机关、企业、事业等单位召开的各种会议都离不开会议记录,因而,会议记录也成为人们经常使用的应用文体。/ W! n& f# g; Z" o3 {
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一、会议记录的定义" ~; E2 P8 g! |
, c7 @* s4 Q9 l- r& K) D会议记录是记录人员在开会时当场把会议基本情况和会议报告、讨论问题、发言、决议、议程以及各方面的意见等内容客观记录下来的书面文书,是会议情况的真实反映。一般用于比较重要和正式的会议。
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. H& i0 Q' `, D/ G* I+ Z& x二、会议记录的类型
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" y$ M9 H: m. E5 y4 e9 E$ x5 Q* q; R根据会议的类型、规模和要求的不同,可分为两种,即详细记录和简要记录。详细记录要求有言必录,简要记录则是择要点而记录。
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" e/ G; d' [( P/ L) u+ w; x9 y0 H2 V三、会议记录的作用和特点
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5 J; k/ c! w3 {6 k5 I* D/ F8 [(1)重要依据。会议记录可作为研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议,后期总要总结,有时“工作报告”和“讲话”等还要根据各组讨论的意见进行修改,这一切的重要依据,都是会议上的各种“记录”。同时,会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。
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& l5 f8 w! Z4 I8 y# Z. x(2)通报信息。会议记录有的可作为文件传达,以使有关人员贯彻会议精神和决议;有的可以向上级汇报,通报信息,使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。
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; p& t, o$ B5 O$ n! A(3)参考资料。会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础、重要的参考资料。0 B$ q6 x! X: p8 V' |# A& n
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(4)档案凭证。会议记录是重要的档案资料,在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面,起着无可替代的凭证作用。
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5 W9 a6 |* _$ l3 W四、会议记录的格式和内容9 T, b9 ]5 Z/ n \
: v: J3 e( j1 r) n0 O' [会议记录由两部分组成。5 @; p& P% F9 Z! W0 [6 M5 C# [
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第一部分是会议组织情况,主要写明会议的名称、届次、时间、地点、议题、主持人、出席人、列席人、缺席人的姓名和职务。注明记录人员姓名。
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第二部分,是记录会议的内容。它是会议记录的主要部分。主要有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录,有摘要和详细两种。一是摘要记录。一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。二是详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。/ |9 t% C5 D7 T( _; D
6 {/ F' w6 |3 D/ s会议记录应该突出的重点有:2 n# I% x/ w8 u& p3 l
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(1) 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;9 A' W$ l3 E9 g( I3 }( W2 M) z E
* i d# @# A# `# K(2) 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;: G7 m6 @+ k% b, F; G- n# z4 g! h
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(3) 权威人士或代表人物的言论;) j6 ~3 l$ D0 b7 m
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六、作好会议记录要注意以下几个问题:4 |3 g- K) a0 F: x+ h6 m
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1、准确写明会议名称(要写全称)、开会时间、地点、会议性质、会议主持人、出席会议的应到和实到人数.记录者姓名。/ F. T( f( Q% z$ Y( L; i3 P
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2、忠实记录会议上的发言和有关动态。作详细记录时要精力集中,一字一句也不放过。可采用速记,也可使用录音,会后根据录音整理成文;作简要记录时,要对发言内容作出迅速反映,从整体上加以把握,抓住要点且记录完整。
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3、会议结束后,要全面检查记录,改正错别漏字。对会上没有弄清或发言人没有表达清楚的地方,要及时找有关人员核对。
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4、掌握作会议记录的技巧。概括说即掌握四个要领:快(记得快)、要(择要而记)、省(正确使用省略法)、代(用简便的写法代替复杂的写法)。文/樊光湘
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