机关公文写作的几点体会

机关公文写作，是行使政府机关行政职能，部署和开展各项活动的最重要的载体、工具和基础性工作。从广义上看，因此是一项基础的工作。政府机关所有的活动，都要通过各种不同形式的公文予以记载、表述和传达。机关公文就是机关单位生产的产品，代表着一个机关的形象，因此，搞好公文写作，提高公文质量，是每一名机关工作者必须具备的基本素质。下面，我结合自己的工作实践，谈几点粗浅的体会，就此与大家一起相互学习和交流，不当之处敬请各位批评指正。

一、两种能力的关系

机关公文写作质量，代表着一个人的两种工作能力。一是观察问题和思考问题的能力，二是文章的组织和表述能力。两者之间的关系，我认为观察和思考能力是前提条件，文章表述能力是表现形式。这是因为，任何机关公文都是人们思维活动的最终结果，如果一个人没有好的观点、好的思路，对于你要表述的问题没有正确和清楚的认识，就不可能有好的文字表述，也就一定不会有好文章，甚至于会出现文件错误，造成不良后果。但文字表述能力也很重要，是一门需要长期苦练扎实的基本功。有的同志，在和别人交流或交谈时，思路很敏捷，观点很新颖，但让他具体把自己的观点形成文章，则力不从心，表达不出来，这就是我们通常讲的“眼高手低”。我们机关工作的同志，要在平时就形成思考和研究问题的良好习惯，对工作要有自己基本的观点和基本的判断，并且要不断地学习和了解新的事物和新的信息，在头脑中有大量的基本素材，这样在组织起材料来才能得心应手，充分表现自己的认识和观点。同时要养成乐于写作的良好习惯，不断提高自己的文字组织和表述能力，打下扎实的文字功底。

机关公文和一般文章不同，是一种特殊的文体，有一些特殊的写作用语，与一般的通讯报道、文学作品不同，最突出的特点和风格是：准确凝炼、庄重平实、规范简洁、通俗易懂。

所谓准确凝炼，就是要用最准确的语言、最精炼的文字来表达决策机关的意图，避免用词失当；防止拖泥带水，冗繁累赘；要求结构严谨，防止疏忽漏误，避免发生歧义，不使用模棱两可的双关语。

所谓庄重平实，就是要庄重严肃，不使用带有浪漫色彩的语言，不宜使用夸张、比喻、拟人等修辞手法拟写公文。要求平实无华，实事求是，不使用过头的形容词，慎用“极”词，如“最”、“第一”、“首创”等。

所谓规范简洁，就是对公文中涉及到的地名、人名、机关名称、数字、计量单位、标点符号等要规范，涉及政治、经济、改革等方面的用词、提法，应当注意与国家提法相一致，避免因用词不当而形成政出多门。

所谓通俗易懂，就是公文应当用现代白话文书写，力求明白易懂，避免使用生僻字，非特殊情况，不得使用文言文或半白半文的词语拟写公文，公文中不率先使用尚未被群众普遍接受的新名词、新提法，也不要使用在本系统外不容易理解的提法，如“XX工程”、“X大目标”、“X个重点”等等，除非在公文中有更进一步的详细的说明或解释，否则其它人很难理解具体内涵。

二、把握好不同公文的角度

把握好公文的角度，是组织文章的前提和主线。一般地来讲，机关公文主要有三种角度。一是对上的，叫上上行公文，如报告和请示。二是对下的，叫下行文，如通知、决定、决议、批复等。三是平级之间或不相隶属单位之间的公文往来，叫平行文如公函。当然有些文种，既可对上、也可对下，还可以平行，如函、意见等。具体工作中，多见于发展规划、工作总结、调研报告等。对上行文，大家都很熟悉，肯定是以下级的身份向上报告、请示工作，或者如实反映某种情况或问题，与一般行文不同的是，上行文的受文单位应当是公文制发机关的上一级机关，一般不能越级行文。同时，上行文必须标注签发人，有的还应附注本单位的联系人和联系电话。下行文是上级领导机关对下级机关和单位行文，可以逐级行文，也可以多级行文或无差别行文。平行文是指互不隶属机关之间、无业务指导和被指导关系的部门或单位之间的行文，情况较为繁杂，党政的部门之间，军政、政企、政社之间，同一单位的同级机关之间等等的行文，都是平行文。平行文原则上应是平级之间，但在特殊情况下，也不限于同级之间，如街道办事处向辖区内单位布置安排有关事项，行文时可不拘泥于单位级别。

上行文，一般应当是请示、汇报、报告的角度，把基本情况和要请示解决的问题反映清楚，大多数情况下要用第一人称的角度，口气上较多地用“打算”、“准备干什么”、“建议怎样做”、“请求解决什么”等等，并明确要求上级机关给予批复、答复或指示。

下行文，一般地多用“要干什么”，“必须怎么样”等等，带有较强的命令和指示的特点。

平行文，一般地多采用平等、协商、商洽、咨询的口气，与上行文和下行文不同。

有的时候，材料角度较难把握。如有一次省委开全省的重要会议，基层有关单位都参加，省委领导先做了重要讲话，要求省经贸委等几部门负责人做表态性发言，这时的角度就要把握准，既不能以对下号召、提出要求的角度讲，也不能以对省委汇报和报告的角度讲，应当是两者意思并存又不能很明显地表现出来。