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职场绕不开的公文写作,你在哪个段位?

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秘途杂谈 发表于 2022-6-8 15:31:55 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
公文写作入门难,写好更难。三套“武功图谱”助力国有企业管理岗位员工成就更好的自己。
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说公文易,写公文难,写好公文更难。管理类公文需要作者在知识、能力和素养上均形成一定沉淀和积累方可驾驭,本文立足国有企业管理,总结提炼出三套“武功图谱”,可以系统性提升管理类公文写作能力。" [- Q' i6 Z+ F" r" t9 V/ J

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一、基础知识

" }- j5 s9 b+ H管理类公文对知识基础的要求是认真“走心”,把知道转化为掌握。 ( z" U$ P3 h0 q' F. v: b" ^/ p
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1. 语文基础  人们常对公文写作有一定误解,认为一定要有文采才能写出好的公文。但是恰恰相反,公文写作禁区之一正是过多华丽的辞藻和语言修饰。公文写作以理性思维为主,需要掌握基本的语文基础即可。
# j$ u* w/ U. ^一是识字,掌握基本的识字量以完成文本任务;二是语法,熟练掌握“主谓宾定状补”,灵活掌握修辞和造句;三是缩略句、把字句、被字句转换,用来校对词语使用的准确性和转换角度;四是列提纲,掌握写作文的基础知识。: |5 A& F/ q" {+ y# \
所以,凡接受过高等教育、具有两三年工作经验的人均具备这个基础,只是可能长时间不写作、生疏了,但这项基础“捡起来”相对容易。  
7 V1 {( P7 m% P3 B$ W2. 经济基础知识  企业与经济社会发展具有交互性,只有具备一定的经济基础知识,特别是政治经济学,才能写出符合企业运行规律的公文。4 y' [  {# R6 H4 e
从知识获取途径上,一是基础教育,政治经济学在中学政治课和多数大学的必修课中均有涉及。二是经济师《经济基础》教材,虽然其理论深度不大,但却把当前市场经济发展主流规律做了穿针引线式的梳理。
* `$ \9 |' _) `3 J这些经济基础知识能帮助我们透过现象看本质,准确把握企业发展战略、发展格局和发展路径,与领导和企业形成共振,写出有高度的公文作品。  0 f$ o- M2 `6 ^' X$ {+ c, b
3. 现代管理理论  公文是管理工具,内在逻辑一定符合管理理论,掌握现代管理理论体系是公文写作的必要基础,需要摸清现代化管理的思考方式、标志和目标,企业管理中的常用词汇概念,以及彼此间的耦合机制等。; d: }; u' ~' _: t
虽然不同管理流派对这些问题有着不同解释,但殊途同归,只是视角不同。具体采取哪种视角去处理企业管理,最终应契合主要领导的思路。
$ n; P# O0 P2 I& x% J3 i掌握现代管理理论的途径丰富,作为管理人员,距离最近的仍然是经济师考试。不同专业的经济师有不同的教材,如工商管理专业的经济师,其教材系统收录了企业管理知识,而且每年更新,值得作为企业管理的“科普性” “目录性”读物。只有掌握了现代化企业管理的基础知识,才能把握公文写作的基本路数。  
1 q) A: o) n9 E0 t4 C# M' F8 v  S6 b3 u4. 主流文化导向  在公文写作中,说符合时宜的话很重要。这就需要实时把握主流文化导向,契合政治路线、国家倡导、时代脉搏、企业战略和职工期盼。
# {2 E6 [& K# U  N7 g' j$ f例如,当前全社会的主题是高质量发展,党的十九大以后发布的公文,无论是国家还是地方,无论是企业还是民间团体,主题多是高质量发展。
! |4 w! k5 A0 i. P" ~; a3 C$ d! W同时,公文用于什么范围,就必须呼应什么范围的主流文化。向国家部委作汇报,就要呼应汇报对象的文化导向;向职工群众报告,就要呼应职工群众的内心期盼;企业的意见和办法,就要呼应企业领导集体的管理意志,特别是主要领导的管理思路。
" ^9 E- S- p& C' Y只有这样,才能有利于公文客体的消化吸收,有利于通过公文办事、办成事。  n) Z$ @! a) W& n& T0 j
