通告规范使用例谈

　　一、避免以通知、公告代替通告

　　通告误用为通知，是文种误用的第一种情况。如：××市公安局2011年5月12日发布的《关于公开涉案财物管理举报电话的通知》，该通知的发文目的是配合全市公安机关从4月份至年底的涉案财物管理问题专项治理工作，欢迎广大市民对公安机关及民警违法扣押、收缴、追缴，坐支、挪用、私分、贪污涉案财物，不按规定出具法律文书，违规没收或不及时退还保证金等问题进行监督，并公布了举报电话。这是典型的该用通告，却误用了通知的例子。

　　通知是内部行政公文，适用于隶属机关之间，发文对象是特定的；通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”，是外部行政公文，发文对象是非特定的社会各有关方面。凡是要求非特定的社会各有关方面遵守或者周知的，应当使用通告。以“停电”为例，如果是供电局告知社会各有关方面的，就应该使用通告，但如果是上级机关告知下级机关，就应该使用通知。上例中的广大市民就是“社会各有关方面”，只要是盐城市公安局管辖范围内的所有市民，都属于通告的对象，应该使用通告。××市公安局出入境管理支队2011年7月14日发布的《××市公安局关于出入境接待大厅作息时间调整的通知》，也属于这种使用错误，因为发文的目的是告知需要办理出入境事务的有关人员作息时间作了调整，以免带来不便。这里的告知对象也是不特定的，应使用通告。

　　文种误用的另一种情况是通告误用为公告。如××市××区教育局2011年11月21日发布的《关于校办企业总公司等单位搬迁公告》。该公告的发文目的是告知相关对象，区招生办公室、校办企业总公司、教育核算中心、人事档案室、退教协、学生资助中心、教育信息中心等单位（原办公地址：××区××街道××号）因市政拆迁，现搬迁至××区××街道××号（实验高级中学大门北侧）。

　　这个例子的错误源自对公告功能的误解。公告适用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”。发布公告一般涉及的事项比较重大，发布公告的单位的级别也比较高，一般的行政机关是没有必要发布公告的。××市××区教育局校办企业总公司等单位搬迁，在特定的范围内也不能说不是“重要事项”，但绝对没有使用公告向国内外发布的必要。由于通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”，范围可大可小，上述事项使用通告则十分恰当。

　　二、标题要素要齐全

　　关于行政公文的标题要素，现行《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”根据该规定，公文的标题可以有两种形式：一种是“发文机关+发文事由+文种”，一种是“发文事由+文种”。我们把第一种称为要素齐全式标题，是公文标题的常态；我们把第二种称为部分要素省略式标题，是公文标题的特殊情况，如多个单位联合行文，发文单位写全的话，标题就显得太长了。同时，眉首部分的发文机关标识中已经出现了发文单位，因此，特殊情况下标题中可以省略发文机关。

　　通告应该采用要素齐全式标题。这是因为通告一般采用在报纸等媒体刊载、公共场所张贴或网页发布等形式，省略了眉首部分，没有发文机关标识。通告首要的、最显著的位置就是标题，省略发文机关显然欠妥。以张贴在公共场所的通告为例，一个没有发文单位的标题会给人一种不严肃的感觉，而如果让一个匆匆而过的人能够通过看标题知道通告的发布单位以及主要内容，其发布效果会显著提高。通告的内容常常涉及到要求人们遵守的事项，一个要素齐全的标题，可以有效地增强其严肃性和权威性。如《××省公安厅关于查禁收缴**弹药、仿真枪和管制刀具，严厉打击违法犯罪活动的通告》，就是一个规范的通告标题，虽然比较长，但为了体现完整性、严肃性、权威性，这样处理是有必要的。再如××市信息化和无线电管理局2011年5月13日发布的《关于开展业余无线电台（站）重新登记的通告》，标题就显得不妥。

　　还有一些通告的标题，由于违背了公文处理办法关于标题的明确规定，根本就是错误的。如2011年11月2日发布的《××市公安局公安交通管理局通告》，更有标题只写《通告》的。严格来讲，这些所谓的标题由于具有万能性已经不能称作真正的标题了。

　　有些教材对此也存在着错误的认识。如×××主编的《应用文写作》（××人民出版社，2009年8月第一版，35页）认为“通报的标题一般有三种写法，一是写明发文机关、事由、文种，二是省略了事由，只写明发文机关和文种，三是省略了发文机关、事由两项，只写《通告》。”×××主编的《应用文写作》（××工业出版社，2009年8月第一版，29页）“标题由发文机关、事由和文种组成，但有的时候可省略发文机关或文种”。在各种公文写作的教材中，这种说法仍带有一定的普遍性，起到了误导作用。