如何提高办公室工作效率
& U" Y+ Y& d L$ e' ~+ z" J) `% _% z' @' @" ^0 @/ b
办公室作为各项工作的综合部,起着上承下达、联系协调、沟通信息、参谋助手的重要作用。
/ O% i3 {. G* L( Q" T
! D6 N. n3 Y. R6 m' u我认为,只有做到有条不紊,才能效率上乘。首先 , 要善于掌握工作的规律。
; p/ j7 ]. r, F* w* K% Y
4 g" P, _- A& e% i! O8 b! d一是分清工作的主次和轻重缓急,提高工作的时效性。在众多的工作面前,如若不分主次,不论轻重、缓急,尽管每天忙忙碌碌,办了一些事情,并且所做工作的效率都很高,但大事、要事、急事、当日必办的事却没有完成,那么整体上来讲是没有效率可言的。 [- n% ^8 K! N8 f* [- K
b% M4 L. b3 [: |二是确切领会领导的意图,提高工作的有效性。办公室工作的特点之一是被动性,同时有大量领导临时交办的任务。假如对领导意图理解有偏,工作效率再高也是无效的。
3 w$ ~! L4 s5 u) \/ M, `( o, C& H) `
三是扬长避短,提高工作的适应性。每个人都有自己的生活、工作习惯和处理工作的独特方式方法,分析掌握每个办公室人员的不同性格特点,恰当调度,分配好工作。每个人的办公效率高了,整个办公室工作的效率就会提高。
# O9 s2 ?) P! D& V
* z1 G3 b6 |0 I# r+ k四是理顺关系,提高工作的协调性。办公室的大多数工作都与上下左右各部门相联系,所以,办公室必须认清自己所处的位置,使自己的工作安排与全局的中心工作和有关部门的工作安排相适应,使自己工作方法和程序的改变与有关部门同步进行,使纵横向之间的信息畅通,提高办公效率。
- C% _& w: h$ H- s: A1 m7 G0 ?4 E7 M) b0 N
其次,做好日常管理工作。第一,合理分工,明确职责,使每一项工作都落到实处。将工作项目全部列出来,然后进行具体分工,并做到分工不分家。对工作量大、时限要求紧的工作做到力量上统一调度,时间上有机结合,忙闲适当平衡。
! _) r3 U- }( T; v3 W- h5 D( p+ ?* G. E0 E9 K4 c7 [- a) P
第二,加强工作的计划性。虽然办公室的工作较繁杂,有时难以预测,但应努力做到长计划、短安排。在每年确定几项大的工作目标基础上,在每个月份明确应该抓些什么,以哪些工作为主,什么时间去做,怎么做。简言之,就是善于把今天与明天,近期和远期有机地结合起来。这样做,既能使一个阶段的工作条理清晰,又能求得较高工作效率,免得临渴掘井,减少盲目性、重复性和无效性的工作。 " U# G0 ?# a% Y# N0 {
; J& ]/ a! W, E7 ^# M
* v9 }% D! U% @# W2 U, x3 s4 y& z
/ d0 m1 p8 q' B8 a6 k |