 第一，规划为先 在我看来，管理素材还管理一个公司是一样的，首先得有科学合理的体制机制，否则一但运作起来就会有“路径依赖”，尾大不掉，想改都改不了，“改革”成本是很高的。 我们农村有句俗话叫：先分水果后装框。这对于素材管理很有借鉴意义，建议大家在收集素材之前，先规划设计好素材的管理体制，这叫“以规划为龙头”。对于当前在电脑中存储电子资料而言，就是先在硬盘里建好管理目录，像军队建制一样，纵向分几个层次，每层横向又分为几个板块，给后期管理提供一个“思维导图”、“虚拟书架”。 目录建起了后，当素材到手，你才知道该去哪儿，时间长了，你也不会再有“素材，都去哪儿了？”的烦恼了。 第二，灵活搭配 运用之妙，在于一心。上面虽然讲了八个维度，但在运用过程中可以根据自己的需要和习惯来选择，可在同一个素材库的不同层级，不同维度搭配起来用，譬如第一层按领导姓名来建库，下面可按资料形成时间来细分，或按文种类别来分。 第三，同层一致 不同的层级可用不同维度，但同一层级内选择的维度确实要一致，否则就会乱。比方说，一个目录下面同时出现“2018文件”“市政府文件”，这就不行，应为二者划分的维度不同，2018年文件里可以包括市政府文件，同理，市政府文件里同样有2018年文件，逻辑上就混淆了，不容易区分。最好的做法，要么全部按时间来分，要么全部按单位名称来分，这叫同层一致。 第四，不重不漏 这是麦肯锡公司所谓的“MECE法则”（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）中文意思是“相互独立，完全穷尽”。 所谓“不重”，就是同一层级的目录划分边界要清楚，不能有交叉，不能出现“你中有我，我中有你”的情况。如“办文”“办会”“办事”“文稿”这四个目录就有问题，第一个和第四个概念有交叉，文稿明显属于办文范畴，你说一份文件到到手后，你放哪里好呢？哪里都行，到用时你就迷糊了，大概率搞不清到底放那个文件里了。 所谓“不漏”，是指子目录划分时，要尽量穷尽完整。举个例子说，搞党建的同志管理素材，理论上讲，在“党的建设”这个主题下，应该有“政治建设”“思想建设”“组织建设”“作风建设”“纪律建设”“制度建设”这几个目录，这样才符合十九大报告对党建工作的要求，考虑了这六点，就不会把某个部分给遗漏了，写起来的时候资料也更系统。 总的说来，以上八个维度只是最常用的几个，不代表只有这几个划分方面，俗话说“干事情各有各的刀路”，鼓励大家用自己最喜欢的维度来管理，不管采用什么方法，只要是能高效率地调度素材，都可以尝试，毕竟，写作才是目的。 最后，再强调一点，对于素材管理来说，不管采用什么方法、什么维度，关键是严格按照分类标准，长期坚持、坚持、坚持，时间长了，自然就习惯了，千万不能有偷懒的心理，记住：今天你找材料费的时，就是你昨天存材料偷的懒！ 注：本文刊于《应用写作》2019年第8期，原名为：《你不理材 材不理你——管好素材的“八个维度”》。 |
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