机关、企业、事业等单位召开的各种会议都离不开会议记录,因而,会议记录也成为人们经常使用的应用文体。3 P4 L; L" C1 r. ?. m, a4 h& h
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一、会议记录的定义
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b/ x) H- H" a% I9 m7 d- b( r会议记录是记录人员在开会时当场把会议基本情况和会议报告、讨论问题、发言、决议、议程以及各方面的意见等内容客观记录下来的书面文书,是会议情况的真实反映。一般用于比较重要和正式的会议。
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二、会议记录的类型7 o6 J2 n- U5 u! B% J" ^: U3 A
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根据会议的类型、规模和要求的不同,可分为两种,即详细记录和简要记录。详细记录要求有言必录,简要记录则是择要点而记录。
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4 S+ S/ @2 v2 }* d. n. B三、会议记录的作用和特点" O" C0 N2 g; l0 s: S+ n
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(1)重要依据。会议记录可作为研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议,后期总要总结,有时“工作报告”和“讲话”等还要根据各组讨论的意见进行修改,这一切的重要依据,都是会议上的各种“记录”。同时,会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。! M, K) {8 P! s6 `% P9 O& R4 O
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(2)通报信息。会议记录有的可作为文件传达,以使有关人员贯彻会议精神和决议;有的可以向上级汇报,通报信息,使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。9 \# j6 \9 ~8 ]
4 m7 J6 c( e5 `& Q X(3)参考资料。会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础、重要的参考资料。
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' x. U2 }+ L5 k(4)档案凭证。会议记录是重要的档案资料,在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面,起着无可替代的凭证作用。
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% @4 X( d" f7 Y- V8 o( J4 v+ b四、会议记录的格式和内容, A) ~$ T% E# U* d1 [
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会议记录由两部分组成。* k/ g) S. n V
8 E% N+ L* _0 t) u( Q第一部分是会议组织情况,主要写明会议的名称、届次、时间、地点、议题、主持人、出席人、列席人、缺席人的姓名和职务。注明记录人员姓名。0 T, f3 |& O P! \& O- A3 _
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第二部分,是记录会议的内容。它是会议记录的主要部分。主要有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录,有摘要和详细两种。一是摘要记录。一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。二是详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。; X4 \, {6 N+ q, w3 ]
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会议记录应该突出的重点有:
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# \! i' U" z3 r(1) 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;
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(2) 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;6 T9 ~9 I/ T6 a, [ i$ \/ ~
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(3) 权威人士或代表人物的言论;
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9 b4 J9 L) Y B六、作好会议记录要注意以下几个问题:
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% p* u8 \6 h' ~6 Z, Z1、准确写明会议名称(要写全称)、开会时间、地点、会议性质、会议主持人、出席会议的应到和实到人数.记录者姓名。
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3 m* l0 a3 s. p' R* g* e2、忠实记录会议上的发言和有关动态。作详细记录时要精力集中,一字一句也不放过。可采用速记,也可使用录音,会后根据录音整理成文;作简要记录时,要对发言内容作出迅速反映,从整体上加以把握,抓住要点且记录完整。3 a9 h) ^+ h! n, Y
. T5 z3 s3 a1 \$ W# Z9 B3 |3、会议结束后,要全面检查记录,改正错别漏字。对会上没有弄清或发言人没有表达清楚的地方,要及时找有关人员核对。
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1 G2 L: F8 o6 E, e, [4、掌握作会议记录的技巧。概括说即掌握四个要领:快(记得快)、要(择要而记)、省(正确使用省略法)、代(用简便的写法代替复杂的写法)。文/樊光湘
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