机关公文写作的几点体会

通用规范性公文，是指一切国家机关、企事业单位、人民团体等在公务活动中经常使用的，在形成制发程序、执行落实上比较规范，约束力较强的公文。根据中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》和国务院〈国家行政机关公文管理办法〉的规定，目前通用规范性公文共包括：命令、决定、决议、指示、议案、公报、公告、通告、通知、通报、报告、请示、意见、批复、函、会议纪要、条例、规定等18种。下面简要介绍一部分最经常用的公文写作要点。

（1）决定。对重要事项作出决策，对重大问题作出定论，对重大行动作出安排，对重要工作作出部署，对重大贡献表彰奖励等，是属于比较严肃和庄重的公文文种。一般是作为较高层次机关使用的下行公文，机关层次越高，使用决定的频率也越高。反之亦然。

决定与决议有联系，又有区别。决定制发主体一般是机关，也可以是会议，而决议的制发主体只能是会议。决定的适用范围比决议更宽泛、更具体一些。决议一般上较高层次会议就重大问题作出决策，而决定也可以由基层组织就某作具体事项或个别人作出的安排。

（2）通知。这是机关中下行文时使用率最高的文种。凡一切机关及其它单位，传达上级指示，部署安排工作，实施管理措施，处理公共事务，任免聘任干部，批转、转发、印发下级机关、上级机关、互不隶属机关有关公文，要求下级机关需要周知的事项等，都采用此种形式。内容繁杂，形式多样，不同性质的机关又有不同的具体要求。通知的主要特点，一是通知的制发主体应当是受文单位的上级机关或主管单位，受文单位与制发机关一般应有直接或间接的隶属关系。二是通知都要有抬头，有明确的受文单位。三是通知可以联合行文，联合通知的受文单位包括联合单位的所有直接和间接隶属单位，主办单位排在前面，并且只使用主办单位一家文号。

（3）通报。上级机关向下级机关或者有关单位传达重要情况、重要事项、表彰先进、批评错误使用的文种，一般分为指示性通报、工作情况通报、表彰通报、批评通报。通报相比通知，其内容与形式都比较单一，通报一般不提出工作上的具体要求及需要组织实施的事项，文字表达更要简洁明快，观点鲜明，事实清楚，切忌夸张渲染。

（4）报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复咨询、上报备案、报送材料等使用的文种。是典型的上行公文，必须有抬头，有明确的受理机关。原则上不多头报送，也不直接报领导者个人。报告文风要平实，反映情况要客观，不可过多地使用不切实际的修饰用语。这里要注意的是，不可用报告代替请示，用报告代替函。

（5）请示。下级单位在工作中发生不能自行决定的重大问题，不属于本机关要限审批范围的事项，需要上级机关审批、解决或帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准、指示时使用的公文文种。请示的特点，一是不越级请示，不横向请示。请示的发送单位必须是与制发主体有隶属关系的直接上级机关。无隶属关系数的上级机关也不可以直接请示。二是不应多头主送。主送机关只有一个，对其它涉及的单位，只能用抄报的形式。三是请示公文应当一文一事。不应一揽子请示。四是要写作是要实事求是，理由充分，情况属实，五是要有主报机关的明确意见。六是请示件不下发。

报告与请示的区别：报告属阅件，请示属办件。报告一般不属要办理和回复，请示则应办理和回复，要有回音。报告主要供上级机关决策提供参考，请示则上要求上级机关给予答复、指示或解决困难。报告内容广泛，涉及面大，可长可短，形式多样。请示则内容单一，一文一事，篇幅不长。

（6）批复。上级机关答复下级机关请示事项同意或不同意时使用的文种。是对应请示文种而设立的，没有请示就无所谓批复，两者是对应关系。因此，制发主体是上级机关，受文单位是上报请示的直按下一级机关，不越级行文。对于中间转报请示的批复，受文单位是转报机关，不应向原报机关直接批复。批复应标明针对什么文件的批复，内容都不长，同意的批复不需要说明理由，不同意的批复也不以不说明理由，必要说明时要简明扼要，不展开说。批复也是一文一事。

（7）意见。对重大问题提见解，对重要事项提出解决办法，或上级机关对重要问题、重要工作提出意见或建议时使用的文种。在一些特殊情况下，用决定不行，用通知不合适，用意见最恰当。意见可以上下行文，可以是上行文，也可以是平行文。在行文格式上有较大的灵活性和不确定性。其要点是应当根据具体不同情况，在语气和角度上把握准。

（8）函。是平行机关、不相隶属机关、单位之间需要商洽商工作、通报情况、询问和答复问题，征询意见，向有关主管部门请求批准事项时使用的文种。具体可公为正式公函和便函两种，其中正式公函属于规范性公文，便函不属于规范性公文。函应当是机关、单位公务往来中比较简便灵活、使用范围文、使用频率高的公文文种。但在具体工作中，由于一些同志对这种文种认识不够，使用不多，把本来应以函的形式制发的公文，误变成“通知”、“请示”、“报告”等，影响公文的规范化。函是平行公文，制发主体与受文单位为平行机关或不相隶属单位。函作为文种使用，实质不在于其内容，而在于其形式。函与请示在效力上是一样的，区别仅在于受文机关与制发机关是否有隶属关系。受文单位对于用函请求批复的事项，要用复函的文件答复，不是用批复的形式。函的内容一般应力求简单明白，直接表明态度，开门见山。