在把握主流文化导向上,一方面,可以通过关注学习强国、部委官媒、新闻联播等主流媒体,让思想始终与时代发展和党的方针路线保持一致;另一方面,通过学习上级领导和重要会议主要精神,以及关键政策文件,及时发现不同以往的新提法、反复强调的新观点、处处可见的新词汇,以此准确地把握主流文化导向。" t! A, L" |! H# h0 A; j
只有做到这点,公文才不会犯颠覆性错误,主题才能不跑偏。  . x2 P. r) W& N5 V" k! }9 t
5. 不同业务原理  这是公文接不接地气、能不能见效的关键,更是系统性思考的前提。此处的“业务”具有双关性,一指职能业务,二指市场业务。& Z+ }/ v2 m+ A" T# k% R; h
在职能业务上,应清楚企业的职能分类方法、各部门的职能分工,这是公文写作中提炼归纳的基本参考,也是搜集写作素材的地图。$ n5 I0 ^2 z, z+ l0 l$ i" n! @
在市场业务上,应清楚本企业经营范围和业务板块划分,知晓商业模式、管理模式、核心竞争力及主要短板,这样在公文写作中,无论涉及哪方面业务,都能踩准要点,统筹各项业务的共性和特点,在更高、更广的视野谋篇布局。
/ C6 p* A! ~$ M3 I% Y6 Y这些业务原理可通过学习业务规划、专项意见和管理制度获取,但更重要的途径是足够用心、边干边学,学思践悟。
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二、进阶能力

. t4 v2 x4 ?$ \5 _& a具备前述五种基础知识就能够成文了,但这只是基础标准,好比“做熟饭”,与 “饭好吃”的标准还存在一定差距,还应备以下五项能力。  , z0 t/ C* v. g- J
1. 总结提炼  公文相当于书面汇报,应当“惜墨如金”,用最简练的语言表达最清晰、最准确的意图。这需要加强提炼总结的日常锻炼,如有意识地养成记工作笔记习惯,在最短时间内总结全天工作成果;再如,无论向领导汇报还是对下沟通,都有意识梳理出“一二三……”。
0 M8 z! S/ z9 S2 v7 y4 n! G总之,应培养自己形成层次分明、重点突出、言简意赅的表达习惯。
: [- ?" T9 f5 Q- N: F  I4 P' {在厘清层次上,常用方法是列思维导图,在确保每个思维分支有三个层次的基础上,把零散的信息合并同类项。3 F( N: Z5 C8 L0 E& t
在突出重点上,常用方法是“三去三留”,去常规事项、留特例问题;去一般描述、留定量指标;去充分条件,留必要条件,并按重要程度依次排列。9 S* V  K/ X& v2 D6 }, g% P  h
在语言简练上,常用方法是“缩略句”,在突出“主谓宾”的基础上尽量优化“定状补”,除非修辞具有必要性或特殊意义。  
$ X" `& q& n1 `/ ~2. 信息归集  在公文写作上,工作任务和信息资源往往不成比例,需要提高信息归集能力。信息收集方向应当锚定那些绝对用心、反复打磨、精益求精的成型材料,如制度办法、对上报告、工作总结、经验交流、领导讲话、工作要点、研究课题等,这些均汇集了有关部门和单位的管理精华。$ z0 F( [, k$ [0 M0 \- U2 \. A
但是,不能总是等到需要用的时候再搜集,应当提高对日常所能触及的各类公文的敏感性,不仅要过目,还要过脑、过心。
: Y! F! G5 o4 [首先是第一时间浏览,总结提炼每一份信息的关键词或纲要,其次对信息进行建账分类,最后随着信息量的攀升,不断细化分类条目。同时,还应高度关注习近平总书记重要讲话,党中央、国务院及其他上级单位重要精神和文件,经过一段积累,就“有米下锅”了。  
; G) N. [! ?* G  V1 {( C) s3. 善转换角度  转换角度有三种基本形式,即垂直型、交互型和内外型。, l7 [1 b( K( q3 l) M6 e
第一,垂直型。以线性思维,从上级、本级、下级等角度思考问题。上级通常是框架性、目标性、战略性的表达,若涉及具体的内容,也不能过于全面,避免束缚下级的主观能动性;本级应在上级框架下进一步延展、细化,将上级战略意图转化为具体战术,将上级目标进一步细化分解,侧重宏观政策向企业管理实践的模式转化,并为下级留足创新空间;下级则应在本级指引下,从具体实施、压实责任、明确节点的角度,形成具体操作指引。  3 A, H7 u! M  n6 k& r% n8 i3 l
第二,交互型。以立体思维,从不同职能、不同角色、不同定位的平行角度审视问题。6 H. K+ r3 Q2 v$ ]% O5 t! u
