秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就“办事”的学问作一番探讨。
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一、如何办好领导交办事项
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(一)接受工作任务要弄清“三要素”
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领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。6 R: U6 I) K- S/ N0 c: H
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(二)优化办事成果“三比较”
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。+ H( b% d. d6 M& G# T
: b9 b0 E d6 r% h K2 c( S; E (三)把握好办事“三形式”' Z; Y1 O/ I$ T, [
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办事可能出现三种形式:
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1 Q5 G+ N' _5 l ^, e 1.单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;
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2.交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;$ K7 X! f7 O+ y9 |( u
2 ?! C5 L) }7 S! V+ Z% I4 ]+ _, | 3.穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
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7 A# n. f4 o/ U" S5 o- u (四)检验办事效率“三标准”
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:8 d6 `0 z; ]' q( Q8 H
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l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;
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2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3 Z+ _: |5 J$ V" D2 u6 ^# u
6 E' y l, E X. P2 A 3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
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; b: Z. i2 L# h' P7 |, v (五)向领导复命“三注意”5 i% b6 }% a4 M- e8 X! D
/ ^7 W0 @1 X2 U1 _4 Z+ q4 o' J 二、如何办好请办事项
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做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
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1. 精心准备,提出合理建议。6 O& v b8 ?2 W3 C# h
" _! Y$ O& j" x/ q& ?/ i3 d" x 2. 讲究方法,选择适当形式。
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3 r E) K$ {! y) q 3. 注重程序,坚持逐级请办。
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9 }3 H! e5 r/ @6 U 4. 提高艺术,优化请办效果。 5 N4 U' n* A' ^- h9 W7 w
2 B# ~# ?9 { s3 ? 5. 以缓应急,避免紧张出错。 |