秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就“办事”的学问作一番探讨。 8 b) g' D/ u8 w7 j2 P
4 y8 v2 q9 B. Y: i; Z6 T 一、如何办好领导交办事项 8 Y& w* t9 J8 r7 f
+ u7 m2 ^9 T9 Q; _0 F5 M1 H (一)接受工作任务要弄清“三要素”
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+ V' c( P1 t/ f3 M# I. r- _ 领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
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(二)优化办事成果“三比较”
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! R. l; V6 }9 |* C* D 办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。
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/ f' p) ]5 [1 q1 K0 E q4 ? (三)把握好办事“三形式”) f( A0 Y- H" a2 m, ~
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办事可能出现三种形式:, Y/ [5 }) m( U% j% S
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1.单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;
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$ ]1 j$ Q" p) l0 [3 q8 d' j 2.交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;
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7 A- a9 x4 i) R; y 3.穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 : U3 b7 O7 t# ?/ f$ H
3 V* V; F* ]0 m( j (四)检验办事效率“三标准” 1 W0 U Y+ S- G& S: o8 l
0 S j; |" M0 r4 i 秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:& h$ f& F2 N3 P* W9 \2 ~1 k" w- t4 U
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l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;- ?* o2 M9 q) C8 w! k+ T! R
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2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;0 Y1 r$ e5 }, W5 x2 g
: Z% T g2 ]4 }' q4 {- u* o 3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。! M' t1 ^' _$ O4 J1 n. `
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(五)向领导复命“三注意”
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- U; u, N% e. _4 p# v2 _ 二、如何办好请办事项! e* _4 O7 A+ A+ t
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做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
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8 ~4 z% W+ z0 e. {7 ?' C 1. 精心准备,提出合理建议。
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: n' u! V/ u% m& E 2. 讲究方法,选择适当形式。 + Q/ P& ` G5 L
9 Q3 F( q* s! ?. Y; ` 3. 注重程序,坚持逐级请办。
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4. 提高艺术,优化请办效果。
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$ y9 U' T# L E' |$ @0 p0 R4 } 5. 以缓应急,避免紧张出错。 |