例如,落实上级“效益提升行动”,立足不同职能部门,切入点和落脚点均不相同,企业管理部门侧重于组织机构和考核激励,经济部门侧重于财务成本和预算控制,工程部门侧重于方案优化和招标采购等。0 l. Q6 f' _( j7 _3 }. V. M0 a
领导层、中层、执行层分工也有明显差异,如主要领导讲话多数在全局高度,以思想启发、方向把控、方法指引、重点强调等切入点为主;分管领导讲话多在主要领导管理意志的基础上,以贯彻落实领导讲话精神、细化延展主要领导管理意志、系统压实工作责任等切入点为主;部门负责人讲话多数在具体业务角度,以解析会议核心议题、介绍具体工作方案、总结归纳会议主要精神、明确工作落实具体要求等切入点为主;成员企业讲话多数侧重具体实践,以经验交流、表态发言、行动倡议等切入点为主,内容更加具体、实际、可操作。  : g$ e* d8 t4 Z/ Z; H5 X
第三,内外型。即以批判思维,转换角度,站在自我对立面想问题,此“对立面”并非仅代表竞争对手和反对者,也有伙伴和其他主体之意。1 W! E. F1 @  d/ h
例如,即将召开战略合作签约仪式,需要为领导写演讲稿,应替对方考虑,我方能做什么,哪些优势可以平行嫁接,这样才能把话说到对方心坎里;再如,写一份报告,应关注对方最关注什么,哪些事能够更感染对方。& Q0 @2 D: Q6 `: K' g+ m6 Z$ _3 ^
培养这三种转换角度的思维能力需要日积月累,以强大的意识控制,游刃于各类逻辑。   QQ截图20220608153022.jpg
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4. 推理臆想  信息不对称是公文写作的普遍难题,努力培养见微知著的推理臆想能力是妥善应对的最佳方法。推理,即运用已知规律和已知要素,演绎出未知结果的逻辑能力。这一能力需要足够细心,善于观察和思考。
1 s! Q3 S# \3 d9 f$ k例如,以开展对标世界一流管理提升行动为例,领导在会上脱稿说“某板块企业不用急于对标外部企业,对标某单位(成员企业)就行,如果有一半企业达到某单位水平,我们就世界一流了”。  k# I% \* T; `+ z* P6 c/ n4 s
首先要正确理解,领导为什么说这句话,这句话的重点在哪?从行动要求上,对标应瞄准世界一流,成员企业应对标行业一流。所以,仅对标某单位是不够的。领导讲话的重点在于动员某板块对标某单位,而不是禁止对标外部单位。即便有此意,作为业务部门也应当纠正。& m6 m) k  w$ [2 D+ x( \# X
其次,进一步演绎,从领导的思维逻辑出发,还应推进其他业务板块对标,但应结合各板块综合实力,选择性套用某板块对标某单位的模式,避免呆板落实领导批示。在这样的思维基础上,才能准确勾勒出对标工作方案和领导讲话的整体框架。
& L+ l7 h3 @! u% |' e  臆想,即运用现有零散信息,通过各种假设,归纳出一般规律或演绎出未知结果的逻辑能力。
% a' t* r1 a1 }继续前例,如果具体“操刀”后续写作,首先应清楚这项任务后续怎么干。但是,领导没具体安排,也没有可以参考的案例,这时“臆想”实验即可发挥作用。“臆想”实验通常由宏观到微观逐层假设:
& u& Y9 q" @* t' C7 q6 Y! E第一层是组织形式,各企业分别对标或由总部统一组织对标。第二层是对标形式,现场对标或书面经验交流,从务实角度看现场对标更好。第三层是开展方式,开大会、分组交流。第四层是交流方法,应当自由交流、准备材料,并提前发放。) L: X! R1 R! X! y
以此类推,逐层臆想后,无论方案还是领导讲话,方向和关键点就基本清晰了。  
  i6 U  C8 x6 ?' F- Z5. 模式借鉴  笔者认为,借鉴有六个“段位”。
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青铜段位——“照抄”,无论整篇还是整段,基本不差地照搬都属于这个段位;
白银段位——“摘抄”,各段落充满拼凑感,没有突出的主旨和思想;
黄金段位——“抄纲”,框架是别人的,内容是自己的;
铂金段位——“抄魂”,吸收或引用他人思想,文字创作是自己的;
星耀段位——“抄漏”,充分学习参考他人写作角度,找到与众不同或论述力薄弱的新角度进行创新性写作;
王者段位——“抄典”,用政治理论、学术知识、历史典故、经典案例旁征博引,阐述核心观点,这个段位已属于绝对原创。
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实际上,借鉴只是一种学习、开放的态度和方式,达到黄金段位“抄纲”便已具备原创特征,笔者将其称为模式借鉴,是衡量公文写作是否入门的关键标准。2 Q9 k( x  C$ s

