的关系。与上述行文关系相联系，根据不同的行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、联合行文及受双重领导的机关的行文。 文种格式和规范既是公文的“包装”，又是公文的规矩。如何选择使用适当的文种格式是机关文字工作中常常遇到的问题。许多同志在文种的选定上不很清楚，这样在无形之中弱化了行文目的和中心思想的表达效果，也使工作带来了不便，影响了公文的严肃性、准确性。因此正确选择文种格式是机关文字工作的基本要求。 |
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