为公文梳妆打扮——谈谈新国标规范下公文格式的编排

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为公文梳妆打扮——谈谈新国标规范下公文格式的编排

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　　爱美之心人皆有之，公文也如此。
& j" x! L3 K. x( _　　《党政机关公文处理条例》出台后，《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准配套发布，为公文的编排提出了统一而灵活的格式要求。公文是内容和格式的有机统一，一篇好的公文，规范、美观的公文格式编排必不可少，我们必须在内容的基础上，对公文格式进行一番包装，好比为公文梳妆打扮。如果打扮得体、穿着恰当，则与公文内容相得益彰。下面，结合工作实际，谈谈在没有专业印刷条件下如何为公文梳妆打扮。
　　编排公文版头如戴帽子。帽子最上面需要标明份号、密级和保密期限、紧急程度。新标准将这三个要素戴在公文帽子的左边，右边留出来，领导的批示就不会和密级重叠。公文的份号非常重要，通过它可以对公文的去向进行登记和溯源。帽子的中部是发文机关标志，居中排布，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。这是发文单位的名片，用红色小标宋字体，显得美观而庄重。帽子的下半部分是发文字号、签发人和版头的分割线。发文字号由发文的年份、发文的序号组成，这是公文的识别代号，好比商品的生产批号，通过这个代号就可以准确查出公文信息，为我们记录、传阅和核对提供了方便。上行文还应当标注签发人姓名，他是公文的责任人，代表着对公文负责。发文字号和签发人下方的一条红线，就是我们公文小帽子的边缘，它将公文的版头和主体隔开。
& D# S3 S: O6 J! _% e3 b　　编排公文的主体如穿衣裳。这件衣服最上方是标题，它就好比在我们衣服上印上姓名，让别人“见题而知文”，一见标题，就已经知道这篇公文是谁发的、关于什么事情的、有什么目的。我们的姓名，当然要好好打扮一下，最好用2号小标宋字体编排，结构也和我们的姓名由姓和名的结构一样，公文标题也有一定的结构，由发文机关、事由和文种构成，缺一不可。要是我们的姓名像俄罗斯总统弗拉基米尔·弗拉基米诺维奇·普京这样太长的话，就需要多行排布，回行时要注意词义完整，不破坏词语完整性，不影响读者阅读理解。公文还要标上主送机关，就应当使用机关全称或规范化简称，而不能乱给别人取名字。公文的正文，是一篇公文最重要的部分，好比我们衣裳的布料，这种布料由3号仿宋字体构成，仿宋字体脱胎于活字印刷术，因笔划较细，结构整齐秀丽，集中了规范性和工艺美的优点，一直是印刷中最受欢迎的字体，既体现了公文的严谨，又不失灵动。正文中结构层析序数，也就是我们常说的二级标题、三级标题也有一定的规范，一般二级标题用黑体、三级标题用楷体，与仿宋字体的正文构成一幅结构清晰、条例清楚的整体。为了体现正文在公文中的主体地位，公文的首页必须显示正文，否则公文就成了缩头乌龟。正文结束后，如果有附件，需要在正文下空一行编排附件说明。接下来，可能是本次公文格式变化较大的一项了，即增加了发文机关署名格式要素，让阅读对象对“谁发的文”一目了然，日期也改为阿拉伯数字，并按照“骑年压月”的位置要加盖印章，这些相当于给我们穿的这身衣服注上生产厂家、生产日期和商标。
$ k) T" F( ^3 x, l6 u7 Q# {! R! }0 K　　编排公文的版记如穿鞋子。这双鞋子由4号仿宋字体的抄送机关、印发机关和印发日期组成，抄送机关间用逗号隔开，版记中的分割线就像鞋带，紧紧地系着抄送机关、印发机关和印发日期。给公文编排页码好比给衣服扣扣子，扣子由4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文页面下，并且左右各放一条线。公文的附件与正文一起装订时，页码需要连续编排，连续一体。公文需要双面印刷，不仅能够节约纸张，还能防止因漏页、换页等造成的伪造。
　　好的公文，只有规范、科学编排公文格式，让公文穿着得体，打扮美观，才能让人阅读时赏心悦目，才能更好的发挥公文的特定效力，促进我们的工作。