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三、职业素养

! S( f0 X% r, ^. ?写作不仅是一项业务能力,更是看到现实、戳破现实,提炼真理、推广真理,持续思辨、精益求精的一场“修行”,从而形成五方面职业素养,同时这些素养也会反哺于公文写作,形成能力和修养的良性循环。所以,有意识培养这五方面素养,也是提升公文写作能力的重要抓手。  ' `8 \  m4 I7 I# Z3 b/ t
1. 开放包容的思想  这是一名成熟作者最基本的素质。
3 q! @) t6 D$ g' b9 p4 I) i公文揭示一般规律、贯彻领导思路、演绎上级部署的基本定位,决定了作者应足够开放,消化吸收一切陌生、新兴和不赞同的思路和方法。" i  F) ?4 j8 l8 S  g' F/ l  r) U
在接到公文写作指令时,如果有“为什么要这么做”的想法,并无错误,但思考起点应紧扣“一定要这么做、只能这么做”。" U: s$ g* y6 \! ~' W) x; [
要深刻认识到已知的路并不是唯一的路,应当试图发自内心地支持和赞同公文写作方向的核心论点,善于在领导思路方向上拓荒开路,这就需要作者拥有足够开放包容的思想。
2 c0 ]  v5 i1 M7 x8 r2 U只有这样,在落笔时,才能把思维全面打开,把所有能够支持公文论点的信息调动起来,写出更贴合理论和实际、令领导和群众都满意的公文。
" E3 h3 O5 N" d, u# x( \所以,一定要有意识地培养这项素质,基本准则就是——可以质疑自己,但不能轻易否定他人。  ; e* d  R+ z" _& g4 c
2. 谦虚好学的态度  一名合格的公文作者应乐于学习、善于学习。2 |: g1 w# l! p* a; ]
在酝酿思考时,应透过历史材料、领导点拨、同事提醒,学习他人思维;在公文写作时,应透过写作素材,延伸学习有关知识点;在修改完善时,应透过修整点弥补自身思维和知识缺失;在闲来无事时,应主动学习、积累一切岗位相关信息。0 d7 v9 f: U0 H% w
要树立“人人皆为我师”的理念,即便是小儿逻辑、失败逻辑,也能为我所用。特别要乐于接受他人对公文作品的批评指正,善于在被不断否定中茁壮成长。  ' A+ g2 ~7 e  l/ H. O$ i3 m
3. 细致严谨的作风  保持细致严谨的作风,避免“词不达意”的误会。) d+ v' \% e5 S; t
例如,制定和制订、报送和发送、要求和强调等,这几组词语大概意思差不多,多用作谓语,但配上宾语后,其语义是不一样的。同时,讲究“点到不点破、万事留余地”,作者不能把一些问题写“死”。/ [, x. _3 f$ m# t' C  K1 H
特别是在使用“一定、必须、全面、杜绝、消灭、万无一失、世界第一”等绝对性词语时,应尤为慎重。
! S. X+ q* K8 O此外,汉语言博大精深,表达同样意思可以有多种不同说法,不同公文类型有不同写作角度,应统筹把握公文主体、文体、主题、环境等因素,选择最恰当的角度和风格。4 n  d2 r$ J9 H( R6 g/ ?* m( i
公文在整体结构上最为重要的还是逻辑结构,要求作者必须细心、细致、严谨,始终对公文写作保持如履薄冰、如临深渊的心态,字斟句酌、整体结合局部的全面把握。  9 S3 u* F) l7 ?
4. 克难攻坚的韧劲  公文写作过程异常艰辛和痛苦,以笔者为例,在没有明确思路要求的开放式写作环境下,列出一个万字领导讲话提纲最少需要2天,遇到较为困难的三级标题可能需要1~2天才能破题。, U2 C2 v  V0 e! C9 b
在公文修改过程中,领导的修改意见可能是颠覆的,需要重新整理逻辑、破解新题。公文写作每个环节都不简单,即便是最后校稿,也需要朗读至少3遍,需要培育自身的韧劲和闯劲。/ z: I. o, I7 y& V
例如,在信息不对称的公文写作常态下,可能需要手把手地帮助业务部门厘清思路,甚至直接总结提炼。应当坚定信念,只有多主动担当,才能在艰难困苦中建立起牢固的思维和知识体系。 2 n) b) Q& ]4 P; |; O# k
5. 厚积薄发的意志  公文写作不仅又难又苦,而且孤独寂寞。无论公文作品多成功,晓其作者之人终究有限。公文写手应当甘于寂寞、甘于幕后、甘于以他人之名检验观点、实现价值。, M( O, f& l# O# p0 s
同时,进入写作状态,心胸要比天高,眼界要比海阔,但情绪要能“拉得回来”,回到虚怀若谷、择善而从的现实轨道。■
; ?9 V) j. E  q8 j$ G7 \作者单位 中国中铁股份有限公司
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