浅谈如何写好机关文稿

一般说来，日常所用语气种类繁多，但使用于机关公文的并不多，常见的有以下几种：命令语气、指教语气、定义语气、说明语气或称介绍语气、论述语气、陈述语气等等。行政公文的语法语气不同，给人的内在感受也大相径庭。

１、祈使（命令）语气。这种语气是由上级或领导者对下提出一种不得违背、必须遵循执行的语言气势。这种语气更能够体现出权力的强制性和约束性。恰如其时其地用一些命令式语气，可以提高感召力，体现出政治权力的力量。但命令式语气使用不当，例如场合不当、层级不当、比例不当等，都容易在下级中产生一定的心理抵触因素。

２、指教语气。指教语气是老者对少年，上级对下级常用的一种启发教导式的言辞。这种语气有着启发人、教导人、引导人去做某些事情的鼓动力。有机关文字中用好指教语气能够充分体现出行政管理的层级和上级机关要谋求达到的行政管理目标。但指教语气的用场受讲授者和接受者的制约很大，用不好容易产生负作用。

３、定义语气。定义语气一般用于教科书中，之所以在此列出，是因为把某些概念和定义用在公文中常常起到强化人注意力作用，在一种比较客观平等的气氛中，引导人们的思路，向要表达的方向逻辑延伸。这种语气是一种学识多和经验多的表达形式，有一定的征服力，往往可以体现出讲话者处于较高的理论水平和实践层次，强化讲话者的威望。这种语气在理性表达时效果较好，但使用过多会让文章呆板。

４、说明语气。说明语气给人们的感受不是强制性的，但却有潜在的让人接受的作用，也就是在平静之中有着潜在的征服作用。它能让人在了解事物的真实情况的同时，不自觉地接受某些观点和看待问题的态度。同时，说明式语气也会给人谦虚的印象。

５、论述语气。论述语气在公文中，特别是在领导人的讲话中常常使用。这种语气看似是对某一论点进行全面的论述，但在机关公文中应用，目的是为了统一人们的思想认识，是为了行政沟通，因而论述式语气的用途往往是说服人，但论述语气过浓，会使文章呆板，没有灵气。

６、陈述语气。这种语气与说明式语气比较接近，但不带有对事物的看法，而只是叙述事情发生变化的经过。这种语气常常用于情况反映之类的文字材料中，主要对一个事物进行客观地讲叙，而不带有讲授者的观点。

公文中要讲求语气的使用艺术，合理使用好语气非常重要。语气用得好，能使文字材料充分表达行文主题，达到良好的效果。但是在机关文字工作中，人们常常由于语气使用不合理，使公文达不到令人满意的效果。用好语法语气应注意以下几点。（１）确定语气基调。语气基调指整个文章语气基本特征。其方法：一是根据文种格式确定基调。二是根据对象确定基调。三是根据事物的重要程度确定基调。（２）注意语气搭配。语气的搭配是指在文章段落中各种语气的使用结构。一是根据表达的主题确定语气搭配。二是根据行文方向确定语气搭配。三是根据重要观点确定语气搭配。（３）把握语气变化。主要做到三个结合，一是强制与说服相结合，使读者（听者）达到自觉执行的效果。二是理性与感性相结合，给读者（听者）客观真实的感受效果。三是说理与启发相结合，给读者（听者）亲切可信的影响效果。另外，讲话稿要符合讲话人惯用的语气。要根据公文写作的需要和讲话人的思维习惯、讲话习惯、表达方式习惯去写作，去思考。