如何提升办公室秘书公文写作能力

   高校办公室秘书的主要职责和工作任务可以概括为“三办”和“三服务”。“三办”就是办文、办会和办事。 “三服务 ”就是为领导服务、为教职工服务和为基层服务所谓“办文”就是撰写文字材料和印制、发放、承办各类文件。撰写计划、总结、请示、报告、讲话稿等文字材料是秘书工作的难点和重点。 高校办公室秘书写作公文须具备以下素质：一是政治可靠，忠诚社会主义教育事业。政治立场和社会主义理想信念坚定，宣传和贯彻执行党的路线、方针和政策；严守党内秘密和国家秘密；模范遵纪守法，爱岗敬业，无私奉献。二是业务精良。语言文字功底深厚，法律素质和政策理论水平高，灵活变通，勇于创新提升高校办公室秘书写作公文能力，主要需从以下几个方面入手：

    一、选择材料必须真实、典型和有价值。

    材料是指为写作而搜集、准备的具有一定意义和价值的全部资料。材料可以分为不同的种类：从时间上分：现实材料、历史材料；从性质上分：感性材料、理性材料；从范围上分：概貌材料、典型材料材料是形成主旨的基础，是表达主旨和谋篇布局的物质条件。

    选择材料的基本要求：

    1．真实。公文写作要求的是绝对真实，并不要求刻意描绘人物的形象及其内心世界，而是要求写人叙事客观准确，什么人做什么事，来不得半点虚假。高校办公室秘书在写作前要收集相关材料，对收集的材料要去伪存真，确保材料真实可靠。

    2．典型。所谓典型就是有代表性、说服力、能反映事物本质与特点且能给人以新鲜感的材料

    3．价值。所谓价值就是指材料必须符合文章主旨的需要，凡不能支撑主旨的材料就必须舍弃。使用材料关键就是树立“主旨统帅意识”

    二、公文主旨必须正确、鲜明

    主旨亦称主题或立意，就是公文表达的中心思想、基本观点或说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度。主旨是文章的灵魂和生命，主旨对行文产生制约作用。

    主旨的要求：

    1．正确。就是说观点要符合马克思主义的基本原则，符合党的四项基本原则和方针政策，也要符合客观实际情况，符合事物本身和社会发展的规律。

    2．鲜明。是说文章的中心意思、作者的意图和主张是什么，要使读者一看便知。

    三、公文结构必须合理、完整

    结构是指文章内容的组织和构造，它根据主旨的需要，合理地去安排和展开材料，使文章成为一个有机的整体，亦叫谋篇布局、立格定局。

    1．合理。主要体现在：一是服务于公文主旨的需要。在起草公务文书时，如何组织安排材料，包括先写什么，后写什么，材料的主次详略及相互联系，怎样划分层次段落等，都必须紧密围绕公文的主旨这条主线去组织安排。这样安排的结构，层次清楚，主旨突出，观点鲜明。二是它必须适合公文的不同体式。公文的结构组织，同公务文书的不同文种有一定关系。从公文结构的整体分析，其外部结构形式。

    一般是“开头——主体——结尾”这是就公文结构组织的一般情况而言的。公文有 13种文种，内容繁杂，在组织材料的时候，还必须从所写的内容实际情况出发，采用恰当的结构方式，以适应公务文书不同文种的特点，做到内容与形式相统一。

    2．完整。主要体现在：一是符合公文格式要求，把要求的要素写完整。如：一般公文包括：标题、主送机关、正文（开头、主体、结尾）、发文机关名称、发文日期五个部分。二是结构连贯统一。在公文的逻辑结构上，要注意结构的顺序（层次与层次、段落与段落、开头与结尾之间）具有必然性，使全篇思路畅通、前后衔接、语意连贯、浑然一体。三是周密。在结构的安排上，防止顾此失彼，要坚持两点论，切忌肯定一切或否定一切。

    四、公文语言必须准确、简洁、质朴。

    1．准确。真实准确不说假话

    这是公务文书语言的生命，它直接关系到公务文书质量的高低。俗话说：“一字入公务文书，九牛拔不出”，极其形象地说明了公务文书用语的准确性特点语言准确具体要求：时间（时期）、地点（场所）、人物、数字（数量）、语言表达等方面准确。语言表达准确就是语言表达要符合客观实际，对问题的分析有理有据，符合逻辑，在遣词造句方面也要恰当贴切，符合语法规范。

    2．简洁。简明扼要不说废话

    公务文书重在实用，故在语言表达方面要简洁、明快和流畅。为此，需要养成一种“精雕细琢”的写作作风，要认真推敲，反复修改，竭力删掉那些可有可无的字词句段最后，达到“句中无余字，篇内无赘语”的境界。此外，还应适当运用一些简称（缩略语）等。

    3．质朴。通俗易懂不说涩话

    公务文书重在实用，指导工作，因而在语言运用上还应力求朴实无华，要直陈其事，不要拐弯抹角，含蓄隐讳，故弄玄虚；也不要刻意藻饰、渲染、铺陈。