 第一方面:公文的特点 首先讲一下机关公文的特点。我们都有一个共同的感觉：那就是“痛并快乐着”，所谓“痛”，那就是我们每时每刻都在加班加点，都在付出，别人在休息娱乐，我们却在加班；但是我们也有快乐之处，一个观点，一个文稿被领导所采纳，成为机关行政决策的一个非常重要的环节。一个观点给机关同事，给老百姓记住了，成为行政的一个动力，决策的一个因素，那就是我们的最大满足。用一句流行的话来说就是“痛并快乐着”。
我们现在看到的公文一词最早出现在晋朝《三国志》，里面有“辄向曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载，它的意思就是当朝廷公文下发到各县郡之后，那些官员所贪的财物都被迫还给人民。这是关于公文一词的最早的正式书面记录了，迄今有1600多年的历史，而文字产生的历史有三千多年，也就是说公文产生一千多年之后才有公文。公文到现在还一直在写，一直在用，而且成为机关行政的一个非常重要的手段，没有公文就根本无法行政。公文经过了漫长历史演变,到现在我们所使用的党政机关公文,具有一定的法定体式。一个公文出来了，它无论是以领导讲话的形式出来，或者是以文件形式印发出来，它都具有法定意义和法定的形式。也就是说它一经出来你就必须执行，你不依照这个公文执行，那你就不是依法行政。具有法定的意义和规范的体式，这是公文的两大基本特点。一篇文章是不是公文，就可以用公文这两大基本特点去把握。但是从广义的层面来说，党政机关所使用的文书都叫公文，这是一般意义上的公文。比如一些计划，技术文书和邻导和领导讲话等等，都是广泛意义上的公文。大体上，我们可以按照上面所述来看公文的特点。
除了以上所讲两个基本特点之外，公文还有什么共同的特点呢？我想应该有以下几个方面：
(一)公文的作者是有法定意义和身份的。
也就是说你替领导写一篇讲话，或者你这个集体去操作一份公文，它都是特定的领导机关、特定的角色赋予你这个责任，而不是每个人都可以去操作的。例如，机关的秘书集体，他们就有这样的法定身份和意义。党的十六大报告，它就有上百人的写作班子在进行操作，经过总书记的宣读，就成了法定意义上的文献。而这个写作班子，我们说他们就是一个具有法定意义上的集体。
(二)公文具有受命性。也就是说领导交办了，你必须要这样做。
(三)公文对社会的发展具有适应性。随着经济社会的发展，不断会产生新的文种。比如说意见，这是一个较新的使用广泛的文种。2000年以前，只有党委系统有意见这个文种。但现在政府系统已越来越广泛的使用起来，这是因为随着市场经济的发展，政府许多事情它不是单纯使用命令或者法规就可以解决操作得了的，而往往需要使用意见这个文种。当意见上行的时候，它就是一种建议和工作意见，要等上级答复了才能实施；当它平行了时候，它就是不相隶属机关之间商洽工作的文书；当它下行的时候，它是指导下属部门单位工作的文书，下属可按意见要求直接执行。函这个文种也是这样，现在我们政府使用得越来越多，这是由于随着社会经济发展，需要商洽的事务越来越多。所以公文对经济社会的发展有一个适应性，在这个适应的过程中不断地调整文种的结构，和行文办法。
(四)公文的时效性。以“非典”时期的抢购风为例，市政府在得到消息后，及时向社会发表了公开讲话，对及时抑制当时的食品抢购潮起到了重要作用。从这个事例可以看出公文必须及时传达党委政府声音，否则就会失去应有的意义。
(五)规范性和格式化。
我们在工作中总是自觉或不自觉地以一定的规范和格式在从事着文字工作。比如在政府工作报告中，我们在开头肯定会用“各位委员，各位代表….”这样的语句。同样，你们在写各部门材料时，也总是带有自身的一些特色，遵循着一定的体式和规范。
(六)公文的定性和定量特点。
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