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详解公文写作素材的收集、管理和使用

摘要: 古人说,汝果欲学诗,功夫在诗外。今天我们讲:巧妇难为无米之炊。素材的收集、管理和使用,对写作是很重要的,谁做好了,谁就有写好文章的基础。去年,我写了几篇文章,发表在《应用写作》上,在此与分享分享。常言 ...
文稿修改演播室


第一,规划为先


在我看来,管理素材还管理一个公司是一样的,首先得有科学合理的体制机制,否则一但运作起来就会有“路径依赖”,尾大不掉,想改都改不了,“改革”成本是很高的。


我们农村有句俗话叫:先分水果后装框。这对于素材管理很有借鉴意义,建议大家在收集素材之前,先规划设计好素材的管理体制,这叫“以规划为龙头”。对于当前在电脑中存储电子资料而言,就是先在硬盘里建好管理目录,像军队建制一样,纵向分几个层次,每层横向又分为几个板块,给后期管理提供一个“思维导图”、“虚拟书架”。


目录建起了后,当素材到手,你才知道该去哪儿,时间长了,你也不会再有“素材,都去哪儿了?”的烦恼了。


第二,灵活搭配


运用之妙,在于一心。上面虽然讲了八个维度,但在运用过程中可以根据自己的需要和习惯来选择,可在同一个素材库的不同层级,不同维度搭配起来用,譬如第一层按领导姓名来建库,下面可按资料形成时间来细分,或按文种类别来分。


第三,同层一致


不同的层级可用不同维度,但同一层级内选择的维度确实要一致,否则就会乱。比方说,一个目录下面同时出现“2018文件”“市政府文件”,这就不行,应为二者划分的维度不同,2018年文件里可以包括市政府文件,同理,市政府文件里同样有2018年文件,逻辑上就混淆了,不容易区分。最好的做法,要么全部按时间来分,要么全部按单位名称来分,这叫同层一致。


第四,不重不漏


这是麦肯锡公司所谓的“MECE法则”(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)中文意思是“相互独立,完全穷尽”。


所谓“不重”,就是同一层级的目录划分边界要清楚,不能有交叉,不能出现“你中有我,我中有你”的情况。如“办文”“办会”“办事”“文稿”这四个目录就有问题,第一个和第四个概念有交叉,文稿明显属于办文范畴,你说一份文件到到手后,你放哪里好呢?哪里都行,到用时你就迷糊了,大概率搞不清到底放那个文件里了。


所谓“不漏”,是指子目录划分时,要尽量穷尽完整。举个例子说,搞党建的同志管理素材,理论上讲,在“党的建设”这个主题下,应该有“政治建设”“思想建设”“组织建设”“作风建设”“纪律建设”“制度建设”这几个目录,这样才符合十九大报告对党建工作的要求,考虑了这六点,就不会把某个部分给遗漏了,写起来的时候资料也更系统。


总的说来,以上八个维度只是最常用的几个,不代表只有这几个划分方面,俗话说“干事情各有各的刀路”,鼓励大家用自己最喜欢的维度来管理,不管采用什么方法,只要是能高效率地调度素材,都可以尝试,毕竟,写作才是目的


最后,再强调一点,对于素材管理来说,不管采用什么方法、什么维度,键是严格按照分类标准,长期坚持、坚持、坚持,时间长了,自然就习惯了,千万不能有偷懒的心理,记住:今天你找材料费的时,就是你昨天存材料偷的懒!


注:本文刊于《应用写作》2019年第8期,原名为:《你不理材 材不理你——管好素材的“八个维度”》。

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本文作者
2020-10-13 22:07
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