机关公文写作的几点体会

四、公文的主题

公文一般都是要传递和表达行文机关的中心意愿。这就是公文的主题。一般来讲，单项的工作，单独的事项，主题比较容易把握，不容易出现问题，但在有些情况下，就要首先准确地把握和研究好文章的主题。

一是主题要突出，观点要鲜明。防止模棱两可，自相矛盾。这种情况在调研报告、形势分析材料等较为常见。有的调研报告，列举了一大堆素材，但最后形不成调查者核心的观点或结论，或者观点、结论与事实不符，或者观点、结论自相矛盾，不能自圆其说，就是我们要努力克服的。

二是要有明确的层次。主要观点、次要观点之间的从属关系不能颠倒，一般不能有多个并列的互不联系的主题。不能把与主题无关的一些观点放到一起。

三是主线、主题和内容之间要符合正确的逻辑关系，不能出现逻辑上错误。出现了错误，你的表达的论点就不成立了。

五、写作技法

在任何时候草拟公文时，都要做好充分的思想和材料准备。一是要全面正确地领会领导的决策意图，在行文时才能忠实实地表达领导的决策意图。二是要全面了解行文的背景。也就是应当进一步了解领导机关在何种情况下，为了什么原因，以何种形式作出这一决策，要达到什么目的。三是要调查研究，迅速地搜集和占有资料。四是要熟悉相关的法律、法律和政策，避免出现违规违法的提法。五是确定行文的种类和行文方式，确定合适的文稿内容、基调和措词、和语气。

写作技法取决于材料组织方式和个人的不同习惯。有的人习惯于先拉出提纲，研究清楚大标题、小标题，再动手写。也有的同志习惯不拉提纲，边写边思考。但一般地说，对于熟悉的和把握性大的材料，可以先拉提纲，也可以不拉提纲；对于集体研究分工完成的材料，对于自己还拿不准的材料，最好是要先下功夫集中研究商量好提纲，甚至把几级标题以及核心要点研究透，再分头下手写，这样不容易跑题，也比较容易做后期整理。如把写材料与盖房子相类比，有许多共同点。一是盖房子和写材料都要打好基础。盖什么样的房子，就要打什么样的地基，写什么样的材料，也要先确定基本框架和结构。二是房子初步成型，我们一般俗称上梁，这时要基本上形成完整的房子结构。写材料初步成型时，叫初稿，大的结构和文字也基本上定下来了。第三步是精装修和装饰，修补缺点，完成作品。

具体还要注意以下一些细节问题。

（1）正文标题：正文标题一般由3部分内容组成：制发机关、公文内容、文种。如《山东经贸委关于认真抓好3季度工业生产的通知》。使用正式机关标识套头的文件，标题中可以省略发文机关。标题要内容提炼准确，标题鲜明，一目了然，文种使用正确。

（2）正确使用介词“关于”。拟写分文标题中经常使用介词“关于”，处理不当，会使标题拖沓、冗长。一是应当使用时未使用，如《XX市关于同意举办XX种活动的批复》，如不使用“关于”，容易误解为XX市是举办活动的主体。二是不需要使用时使用“关于”，如《省经贸委关于2005年工作总结》，这里用关于就是多余的了。三是一个标题中重复使用“关于”，如《XX市政府关于批转市计委关于XX报告的通知》，这里第一个关于完全没有必要用。四是介词重复，如《XX局关于查处XX企业有关问题的意见》，“关于”和“有关”重复，“有关”应去掉。

（3）《通知》的重叠使用问题。这在层层转发上级公文时经常遇到。极端的例子是《济南市经贸委关于转发省经贸委关于转发国家经贸委关于切实加强企业技改项目投资管理的通知的通知的通知》，就可以直接改为转发国家经贸委的通知，不必要重复。

（4）文章层次。一般情况下，公文层次要尽量地减少和避免多层结构。有些文件，如行业发展规划等，必须使用多层结构，但最多也不要超过五层。有的同志喜欢用多层结构，结果别人看起来很费力，层次关系不容易搞清。在用多层结构时，每一层次序号数字要规范，不能颠倒和混用。